¿Qué son las notas de las reuniones? ¿Cómo usarlas correctamente

¿Alguna vez terminaste una reunión entera solo para darte cuenta de que olvidaste quién está haciendo qué y para cuándo? ¿Bien notas de la reunión mantenga a todos alineados y capture claramente los puntos clave y los próximos pasos. Sin embargo, muchos equipos confunden las notas de las reuniones con las actas formales o se esfuerzan por hacerlas útiles para consultarlas en el futuro.

En esta guía, aprenderás qué son las notas de las reuniones, en qué se diferencian de la documentación oficial y algunas formas sencillas de mejorar el proceso de toma de notas.

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¿Qué son las notas de las reuniones?

Las notas de las reuniones son resúmenes prácticos que capturan los puntos clave y los detalles importantes de una reunión. Ayudan a mantener a todos informados sobre las decisiones, los debates y las medidas a tomar. A diferencia de los documentos legales o formales, las notas de las reuniones sirven como una instantánea informal y fácil de consultar de lo que ha sucedido, lo que resulta ideal para consultas rápidas o reuniones periódicas.

Por lo general, un tomador de notas designado se encarga de escribir las notas de la reunión durante o inmediatamente después de la sesión. Puede ser el organizador de la reunión o cualquier otro miembro del equipo que se sienta cómodo tomando notas. Luego, las notas se comparten rápidamente con todos los participantes de la reunión, para que todos puedan mantenerse informados y rendir cuentas.

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Notas de reuniones y actas: ¿cuál es la diferencia?

Los equipos suelen confundir lo que son las actas y las notas de las reuniones, pero cada una tiene un propósito distinto. A diferencia de las notas de las reuniones, actas de la reunión son un registro formal que captura discusiones detalladas para reuniones de negocios o decisiones críticas de la empresa. Están estructurados, archivados y, a veces, se tratan como documentos oficiales o incluso como documentos legales.

Por otro lado, las notas de las reuniones son informales y prácticas. Por lo general, no se archivan formalmente ni sirven como registro oficial. Al comparar las actas con las notas, la diferencia clave radica en formalidad, nivel de detalle, y cómo se usa la información más adelante.

Si está gestionando discusiones reguladas o de alto riesgo, se necesitan actas. Pero si necesitas algo rápido y claro para los flujos de trabajo diarios de tu equipo, las notas de las reuniones son la mejor opción.

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Cómo tomar notas de reuniones de forma eficaz

Analicemos cómo hacer que la toma de notas sea más eficaz.

Toma de notas manual frente a toma de notas mediante IA

En la actualidad, hay dos formas principales en las que los equipos gestionan las notas: de forma manual y mediante inteligencia artificial.

Toma de notas manual significa que alguien graba los puntos clave a mano o los escribe directamente en un documento durante la reunión. Requiere fuertes habilidades para tomar notas y una buena concentración. ¿La ventaja? Tú controlas exactamente lo que se captura. ¿La desventaja? Puede distraer y es fácil pasar por alto detalles.

Un Toma de notas con IA herramienta transcribe automáticamente las conversaciones y resalta los elementos de acción. Esto permite que su equipo se concentre en la discusión sin perder puntos críticos.

Qué incluir en las notas de la reunión

Las notas de las reuniones eficaces deben ser claras, específicas y contener la información correcta. Deben reflejar el flujo de la conversación, a menudo guiándose por la agenda de la reunión. Asegúrese de incluir estos elementos clave:

• Fecha y asistentes a la reunión
  
  • Registre siempre la fecha de la reunión y haga una lista de todos los participantes de la reunión. Esto proporciona un contexto para futuras consultas y facilita el seguimiento de quién participó en la conversación. Es especialmente útil para las reuniones periódicas o para hacer un seguimiento posterior.
• Temas clave discutidos
  
  • Resuma los principales puntos de discusión sin escribir todo palabra por palabra. Usa frases cortas o viñetas para captar el meollo de cada tema. Esto ayuda al equipo a mantenerse alineado y a revisar rápidamente el debate si es necesario.
• Decisiones tomadas
  
  • Documentar las decisiones es crucial. Estos son los resultados que hacen avanzar los proyectos. Ya sea que se trate de elegir un proveedor, actualizar un cronograma o aprobar una propuesta, tomar nota de las decisiones brinda a todos una comprensión compartida de lo que se ha acordado.
• Elementos de acción con propietarios y fechas de vencimiento
  
  • Una de las partes más valiosas de escribir excelentes notas para reuniones es asignar claramente los próximos pasos. Cada elemento de acción debe incluir lo que hay que hacer, la persona responsable y la fecha límite. Esta responsabilidad ayuda a los equipos a seguir adelante.

En conjunto, estos elementos hacen que las notas sean una pieza práctica de documentación de la reunión, no solo un registro de lo que se dijo, sino una herramienta para guiar lo que sucede a continuación.

Mejores prácticas para obtener notas limpias

Incluso la mejor información puede perderse si está enterrada en párrafos largos o detalles dispersos. Sigue estos consejos para que tus notas sean fáciles de leer y poner en práctica:

• Usa viñetas: Las listas facilitan la búsqueda de puntos clave y evitan bloques de texto largos.
• Mantenlo simple: No intentes capturar cada palabra. Concéntrese en los detalles, los resultados y las responsabilidades importantes. Las oraciones cortas y directas funcionan mejor.
• Toma notas en tiempo real o justo después de la reunión: Cuanto antes los escribas, más fresca será la información. Si espera demasiado, es posible que se olviden puntos pequeños pero críticos.
• Comparta notas con prontitud: Envía notas poco después de la reunión para que los miembros del equipo puedan tomar medidas antes de la próxima reunión. Las notas tardías a menudo se ignoran o se guardan en las bandejas de entrada.

Las buenas notas de una reunión no tienen por qué ser perfectas, solo tienen que ser útiles. El objetivo es crear un punto de referencia compartido que sea claro, práctico y fácil de entender para todos. Cuando te centras en la claridad más que en los detalles, tu equipo utilizará realmente las notas, y eso es lo que las hace eficaces.

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Cómo Tactiq hace que la toma de notas sea más inteligente

Si ya utilizas la IA para tomar notas, sabes lo útil que puede resultar durante las reuniones rápidas. Tactiq es una herramienta de inteligencia artificial que captura las conversaciones durante las reuniones virtuales y extrae elementos de acción y las decisiones, y facilita el seguimiento de lo que discutió tu equipo sin perder la concentración durante la llamada.

• Transcribe y resume en tiempo real.
  
  • Tactiq proporciona transcripciones y resúmenes en tiempo real durante las reuniones en Microsoft Teams, Google Meet y Zoom para que puedas mantenerte comprometido sin tener que escribirlo todo.
• Extraiga elementos de acción y decisiones con indicaciones.
  
  • Resalta fácilmente los puntos clave, las decisiones y las tareas solicitando indicaciones personalizadas a Tactiq AI. Ya no tendrás que hurgar en largas notas después.
• Busca notas por palabra clave o por orador.
  
  • Encuentra rápidamente conversaciones o detalles anteriores con solo escribir palabras clave o el nombre de un miembro del equipo.
• Intégralo con otras herramientas como Notion.
  
  • Sincronice automáticamente las notas de las reuniones con sus aplicaciones de productividad favoritas y mantenga todas las notas y tareas de su equipo organizadas en un solo lugar.

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Preguntas frecuentes

¿Qué son las notas de las reuniones?

Las notas de las reuniones son resúmenes informales de las discusiones, las decisiones y los próximos pasos importantes. Ayudan a los miembros del equipo a mantenerse alineados y son útiles como referencia futura.

¿En qué se diferencian las notas de las reuniones de las actas?

Las actas de las reuniones son documentos formales que se utilizan en entornos como las reuniones de la junta directiva. Las notas están menos estructuradas y son más prácticas para el uso diario del equipo.

¿Cuáles son las ventajas de las notas de las reuniones?

Mantienen a los miembros del equipo informados, aclaran las responsabilidades y facilitan la revisión de los detalles importantes después de una reunión.

¿Cuál es otro nombre para las notas de las reuniones?

Es posible que escuche que se llaman resúmenes de reuniones, resúmenes o notas de debate, especialmente en reuniones ocasionales o periódicas.

¿Qué es el resumen de una nota de reunión?

Es una breve descripción de las principales conclusiones, decisiones y acciones capturadas durante el proceso de toma de notas.

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Finalizando

Las notas de las reuniones son esenciales para capturar las discusiones importantes, aclarar las decisiones y mantener al equipo alineado entre las reuniones. Ya sea que las anotes manualmente o utilices la IA para aligerar la carga, las buenas notas de las reuniones convierten las conversaciones en acción.

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