AI を使用してコールノートテンプレートを作成する方法

電話を切ると、5分後、言われたことをすでに忘れてしまいます。聞き覚えがある？クライアントを素早くアップデートしたい場合や チーム同期、明確なメモがあると、将来の混乱を防ぐことができます。しかし、毎回ゼロから始めますか？それは疲れるね。

メモリや面倒な落書きに頼る代わりに、以下のヘルプを利用して通話メモテンプレートを設定できます。 人工知能ツール。これらのテンプレートを使用すると、通話中に慌てて書き留める必要なく、すべての会話の重要な詳細を簡単に記録できます。

このガイドでは、AI を使用して整理整頓に役立つ通話メモテンプレートを作成する方法を学びます。 すばやくメモを取る、そしてフォローアップを見逃さないでください。

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コールノートテンプレートを使用する理由

通話メモテンプレートを使用すると、重要な事項を繰り返し追跡できます。毎回フォーマットを一から作成する必要はありません。これらを使う価値がある理由は次のとおりです。

通話中にメモの一貫性を保つ。

優れたメモテンプレートは、従うべき明確な構造を提供します。日付、発信者名、重要なポイント、フォローアップタスクなど、毎回同じ種類の情報を記録します。これにより、会話の比較や進捗状況の追跡が容易になり、重要なポイントを見逃す人がいなくなります。

すぐに使えるフォーマットから始めて、時間を節約しましょう。

レイアウトの準備ができたら、すぐに始められます メモを取る 何を書くかを決めるのに時間を無駄にするのではなく。テンプレートを使用すると、行ったり来たりすることが減り、書式設定ではなく会話に集中できます。

後で参照できるように、信頼できる記録を作成してください。

3週間前にクライアントが言ったことを思い出そうとしたことはありますか？テンプレートを使うと、過去の会話を記録したり、再確認したりするのが簡単になります。一貫した記録があると、次の会議の準備をしているときでも、前回の会議から何かを明確にするときでも、フォローアップを把握し、質問が繰り返されるのを防ぐことができます。

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通話メモと会議概要の比較

通話メモと会議の概要は似ているように聞こえるかもしれませんが、目的は異なります。

通話メモ 通話中または通話直後に書かれています。迅速で非公式で、誰と話したのか、何を話し合ったのか、フォローアップすべきアクションアイテムなど、その瞬間の最も重要な詳細を記録することに重点を置いています。これらは個人的な会話の記録と考えてください。

会議概要一方、より構造化されており、多くの場合、すべての出席者に共有されます。チームミーティング、クライアントミーティング、さらにはミーティングの後にも使用されます。 取締役会 決定事項、議論のポイント、次のステップに焦点を当てます。効果的な議事録テンプレートは、この情報を明確に整理するのに役立ちます。

つまり、会議メモは簡単に参照できるのに対し、会議の概要は全員の足並みを揃えるのに役立ちます。

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効果的なコールノートテンプレートの主な要素

しっかりしたメモテンプレートを使用すると、通話中に集中しやすくなり、後で情報を見つけるのが簡単になります。含めるべき内容は次のとおりです。

• 日付と時刻
  
  • 電話がいつ行われたかを追跡して、簡単に参照したり、時系列に整理したりできます。
• 発信者情報
  
  • 話をした相手の名前、会社、連絡先情報を含めてください。
• 通話の目的
  
  • プロジェクトの最新情報やクライアントのフォローアップなど、電話会議の目標について短い文章を書いてください。
• ディスカッションのまとめ
  
  • 会話の要点をまとめてください。後で確認できるように、簡潔かつ明確にしてください。
• アクションアイテム
  
  • 通話中に割り当てられたタスクまたはフォローアップを一覧表示します。可能であれば、締め切りや名前を追加してください。
• その他の注意事項
  
  • 質問、観察、アイデアなど、次の会議で持ち出すものがあれば何でも書き留めてください。

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よく使うコールノートテンプレート

コールが異なれば、必要な詳細レベルも異なります。検討すべきテンプレートの例をいくつか示します。

基本的な通話記録テンプレート：重要なフィールドを含む簡単な通話追跡に最適

このテンプレートは、あまり詳しく説明する必要がない電話に最適です。主な事実だけを伝えることで、何が起こったのかを振り返って思い出すことができます。

テンプレート:

• 日付と時刻:
  
  • [通話の日付と時刻を挿入]
• 発信者名:
  
  • [名前を挿入]
• 会社/連絡先:
  
  • [会社と連絡先情報を挿入]
• 通話の目的:
  
  • 納期を確認し、製品の仕様を確認してください
• ディスカッションの要約:
  
  • サプライヤーの問題により出荷が遅れました
  • 新しいお届け予定日:5月10日
  • 最新の製品リビジョンの仕様が確認されました
• アクションアイテム:
  
  • 最新の出荷確認書をクライアントに送信 (期限:5 月 3 日)
  • 製品スペックシートを電子メールで送信して承認を依頼する (期限は 5 月 2 日)
• その他の注意事項:
  
  • クライアントは、将来遅延が発生した場合に備えて、早めに通知するよう求めました。

詳細なコールノートテンプレート:詳細なディスカッションポイントやアクションアイテムを含む詳細なドキュメント用

通話時間が長くなったり、より複雑なトピックが取り上げられる傾向がある場合は、このテンプレートを使用するとすべてを明確に記録するためのスペースが広がります。こんな方にぴったりです。 プロジェクトディスカッション、チームミーティング、または完全な記録が必要なプランニングセッション

テンプレート:

• 日付と時刻:
  
  • [通話の日付と時刻を挿入]
• 発信者名:
  
  • [話した相手の名前を挿入]
• 会社/連絡先:
  
  • [会社名と連絡先の詳細を挿入]
• 通話目的:
  
  • 今後の製品発売スケジュールについて話し合い、障害となっているものを特定する
• 会議の議題または話し合いのポイント:
  
  • 打ち上げスケジュール
  • ハンドオフ
  • マーケティング準備
  • 予算調整
• 主な議論ポイント:
  
  • QA チームがテストを完了するにはさらに 1 週間必要です
  • マーケティングアセットは 80% 完成しており、承認待ちです
  • 予算設計から開発リソースへの若干の再配分が必要
• 決定事項:
  
  • 新しい発売日は5月20日に設定されました
  • QA、5月15日までに最終ビルドを納品予定
  • ソーシャル広告とランディングページの更新を優先するマーケティング
• アクションアイテム (オーナーと期日を含む):
  
  • 品質保証最終テスト：プリヤ（5月15日締切）
  • マーケティング最終アセット:Lila (5 月 12 日締切)
  • 予算更新提案：ヨルダン（5月8日締切）
• フォローアップのメモまたは質問:
  
  • 更新予算の財務部からの承認を確認
  • 次回のチェックインを5月14日に予定してください
• その他の観察:
  
  • クライアントはマーケティングのタイムラインについて確信が持てないようでした。明確化のためにフォローアップが必要な場合があります。

セールスコールログテンプレート:営業チームがクライアントとのやり取りや営業の進捗状況を監視できるようにカスタマイズされています

これ セールスコール テンプレートは、営業担当が会話、取引段階、次のステップを追跡するのに役立ちます。コンテキストを維持し、時間をかけてより強固な関係を築くのに役立ちます。

テンプレート:

• 日付と時刻:
  
  • [通話の日付と時刻を挿入]
• 見込み客名:
  
  • [フルネームを挿入]
• 会社:
  
  • [会社名を挿入]
• 連絡先情報:
  
  • [Eメールまたは電話番号を挿入]
• 通話目的:
  
  • プラットフォームのデモを行い、価格オプションについて話し合う
• 議論された問題点:
  
  • 現在のCRMは多言語機能をサポートしていません
  • チームは手作業によるデータ入力に苦労している
  • 既存のツールとのより良い統合を求めている
• ハイライトされた製品の特徴:
  
  • セールスフォースとの自動同期
  • カスタムダッシュボード
  • 多言語サポート
• 見込み客の質問または懸念:
  
  • オンボーディング時間について尋ねた
  • 月間価格帯の明確化が欲しい
  • データ移行に関する懸念
• 次のステップ/フォローアップ:
  
  • カスタム価格資料を送信 (5 月 8 日締切)
  • セールスエンジニアによるテクニカルデモのスケジュール設定 (5 月 10 日)
  • 決定スケジュールの確認（5月20日予定）
• 販売段階:
  
  • ディスカバリー → 認定 → デモ
• メモ:
  
  • 見込み客はとても熱心に見えました。2〜3日でフォローアップできる良い機会です。

カスタマーサービスコールログテンプレート:サポートチームが顧客からの問い合わせや解決策を文書化できるように設計されています

このテンプレートは、サポートの会話を追跡するのに最適です。チームが問題、解決策、フォローアップを記録するのに役立つので、電話の合間に失われることはありません。

テンプレート:

• 日付と時刻:
  
  • [通話の日付と時刻を挿入]
• お客様名:
  
  • [フルネームを挿入]
• アカウント番号またはチケット番号:
  
  • [該当する場合は挿入]
• 報告された問題:
  
  • 最新の更新後にダッシュボードにアクセスできない
• 通話中に取られた手順:
  
  • ブラウザキャッシュのクリア方法をお客様に説明しました
  • アカウント権限を確認しました
  • 詳細な調査のため、技術チームにエスカレーションしました
• 解決状況:
  
  • 進行中 — エンジニアリングレビュー待ち
• フォローアップが必要:
  
  • はい — 24 時間以内のメールによるステータス更新のサポート
• 担当サポートエージェント:
  
  • レイチェル・M.
• その他の注意事項:
  
  • お客様から、この問題は先月も発生したとのことでした。長期的な修正が必要な場合があります。

プロジェクト管理コールノートテンプレート:コールディスカッションをプロジェクトのタスクやマイルストーンに合わせます

これ プロジェクト管理 コールノートテンプレートは、コールノートをプロジェクトワークフローに直接接続します。タスクの進捗状況、期限、誰が何を担当しているかを追跡するためのものです。

テンプレート:

• 日付と時刻:
  
  • [通話の日付と時刻を挿入]
• 参加者:
  
  • [チームメンバーまたは利害関係者の名前を挿入]
• プロジェクト名:
  
  • ウェブサイトの再設計 Q2
• 通話目的:
  
  • 毎週チェックインしてスプリントの進捗状況を確認し、優先順位を調整する
• アジェンダ項目:
  
  • ホームページのワイヤーフレームフィードバック
  • バックエンド統合タイムライン
  • コンテンツ移行計画
• ディスカッションの要約:
  
  • ホームページの改訂が完了しました。レビューの準備が整いました
  • 開発チームが API アクセスによる遅延を報告しました
  • コンテンツチームは金曜日までに最終的なブログリストを必要としています
• アクションアイテム:
  
  • 最終承認のためワイヤーフレームを送信 — Jamie (4月30日締切)
  • ベンダーとの API 問題の解決 — Chris (5 月 2 日締切)
  • ブログリストの完成 — Priya (5月1日締切)
• 次回のミーティング:
  
  • 5月6日午後2時予定
• その他の注意事項:
  
  • 金曜日までに API アクセスが解決されない場合は、スプリントを 2 日間延長することを検討してください。

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通話メモを手動で作成する方法

良いメモを取るのに、必ずしも凝った設定が必要なわけではありません。通話メモを手書きで書いたり、ドキュメントに入力したりすることは、特に短時間の会議や非公式の会議では、依然として確かな選択肢です。

手作業でのメモ取りを簡単にするためのヒントをいくつか紹介します。

• 事前にメモテンプレートを用意してください
  
  • まずはシンプルな構造から始めましょう。そうすれば、電話中に慌てて考えを整理する必要がなくなります。「目的」、「キーポイント」、「アクションアイテム」などのフィールドを含む基本的なアウトラインでも役に立ちます。
• 省略形または箇条書きを使う
  
  • 全文は必要ありません。重要な詳細や締め切りなど、必要なことだけを書き留めてください。
• フォローアップタスクを強調表示
  
  • アクションアイテムに下線を引くか、アスタリスクを使用して目立たせましょう。そうすれば、後で簡単に次のステップを探すことができます。
• 電話の直後に確認してギャップを埋める
  
  • 会話がまだ新鮮なうちに、2分間かけてメモを片付けてください。必要に応じてコンテキストを追加し、後で参照できるようにすべてが読みやすいようにしておきます。

Google ドキュメントでは、物事をシンプルに保つことができます。 概念または、それがあなたのスタイルであれば、印刷されたテンプレートを使用してください。しかし、時間を節約して手作業を省く準備ができているなら、もっと簡単な方法があります。Tactiq のような AI ツールがコールノートを作成してくれます。

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Tactiq を使用してノートテンプレートを作成する方法

タクティク Zoom、Google Meet、MS Teams での会話全体をキャプチャし、それを明確で実用的な通話メモに変えることができます。すべてを自分で書き留める必要はありません。クライアントへの電話、クイックチェックイン、プロジェクトの更新など、どのような場合でも正確なメモを入手でき、会議終了後すぐに再利用したり共有したりできます。

Tactiqでコールノートを生成する方法は次のとおりです。

1. Tactiq Chrome エクステンションをダウンロードする
   

‍Chrome ウェブストアから拡張機能を追加する。追加されたら、ログインして、お好みの会議プラットフォームを下に接続する必要があります。 インテグレーション。

2. ‍通話を開始または参加する

Tactiqは、通話が開始されるとすぐに会議をリアルタイムで文字起こしします。トランスクリプトがスピーカータグとタイムスタンプとともに画面上に表示されます。

3. ‍ワンクリックで通話メモを作成

会議が終わったら、トランスクリプトを開き、「詳細な要約」を選択します。Tactiqは、以下を含むすべての重要なポイントを含む構造化された要約を自動的に生成します。

• 電話の目的
• 議論された内容の要約
• オーナーが割り当てられたアクションアイテム
• フォローアップステップ

4. ‍AI プロンプトを使用してフォーマットをカスタマイズ

メモを特定のレイアウトに合わせたいですか？次のようなプロンプトを試してみてください。

「発信者名、通話目的、概要、アクションアイテム、および次のステップに関するセクションを含む通話メモを生成します。」

この出力は自由に編集して再利用できます。

5. ‍プロンプトを保存して再利用可能なテンプレートを作成する

セールス、サポート、社内チェックインなど、似たような電話を頻繁に行う場合は、お気に入りのプロンプトをTactiqに保存できます。「保存」をクリックするだけです。個人用のライブラリを作成して、毎回一貫したメモを作成しましょう。

Tactiqを使えば、手動でメモを取ったり、メモリに頼ったりする必要はありません。会話に集中して、重要な詳細を整理するのはAIにお任せください。

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よくある質問

コールノートはどのように書きますか？

基本情報 (日付、時刻、発信者名、通話の目的) から始めましょう。次に、重要なポイントを簡潔にまとめ、続いてアクションアイテムとフォローアップタスクを書きます。この作業は、優れたコールノートのテンプレートを使用すると簡単に行えます。

通話のメモを取る方法は？

構造化されたメモテンプレートまたはTactiqなどのツールを使用してください。通話中に重要なポイントを強調表示し、その直後に要約できます。チームミーティングの場合は、アクションアイテムと次のステップに集中しましょう。

議事録にはどのような形式が最適ですか？

最適な議事録形式は、明確な見出し (会議の日付、出席者、議題) の後に、議論の要点、決定事項、およびアクションアイテムの要約が続く形式です。この構造は、非公式の会議でも正式な議事録でも同様に機能します。

AI を使って通話メモを書くことはできますか？

はい!タクティクのようなツールや 会議メモ用のチャット/GPT トランスクリプトを自動的に要約に変換できます。使うこともできます。 会議用チャット (GPT) トランスクリプトをアップロードして、メモ、アクションアイテム、またはフォローアップメールの作成を依頼します。

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ラッピングアップ

優れたコールノートは、言われたことを思い出すのに役立ち、チームが行動を起こしやすくなります。電話会議を記録したり、取締役会の準備をしたり、プロジェクトの更新状況を明確かつ一貫して追跡したりするのに使えます。

Tactiqのようなツールを使用すると、議事録を自動的に作成したり、議事録を要約に変換したり、ワークフローに合ったカスタムテンプレートを作成したりできます。また、Notion や Google Docs など、すでに使用しているツールと連携するので、すべてを 1 か所にまとめることができます。

ゼロから始めるのではなく、重要な詳細を記録し、重要なポイントを強調し、自信を持って次の会議を導くメモを作成するのを、Tactiqにお任せください。 無料のTactiq Chrome拡張機能を今すぐダウンロードしてください！