¿Qué es una reunión híbrida de Zoom? (Guía completa)

Cómo organizar una reunión de Zoom combinar participantes presenciales y virtuales puede resultar complicado. Quieres que el grupo de la habitación mantenga su compromiso. Quieres que los asistentes remotos sigan la conversación con facilidad. Y quieres que todo el evento sea natural para todos.

Ese equilibrio es el objetivo de una reunión híbrida de Zoom. Con la configuración y las herramientas adecuadas, puede conectar ambas partes y mantener el debate en marcha sin pausas incómodas ni problemas técnicos.

Esto es lo que está por venir:

• Qué es una reunión híbrida de Zoom
• El equipo que necesita para su configuración
• Cómo configurar su sala de reuniones
• Best practices for Hybrid Events
• How apoya a Tactiq sus reuniones híbridas

‍

¿Qué es una reunión híbrida de Zoom?

Una reunión híbrida de Zoom conecta a los asistentes presenciales y virtuales en una sesión compartida. Algunas personas se sientan juntas en una sala de reuniones. Otras se unen a la reunión de Zoom desde otro lugar. Todos pueden hablar, interactuar y seguir la agenda simultáneamente.

Las reuniones híbridas funcionan porque Zoom combina el audio y el vídeo in situ con la comunicación en línea. En la sala, se utilizan cámaras, micrófonos, altavoces y pantallas. En línea, los participantes remotos se unen desde su casa, la oficina o cualquier otro lugar.

Esto es lo que suele incluir una configuración híbrida:

• Una sala de reuniones con cámara, micrófono, altavoces y pantalla
• Un dispositivo con Zoom para alojar la sesión
• Asistentes remotos que se unen a través de la aplicación o el navegador Zoom
• El audio y el vídeo funcionan juntos para que ambas partes puedan interactuar

Zoom también ofrece una opción avanzada para las organizaciones que desean un control más profundo. Los usuarios internos pueden conectarse a un servidor local, mientras que los participantes externos pueden unirse a través de la nube de Zoom. Esta configuración:

• Mantiene la mayoría de los archivos multimedia de las reuniones internas en las instalaciones
• Reduce el ancho de banda dentro de la empresa
• Añade una capa de seguridad al enrutar el tráfico interno localmente
• Aún permite que los participantes remotos se unan normalmente a través de la nube

En resumen:

• Su grupo presencial se reúne en una sala física
• Su audiencia virtual se une en línea
• Zoom reúne a todos para que todos los participantes puedan seguir el debate y contribuir

💡 Consejo profesional: ¿Quiere capturar automáticamente los mensajes de chat, las notas del orador y las decisiones clave durante su reunión híbrida? ¿Add Tactiq a tu configuración para que nunca te pierdas nada, incluso cuando la habitación esté llena.

Si quieres ver más de cerca cómo funcionan las sesiones híbridas más allá de las reuniones estándar, explora Zoom Events para ver un desglose completo de las funciones de los eventos de Zoom.

‍

Equipo esencial para la configuración de reuniones híbridas de Zoom

Una gran reunión híbrida de Zoom comienza con la tecnología adecuada. Esto es lo que necesita para disfrutar de una experiencia fluida.

Hardware requirements for conference hall

Su sala de reuniones necesita un equipo que sea compatible tanto con los asistentes en la sala como con los asistentes remotos. Comience con lo esencial:

• Cámaras de alta calidad: Una sola cámara web es suficiente para habitaciones pequeñas, pero los espacios más grandes necesitan cámaras PTZ para que todos estén a la vista.
• Micrófonos profesionales: Utilice matrices micrófonos o altavoces de conferencia para captar las voces de manera uniforme. Esto evita los problemas de sonido que suelen provocar que los asistentes a Internet y a la sala se desconecten.
• Ponentes: Elija altavoces claros y de alta calidad para que la audiencia virtual se sienta presente en la sala.
• Pantallas o proyectores: Ayuda a los asistentes presenciales a ver a los participantes remotos y el contenido compartido sin forzar la vista.
• Un portátil o un ordenador para organizar eventos híbridos: Este dispositivo ejecuta la reunión de Zoom y conecta todos los equipos audiovisuales.
• Conexión de red fiable: La guía de eventos híbridos de Zoom hace hincapié en comprobar el ancho de banda con antelación, especialmente si muchos asistentes presenciales van a utilizar el Wi-Fi del lugar.
• Alimentación y cables de respaldo: Tener adaptadores, baterías y cargadores adicionales reduce el riesgo de interrupciones.

Zoom Rooms Hardware Solutions

Para una configuración más refinada, Zoom Rooms los dispositivos ofrecen una solución completa. Están diseñados para entornos híbridos y simplifican la forma en que su sala de reuniones se conecta a Zoom.

Esto es lo que incluye:

• Electrodomésticos todo en uno: Combina una cámara, un micrófono y altavoces en un solo dispositivo. Ideal para habitaciones más pequeñas.
• Controladores y pantallas táctiles: Deje que el anfitrión gestione la reunión sin utilizar un portátil.
• Configuraciones modulares: PTZ cameras, top microphone and múltiples pantallas for Great Hybrid Events.
• Opciones de presupuesto:
• Habitaciones pequeñas → hardware mínimo
• Habitaciones medianas → Cámara PTZ y barra de sonido
• Salas grandes → diseños multicámara + top microphone

Si su organización usa el módulo Hybrid Meeting de Zoom, los medios de reunión internos pueden permanecer en las instalaciones mientras los usuarios externos se unen a través de la nube. Esto reduce el ancho de banda y mejora la seguridad sin necesidad de cambiar la configuración de Zoom Rooms.

Si estás comparando plataformas antes de actualizar tu configuración híbrida, consulta la Las mejores alternativas de Zoom para videoconferencias.

Remote participants team

Su audiencia virtual también necesita una configuración que la ayude a sentirse incluida:

• Cámara web (integrado o externo)
• Auriculares o micrófono for a nítido audio
• Conexión a internet estable
• Buena iluminación, por lo que su transmisión de vídeo es clara
• Entorno tranquilo para reducir el ruido de fondo

Antes de la reunión, recuérdeles que:

• Pon a prueba tu cámara y micrófono
• Actualice su aplicación Zoom
• Comprueba tu velocidad de Wi-Fi
• Reinicie su dispositivo si es necesario

‍

How configure a Hybrid Reunion of Zoom

Una vez que su equipo esté listo, es hora de configurar la reunión híbrida de Zoom real. Este proceso implica configurar los ajustes de Zoom, preparar la sala de reuniones y elegir funciones que ayuden a los asistentes presenciales y a los participantes remotos a mantenerse conectados.

Previa configuración a la reunión

Una reunión híbrida fluida comienza con una organización bien pensada. Estos son los pasos clave:

1. Programa su reunión de Zoom

Utilice Zoom Meetings para sesiones interactivas. Elija los seminarios web de Zoom solo si su audiencia virtual no va a participar tanto.

2. Habilite funciones aptas para híbridos

• Encender:
• Share screen
• Charla
• Preguntas y respuestas (si es necesario)
• Salas para grupos pequeños
• Encuestas
• Reacciones

3. Actualice la configuración de registro

Para realizar un seguimiento de los participantes de la reunión o gestionar la asistencia, añada el registro. Esto coincide con las directrices sobre eventos híbridos de Zoom sobre la organización de sesiones para diferentes públicos.

4. Comprueba la configuración de tu cuenta

Si su organización usa el módulo de reuniones híbridas de Zoom, los administradores deben habilitar:

• Hybrid services
• Locales zoni
• Modo privado (opcional)
• Acceso al servicio en la nube: esta configuración controla la forma en que los usuarios internos y externos se unen a la llamada.

5. Invita a tu público desde el principio

Informe a los participantes remotos sobre la tecnología requerida. Informe a los asistentes a la habitación dónde sentarse para que la cámara los capture correctamente.

Mejores prácticas de configuración de salas

La distribución de la sala de reuniones afecta a la participación de ambos públicos. Configure la habitación with intención.

• Coloque las cámaras a la altura de los ojos: Ayuda a los participantes virtuales a sentirse como si estuvieran sentados en la mesa.
• Coloque los micrófonos de forma centralizada: Evite las esquinas y los ángulos que provoquen eco. La guía de eventos híbridos de Zoom destaca que el audio nítido es uno de los factores más importantes en la interacción híbrida.
• Utilice un diseño de pantalla doble siempre que sea posible:
• Pantalla 1: galería de vídeos
• Screen 2: content compartid
• Comprueba tu iluminación: Asegúrese de que los rostros de las personas estén claramente visibles y bien iluminados.
• Test all by Adelanted: Camera angle, audio capture, volume of speaker, Shared screen, chat and Wi-Fi.
• Tenga a una persona de apoyo cerca: Para los eventos virtuales híbridos con audiencias mixtas, Zoom recomienda contar con personal dedicado a gestionar la parte virtual.

Configuration and options of the Reunion

Una vez que la reunión esté en marcha, los anfitriones pueden usar esta configuración para que la sesión se desarrolle sin problemas:

• Gestiona el silenciamiento y la reactivación: Silence a los asistentes en línea desde el principio para reducir el ruido de fondo.
• Asignar un coanfitrión: Help to Managery Chat, the questions and the sala de espera.
• Utilice focos o focos múltiples: Garantiza que todos puedan ver al orador activo con claridad.
• Habilita los permisos de uso compartido de pantalla: Permitiré a los presentadores compartir sin demoras.
• Grabar la reunión: Grabación en la nube funciona bien, pero las organizaciones que utilizan el módulo Hybrid Meeting también pueden grabar en el almacenamiento interno.
• Supervisa el chat y las preguntas y respuestas: Evita que los participantes remotos se sientan ignorados. Si los mensajes importantes desaparecen después de una llamada, infórmate cómo recuperar los chats de Zoom.

‍

Mejores prácticas para llevar a cabo reuniones híbridas exitosas

Organizar reuniones híbridas significa apoyar a dos públicos distintos a la vez: los asistentes presenciales y los participantes virtuales. El objetivo es hacer que ambos grupos se sientan vistos, escuchados e involucrados. Estas mejores prácticas te ayudan a crear una experiencia fluida y atractiva para todos.

Creación de un entorno de reuniones inclusivo

Todos participan mejor cuando ambas partes se sienten incluidas. Pruebe estos sencillos hábitos:

• Reconozca a ambos públicos desde el principio: Salude al grupo de la habitación y a los asistentes remotos por su nombre.
• Oportunidades de hablar en forma rotativa: Muévete entre las personas de la sala y las que se unen virtualmente para que ningún grupo domine la conversación.
• Utilice nombres de participantes a menudo: Ayuda a los participantes remotos a sentirse parte de la reunión, no espectadores.
• Asegúrese de que todos estén visibles: Compruebe que su audiencia virtual pueda ver los ponentes, las diapositivas y la sala con claridad.

Estrategias de comunicación

La comunicación clara mantiene alineadas tanto la sala física como la virtual.

• Establezca reglas de comunicación sencillas: Por ejemplo: levante la mano, publique preguntas en el chat o preséntese antes de hablar. Para obtener más formas de impulsar la interacción no verbal, consulta nuestra guía sobre Gestos con las manos con zoom.
• Usa el chat para compartir información: Zoom sugiere mostrar el chat en vivo en un monitor de la sala para alentar a los asistentes presenciales a interactuar con los participantes en línea.
• Planifique momentos estructurados de preguntas y respuestas: No recopiles las preguntas solo al final. Los asistentes en línea pueden dejar sus preguntas o olvidarlas.

Best techniques practices

Un sólido soporte técnico permite que las reuniones híbridas funcionen sin problemas.

• Tenga una persona de soporte técnico dedicada: Las recomendaciones de Zoom destacan la necesidad de contar con alguien que se centre en el aspecto virtual y permita a los ponentes permanecer presentes.
• Establezca planes de respaldo: Un segundo portátil, cables adicionales o un punto de acceso telefónico pueden salvar la reunión.
• Haga una pausa regular para la entrada virtual: Ofrece a los asistentes remotos espacio para ponerse al día o hacer preguntas.
• Usa las funciones de participación: Levanta la mano, las reacciones, las encuestas y el chat hacen que los participantes en línea se sientan involucrados.

Desafíos y soluciones comunes

Las reuniones híbridas vienen acompañadas de problemas familiares. A continuación, te explicamos cómo solucionar cada uno de ellos rápidamente.

Problemas de audio y vídeo

• Hago el comentario → Use un micrófono principal y silencie todos los micrófonos de las computadoras portátiles.
• Los participantes remotos no pueden oír → Acerque los micrófonos a los altavoces para una mejor captación.
• Vídeo borroso y oscuro → Mejore la iluminación frontal para que las caras queden claras.
• Audio Loop from the speakers → Mantenga los altavoces alejados de los micrófonos.
• Band width problems → Pruebe su red con antelación; las organizaciones que utilizan el módulo Hybrid Meeting de Zoom pueden mantener los medios internos locales para lograr un rendimiento más fluido.
• Congelación de vídeo → Disminuya la resolución de la reunión cuando la red esté estresada.

Compromiso y participación

• Los participantes en la habitación reciben más atención: Haga preguntas con los asistentes remotos para equilibrar la sala.
• Los participantes remotos permanecen callados: Asigna a un coanfitrión para que supervise el chat, las reacciones y las preguntas y respuestas.
• El chat se ignora: Muestra el chat en vivo en un monitor para que ambos públicos puedan interactuar.
• Conversaciones paralelas en la sala: Establezca expectativas desde el principio y mantenga a todos concentrados en una sola conversación.
• Los brotes se sienten desiguales: Planifique los grupos de trabajo híbridos con antelación y asigne funciones claras.

‍

Cómo usar Tactiq con Zoom Hybrid Meetings

Las reuniones híbridas avanzan con rapidez. Las personas comparten ideas en la sala, a través del chat de Zoom y a través de sus micrófonos. Es fácil pasar por alto puntos clave, especialmente cuando tienes que hacer malabares con dos públicos.

Tactiq le ayuda a estar al tanto de todo sin detener el flujo de la conversación.

Así es como Tactiq apoya la configuración de su reunión híbrida:

• Automatic transcripció: Tactiq captura todas las voces de la habitación y remotas, lo que proporciona un registro completo de la reunión.
• Notas de conversaciones en tiempo real: Tactiq resalta las palabras clave, los nombres de los ponentes y los momentos clave a medida que ocurren.
• Resúmenes basados en IA: Convierte las largas discusiones híbridas en acciones, decisiones y próximos pasos claros con un solo clic.
• Exportación y uso compartido sencillos: Envía tu transcripción o resumen a Google Docs, Notion o las herramientas de tu espacio de trabajo sin copiar y pegar.

¿Quiere simplificar su próxima reunión híbrida? Instala la extensión gratuita de Tactiq para Chrome Y deja que la IA se encargue de tus notas mientras tú te concentras en la conversación.

{{rt_cta_ai-conveniencia}}

Reuniendo sus reuniones de Zoom híbridas

Las reuniones híbridas son ahora una parte normal de la forma en que los equipos se conectan, planifican y comparten ideas. Cuando combinas el equipo adecuado, una configuración cuidadosa de la sala y unos hábitos de comunicación claros, se crea un espacio en el que todos los participantes pueden contribuir sin sentirse excluidos.

Una configuración híbrida exitosa se reduce a tres cosas:

• Un plan claro para su sala de reuniones y su audiencia remota
• Soporte fiable de audio, vídeo y red
• Herramientas que le ayudan a realizar un seguimiento de las decisiones, las notas y los elementos de acción en ambos lados

Aquí es donde Tactiq resulta especialmente útil. Captura el debate completo, genera información instantánea y le proporciona resúmenes que puede utilizar de inmediato, independientemente de lo ajetreada o acelerada que parezca su reunión híbrida.

‍

Preguntas frecuentes sobre Zoom Hybrid Meetings

¿Cómo configuro una reunión híbrida en Zoom?

Configure las cámaras y los micrófonos de la sala, programe una reunión de Zoom, habilite el chat y el uso compartido de la pantalla y pruebe el audio y el vídeo antes de que los asistentes se unan.

¿Qué equipo necesito para una reunión híbrida de Zoom?

Necesitará una cámara, un micrófono, altavoces, una pantalla, un dispositivo de alojamiento y una conexión a Internet estable. Las habitaciones más grandes pueden requerir cámaras PTZ o micrófonos de techo.

¿Cómo puedo garantizar que los participantes remotos se sientan incluidos en las reuniones híbridas?

Saludelos por su nombre, alterne los turnos de intervención, supervise el chat y utilice las encuestas o las preguntas y respuestas para mantenerse involucrados durante toda la reunión.

¿Puedo transcribir automáticamente una reunión híbrida de Zoom?

Sí. Tactiq puede transcribir la conversación completa en tiempo real y generar resúmenes, elementos de acción y seguimientos para su equipo.

‍