Cómo dominar tu bandeja de entrada: cómo usar ChatGPT para correos electrónicos

El correo electrónico se ha convertido en la piedra angular de nuestra vida profesional. De hecho, según McKinsey, «el profesional medio dedica un 28% de su jornada laboral a leer y responder correos electrónicos».
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Elaborar el mensaje perfecto, ya sea una propuesta para un posible cliente o una actualización del proyecto para un equipo, a menudo puede consumir una cantidad significativa de tiempo y generar ansiedad. El miedo a la falta de comunicación, a causar una mala impresión o a que la bandeja de entrada esté desbordada puede resultar abrumador.

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Afortunadamente, la tecnología nos ha dado un aliado en forma de herramientas de inteligencia artificial como ChatGPT. Estas herramientas ofrecen una vía para una administración del correo electrónico más eficiente y sin estrés. Mediante la aplicación de la inteligencia artificial, podemos agilizar nuestra comunicación por correo electrónico, haciéndola no solo más eficaz, sino también reduciendo la carga mental.

Cómo usar ChatGPT para escribir correos electrónicos

Para los profesionales remotos que hacen malabares con las tareas y la comunicación en diferentes zonas horarias, ChatGPT puede cambiar las reglas del juego. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

• Redacción: Ya sea que estés redactando una propuesta de proyecto compleja o una simple actualización para tu equipo, ChatGPT puede ayudarte a redactar tus correos electrónicos de forma rápida y eficaz.
• Edición: ¿Necesitas revisar tu correo electrónico por segunda vez? ChatGPT puede ayudarte a editar para mejorar la claridad y el tono.
• Ideación: ¿No sabes cómo redactar tu solicitud o anuncio? ChatGPT puede generar varias frases diferentes para ayudarte a encontrar las palabras correctas.

Básicamente, hay dos tipos de correo electrónico. El que estás enviando, lo que significa que estás iniciando la discusión. Y la otra es cuando respondes a un correo electrónico que has recibido.

Cuando envías un correo electrónico

Hay innumerables situaciones en las que un profesional remoto puede necesitar enviar un correo electrónico. Estos son cinco ejemplos, junto con Indicaciones de ChatGPT puedes usar para cada uno:

• Informar sobre los planes de vacaciones: «ChatGPT, ayúdame a escribir un correo electrónico a mi equipo para hacerles saber que estaré de vacaciones la semana que viene».
• Envío de un informe: «ChatGPT, ayúdame a redactar un correo electrónico para adjuntar el informe de mi proyecto».
• Solicitud de una reunión: «ChatGPT, necesito solicitar una videollamada con un cliente. ¿Me puedes ayudar?»
• Anunciando una nueva iniciativa: «ChatGPT, ayúdame a anunciar nuestra nueva política de trabajo remoto».
• Compartiendo buenas noticias: «ChatGPT, ayúdame a escribir un correo electrónico para compartir las noticias sobre nuestra última adquisición de clientes».
  

Cuando respondes a un correo electrónico

Responder a los correos electrónicos puede ser tan importante como enviarlos. Estas son algunas situaciones en las que un profesional remoto podría necesitar responder a un correo electrónico, junto con algunas instrucciones de ChatGPT:

• Responder a una convocatoria de reunión: «Ayúdame a responder a esta solicitud de reunión [incluye los detalles de la solicitud]».
• Responder a una pregunta sobre un proyecto: «Ayúdame a explicar el cronograma de nuestro proyecto en esta respuesta [incluye detalles sobre el cronograma]».
• Proporcionar la información solicitada: «Tengo que responder con la información que me han pedido. Estos son los detalles que quiero [insertar detalles]. Escribe en un tono profesional pero amable».
• Aceptar una invitación: «Ayúdame a escribir una aceptación cortés de esta invitación [inserta los detalles de la invitación]».
• Abordar las inquietudes de los clientes: «Ayúdeme a responder a las inquietudes de estos clientes».

El uso de ChatGPT no solo puede ahorrarle tiempo, sino también garantizar que sus correos electrónicos sean claros, concisos y efectivos. Puedes jugar con las instrucciones según el tipo de correo electrónico que estés escribiendo. Pero independientemente del contenido, asegúrate de proporcionar instrucciones claras y específicas a ChatGPT. Además, asegúrate de proporcionar todos los detalles.
Este es un ejemplo de una propuesta por correo electrónico que debo enviar:

Puedes haga clic en este enlace para ver el resultado completo de ChatGPT.

¿Qué correos electrónicos funcionan con ChatGPT?

Si bien hemos mencionado algunos ejemplos específicos anteriormente, es importante recordar que en realidad no hay límite para los tipos de correos electrónicos que puedes redactar o mejorar con ChatGPT.

Estos son cinco ejemplos más:

• Correos electrónicos fríos: Conseguir el tono correcto en un correo electrónico frío puede ser un desafío, pero ChatGPT está a la altura de la tarea. Por ejemplo, podrías decir: «Redacta un correo electrónico amable, pero profesional y frío para un cliente potencial presentándole nuestros servicios [incluye los detalles de tus servicios/copia y pega la copia de la página de destino]».
• Correos electrónicos de presentación de ventas: Si te dedicas a ventas o marketing, ChatGPT puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo. Usa un mensaje como «Ayúdame a escribir un argumento de venta convincente para nuestra nueva línea de productos [inserta detalles sobre tu nueva línea de productos]».
• Correos electrónicos de redes: La creación de una red profesional a menudo implica llegar a nuevos contactos. ChatGPT puede ayudarte a crear un correo electrónico amable y atractivo para establecer contactos, como «Ayúdame a escribir un correo electrónico a este contacto que conocí en la conferencia la semana pasada [inserta los detalles de la conferencia]».
• Propuestas de proyectos: Las propuestas de proyectos a menudo requieren una redacción cuidadosa y una presentación clara de las ideas. Con ChatGPT, podrías decir: «Ayúdame a redactar una propuesta de proyecto concisa para una iniciativa ecológica en nuestra empresa [inserta los detalles de la iniciativa]».
• Correos electrónicos de disculpa: De vez en cuando, es posible que tengas que enviar un correo electrónico de disculpa, y es crucial tener el tono correcto. Un mensaje para ChatGPT podría tener el siguiente aspecto: «Ayúdame a redactar un correo electrónico de disculpas sinceras por el retraso en la entrega del proyecto».

Desde correos electrónicos fríos hasta correos electrónicos de presentación, mensajes para establecer contactos, propuestas de proyectos e incluso correos electrónicos de disculpa, ChatGPT puede gestionarlos todos. Recuerda que estas son solo las instrucciones iniciales. Puede refinar aún más el resultado profundizando en las instrucciones.

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La forma más fácil de escribir seguimientos por correo electrónico después de una reunión

Ahora, puede que estés pensando: «ChatGPT suena muy bien, pero aún tengo que encontrar instrucciones para ello. ¿Hay alguna manera más fácil?» La respuesta es sí, y es especialmente útil para los profesionales remotos. La respuesta es Tactiq.

Tactiq es una herramienta que le permite aprovechar el poder de la IA para que sus reuniones sean más eficientes y productivas. Una de sus características más destacadas es el AI Meeting Kit, diseñado para ayudarte a automatizar las acciones de tus debates y crear conversaciones personalizadas Notas de reuniones de IA para cada sesión.

Una de las mejores cosas de Tactiq es cómo puede ayudarte a crear correos electrónicos de seguimiento basados en el contexto de tus reuniones. Esta función es increíblemente útil para mantener una comunicación clara y oportuna con tu equipo o tus clientes.

Entonces, ¿cómo puedes empezar a usar Tactiq y su kit de reuniones con IA? Estos son los pasos:

1. Instale Tactiq en Google Chrome. Es gratis.
2. Conéctelo con su cuenta de Zoom, Google Meet o Teams.
3. En tu próxima llamada, aparecerá una ventana de Tactiq donde verás la transcripción en tiempo real.

Tras la llamada, recibirás un correo electrónico con un enlace a tu expediente académico completo. Ahora puedes empezar a usar los kits de reuniones con IA de IA.

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Hay kits de reuniones predefinidos para los tipos de reuniones más comunes, como los elementos de acción, los correos electrónicos de seguimiento y la gestión de proyectos.
Pero también puedes crear tus propios kits de reuniones. Por ejemplo, he creado un mensaje de correo electrónico que me permite informar a mi cliente sobre el resumen de la reunión y, a continuación, hacerle saber cómo acceder a la transcripción completa de la reunión.
Al crear un nuevo kit de reuniones con IA en Tactiq, tendrás que escribir las instrucciones. ¡Pero la buena noticia es que puedes guardar el kit y seguir reutilizándolo para futuras reuniones!
Como gerente de proyectos de marketing, a menudo hago llamadas de contenido con los clientes, ¡así que me ahorra mucho tiempo!

¿Puedes usar ChatGPT en Gmail?

Sí, puedes usar ChatGPT en Gmail a través de varias herramientas y extensiones que integran las capacidades de IA en la interfaz de Gmail. Estas son cinco extensiones y herramientas que aprovechan el poder de la tecnología ChatGPT de OpenAI:

• Correo electrónico: Se trata de un sencillo complemento de Gmail que genera respuestas inteligentes a los correos electrónicos que has recibido. Proporciona respuestas con un solo clic, respuestas personalizadas basadas en lo que escribas, múltiples opciones de respuesta, enlaces de programación y una variedad de opciones de tono para tus respuestas.
• Respuesta rápida: Una extensión de Google Chrome para Gmail que ofrece sugerencias de respuestas con un solo clic, respuestas profesionales por correo electrónico basadas en un texto breve, integración con el software de programación, respuestas en el idioma del remitente y la posibilidad de cambiar su tono y estilo de escritura para que suene como tú.
• Flowrite: Un asistente de redacción de correos electrónicos con IA en el que proporcionas algunas viñetas que explican lo que quieres que transmita tu correo electrónico, y la herramienta crea un texto de correo electrónico completo. También ofrece plantillas de correo electrónico, funciones que cambian el tono y tres respuestas de correo electrónico especialmente diseñadas para el destinatario.
• Aplicación Missive: Esta herramienta permite que diferentes personas usen la misma bandeja de entrada compartida de Gmail, con funciones como respuestas predefinidas y escritura colaborativa. Su actualización más reciente incluye una integración con OpenAI para el uso de Gmail con inteligencia artificial, incluida la traducción de mensajes.
• Aplicación Drag: Te permite transformar tu Gmail en un espacio de trabajo colaborativo en el que puedes asignar tareas, chatear con los miembros del equipo y gestionar los flujos de trabajo. Ofrece un plan gratuito para hasta tres usuarios y precios por niveles para funciones adicionales y equipos más grandes.

Ten en cuenta que, si bien estas herramientas y extensiones incorporan las capacidades de ChatGPT a Gmail, no sustituyen a las funciones completas de OpenAI. Proporcionan servicios específicos, como la generación de respuestas o la elaboración de correos electrónicos en función de un esquema proporcionado. Si quieres usar ChatGPT con total flexibilidad para generar contenido de correo electrónico, puede que te resulte útil usar ChatGPT directamente y pegar el resultado en Gmail.

Adoptar la IA para una gestión eficiente del correo electrónico

Navegar por la avalancha de correos electrónicos puede resultar estresante y llevar mucho tiempo, pero con la ayuda de herramientas de inteligencia artificial como ChatGPT, puedes agilizar el proceso y hacerlo menos abrumador. ChatGPT, junto con las extensiones de Gmail como Remail, Rapid Reply, Flowrite, Missive y Drag, nos permiten administrar nuestros correos electrónicos de manera eficiente. Incluso si utilizas diferentes proveedores de correo electrónico, como Microsoft Teams, ChatGPT puede ser una gran ventaja. Además, herramientas de colaboración en equipo como Tactiq transforme las transcripciones de las reuniones en correos electrónicos de seguimiento. En esencia, la integración de la inteligencia artificial en nuestra gestión del correo electrónico no solo aumenta su productividad, sino que también mejora nuestra comunicación general, lo que fomenta mejores resultados en el trabajo remoto.