Guia passo a passo para configurar uma reunião Zoom

A videoconferência se tornou a base da comunicação e o Zoom é uma das plataformas mais populares para esse fim. Saber como configurar e gerenciar uma conta Zoom é essencial para hospedar reuniões virtuais e colaborar de forma eficaz.

Este guia passo a passo o guiará por tudo, desde a criação de sua conta e o agendamento de reuniões até criação de links de reunião do Zoom e baixando gravações do Zoom, garantindo que você aproveite ao máximo sua experiência com o Zoom.

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Como configurar uma conta Zoom

Guia passo a passo para criar uma conta Zoom

1. Visite o site do Zoom: Acesse Zoom.us.
2. Inscreva-se: clique em “Inscreva-se gratuitamente” no canto superior direito.
3. Digite seu e-mail: forneça seu e-mail profissional ou pessoal.
4. E-mail de confirmação: Abra seu e-mail e encontre a confirmação do Zoom.
5. Ativar conta: clique no link de ativação no e-mail.

Verificando seu endereço de e-mail e configurando uma senha

• Abra o e-mail de confirmação: procure o e-mail do Zoom.
• Clique no link de ativação: Isso redireciona você para o site da Zoom.
• Configurar uma senha: insira uma senha forte e confirme-a.
• Registro completo: clique em “Continuar” para finalizar a configuração da sua conta.

Escolhendo o plano de zoom certo para suas necessidades

• Plano básico: gratuito; limite de 40 minutos para reuniões em grupo. Ideal para uso pessoal.
• Plano Pro: $14,99/mês; reuniões de grupo ilimitadas. Bom para equipes pequenas.
• Plano de negócios: $21,99/mês; inclui identidade visual e recursos avançados. Ideal para pequenas e médias empresas.
• Business Plus: $26,99/mês; inclui recursos avançados adicionais e suporte prioritário. Ideal para empresas em crescimento que precisam de soluções mais robustas.
• Plano empresarial: preços personalizados; adequado para grandes corporações com necessidades abrangentes.

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Configurando as informações básicas do perfil

• Foto do perfil: faça upload de uma foto profissional.
• Nome de exibição: escolha um nome que seja visível para os participantes da reunião.
• Fuso horário: defina seu fuso horário local para uma programação precisa.
• Preferências de idioma: selecione seu idioma preferido.

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Como agendar reuniões do Zoom

O que é a interface de agendamento do Zoom?

Agendar reuniões do Zoom é simples. Veja como começar:

1. Navegando no painel do Zoom: depois de fazer login no Zoom, você verá o painel. É aqui que você pode começar, agendar ou participar de reuniões.
2. Agendamento de uma reunião Zoom: Clique em “Agendar” no canto superior direito do painel.
3. Preenchendo os detalhes da reunião:

• Tópico: insira um título claro e relevante.
• Descrição: forneça uma descrição opcional para dar mais contexto aos participantes.
• Data e hora: escolha a data e a hora da reunião do Zoom. Especifique a duração e verifique se o fuso horário está correto.

Como usar as opções avançadas de agendamento

O Zoom oferece opções avançadas para aprimorar sua configuração de reunião:

1. Habilitando senhas de reunião e salas de espera:

• Senha da reunião Zoom: marque a caixa “Senha” e defina uma senha para a reunião. Isso adiciona uma camada extra de segurança.
• Salas de espera: ative o recurso de sala de espera. Isso permite controlar quando os participantes entram na reunião.

2. Configurando as opções de vídeo, áudio e calendário:

• Configurações de vídeo: decida se os vídeos do apresentador e dos participantes estarão ativados ou desativados por padrão.
• Opções de áudio: escolha se os participantes podem entrar por telefone, áudio do computador ou ambos.
• Calendário: selecione seu calendário preferido (Google Calendar, Outlook etc.) para criar automaticamente um evento.

3. ‍Configurando reuniões recorrentes do Zoom:

• Opção recorrente: marque “Reunião recorrente” se precisar do mesmo link para sessões regulares.
• Frequência e data de término: especifique com que frequência a reunião se repete e quando a série deve terminar.

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Como convidar participantes para uma reunião do Zoom

Gerando e copiando o link do Zoom Meeting

Primeiro, você precisará gerar e copiar o link da reunião do Zoom:

1. Agende sua reunião Zoom: siga as etapas da seção anterior para configurar sua reunião.
2. Localize o link do Zoom Meeting: após o agendamento, você verá a página de detalhes da reunião. Procure a seção que fornece o link da reunião.

3. Copie o link: clique em “Copiar convite” ou simplesmente copie o URL fornecido. Seus participantes usarão este link para participar da reunião do Zoom.

Envio de convites por e-mail, integração de calendário ou link direto

Depois de acessar o link da reunião do Zoom, é hora de enviar os convites:

• Convites por e-mail: abra seu cliente de e-mail, crie uma nova mensagem e cole o link da reunião do Zoom. Adicione uma breve mensagem explicando o propósito da reunião.
• Integração de calendário: se você usa Calendário do Google, Perspectiva, ou outro serviço de calendário, você pode integrar o Zoom diretamente. Ao agendar a reunião do Zoom, selecione a opção de calendário e ela criará um evento com os detalhes da reunião. Convide participantes adicionando seus endereços de e-mail ao evento do calendário.
• Link direto: compartilhe o link da reunião do Zoom por meio de aplicativos de bate-papo como o Slack ou Equipes da Microsoft. Esse método é rápido e garante que sua equipe receba o link imediatamente.

Gerenciando permissões e funções dos participantes

O controle sobre as permissões e funções dos participantes é essencial para uma reunião tranquila no Zoom:

• Designe coanfitriões: antes da reunião, designe coanfitriões que possam ajudar a gerenciar a sessão. Vá até a guia “Gerenciar participantes”, selecione um participante e designe-o como coanfitrião.
• Silenciar/ativar o som dos participantes: durante a reunião, você pode silenciar ou ativar o som dos participantes para gerenciar o fluxo da discussão. Clique em “Gerenciar participantes” e use os controles de silenciar/ativar o som.
• Compartilhamento de tela: decida quem pode compartilhar sua tela. Por padrão, somente os anfitriões podem compartilhar, mas você pode permitir que todos os participantes façam isso ajustando as configurações na guia “Compartilhar tela”.

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Como iniciar e gerenciar uma reunião do Zoom

Iniciando sua reunião Zoom

Iniciando a reunião a partir do aplicativo de desktop ou portal da Web

1. Abra seu aplicativo Zoom ou portal web: comece abrindo o aplicativo Zoom para desktop ou fazendo login no portal web Zoom.
2. Navegue até Reuniões: no aplicativo para desktop, clique na guia “Reuniões”. No portal da web, encontre suas reuniões agendadas em “Reuniões”.
3. Inicie sua reunião Zoom: clique no botão “Iniciar” ao lado da reunião agendada. Essa ação iniciará a interface de reunião do Zoom.

Verificando as configurações de áudio e vídeo antes de começar

Antes de os participantes participarem, faça uma reunião de teste para garantir que suas configurações de áudio e vídeo estejam definidas corretamente:

• Teste de áudio: clique no ícone de configurações de áudio e escolha “Testar alto-falante e microfone”. Isso permitirá que você confirme se seus dispositivos de áudio estão funcionando corretamente.
• Verifique o vídeo: clique no ícone de configurações de vídeo para ver uma prévia do seu feed de vídeo. Ajuste o ângulo ou a iluminação da webcam, se necessário.
• Planos de fundo virtual: se você quiser usar um plano de fundo virtual, selecione um no menu de configurações de vídeo.

Gerenciando participantes

Admitindo participantes da sala de espera

1. Ativar sala de espera: antes do início da reunião do Zoom, certifique-se de que o recurso de sala de espera esteja ativado nas configurações da reunião.
2. Admitir participantes: Quando os participantes entrarem, eles aparecerão na sala de espera. Para aceitá-los, clique em “Gerenciar participantes” e depois em “Admitir” ao lado do nome de cada participante.

Silenciar/desativar o som dos participantes e gerenciar o bate-papo

• Silenciar/ativar o som: como anfitrião, você pode silenciar ou ativar o som dos participantes para controlar o fluxo da reunião. Clique em “Gerenciar participantes” e use os botões de silenciar ao lado do nome de cada participante.
• Gerenciando o bate-papo: abra o painel de bate-papo clicando no ícone do bate-papo. Você pode enviar mensagens para todos os participantes ou de forma privada para indivíduos. Você também pode desativar a função de bate-papo, se necessário.

Usando salas de reunião para discussões em grupos menores

As salas de descanso permitem que os participantes se dividam em grupos menores para discussões focadas:

1. Ativar salas de grupo: certifique-se de que o recurso de sala de grupo esteja ativado nas configurações de zoom.
2. Crie salas de grupo: durante a reunião, clique em “Salas de grupo”. Escolha o número de salas e atribua os participantes de forma automática ou manual.
3. Gerencie sessões de discussão: alterne as salas para monitorar discussões, enviar mensagens de transmissão para todas as salas e fechar as salas quando chegar a hora de retornar à sessão principal.

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Como gravar uma reunião do Zoom

Ativando as configurações de gravação antes da reunião

1. Configurações de acesso: faça login em sua conta Zoom no portal da web. Navegue até a seção “Configurações” encontrada em “Minha conta”.
2. Aba Gravação: Clique na guia “Gravação”. Aqui, você pode ativar a opção de gravar reuniões do Zoom.
3. Escolha o tipo de gravação: selecione se você deseja gravar localmente no seu computador ou na nuvem. Gravação na nuvem está disponível somente para planos pagos do Zoom.

Iniciar/interromper a gravação durante a reunião

• Comece a gravar: depois que sua reunião do Zoom for iniciada, clique no botão “Gravar” localizado na parte inferior da janela da reunião. Escolha se deseja gravar neste computador (local) ou na nuvem.
• Parar gravação: Para interromper a gravação, clique no botão “Parar gravação”, que aparece no mesmo local do botão “Gravar”. Se você encerrar a reunião, a gravação será interrompida automaticamente.

Acessando e compartilhando reuniões gravadas após a sessão

• Gravações locais:
• Depois que a reunião terminar, o Zoom converterá a gravação para que você possa acessá-la.
• Navegue até a pasta “Documentos”, localize a subpasta “Zoom” e localize sua reunião gravada.
• Gravações na nuvem:
• Faça login em sua conta Zoom no portal da web.
• Clique em “Gravações” e encontre sua reunião gravada no Zoom. Você pode visualizá-lo, baixá-lo ou compartilhá-lo diretamente desse local.

Considerações legais e permissões para gravação

A gravação de reuniões do Zoom envolve responsabilidades legais:

• Informe aos participantes: Sempre informe aos participantes que a reunião será gravada. Isso pode ser feito verbalmente no início da reunião ou por meio do convite para a reunião.
• Busque consentimento: obtenha o consentimento explícito de todos os participantes, especialmente se a reunião envolver informações confidenciais ou pessoais.
• Siga as leis locais: conheça e obtenha as leis de gravação em sua jurisdição. Algumas regiões exigem que todas as partes concordem em ser gravadas.

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Como o Tactiq aprimora sua experiência de reunião com o Zoom

O Tactiq é uma ferramenta avançada projetada para aprimorar suas reuniões do Zoom, oferecendo transcrições ao vivo, currículos gerados por IA e solicitações personalizáveis. Veja como isso pode melhorar sua experiência:

• Transcrições ao vivo e resumos de IA: Durante as reuniões, o Tactiq fornece transcrições ao vivo e gera Resumos de IA, garantindo que você capture pontos-chave sem fazer anotações manuais.
• Kits e instruções de reunião de IA: A Tactiq oferece kits de reunião de IA e instruções personalizáveis para agilizar as tarefas de acompanhamento, como escrever tickets ou e-mails para o Jira, tornando seu fluxo de trabalho mais eficiente.

• Acompanhamento após a reunião: O assistente baseado em IA da ferramenta cria currículos detalhados e e-mails de acompanhamento, reduzindo o tempo e o esforço necessários para tarefas pós-reunião.
• Integração perfeita: O Tactiq se integra ao Zoom e a outras ferramentas de produtividade, automatizando as atividades de acompanhamento com ações reutilizáveis de um clique, garantindo que você maximize a produtividade da reunião.

Ao aproveitar os poderosos recursos do Tactiq, você pode transformar suas reuniões do Zoom em sessões eficientes, bem documentadas e produtivas. Se você está gerenciando uma equipe pequena ou coordenando projetos de grande escala, o Tactiq ajuda você a se manter organizado, economizar tempo e aprimorar a colaboração.

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