La guía definitiva para tomar notas de reuniones con IA

Hacer frente a la sobrecarga se ha convertido en un desafío importante para los profesionales de todo el mundo. Desde la programación hasta el seguimiento, las tareas administrativas asociadas a las reuniones en línea pueden llevar mucho tiempo y restar valor a nuestra capacidad de concentrarnos en las tareas estratégicas. Afortunadamente, existe una solución para agilizar estos procesos y hacer que las reuniones sean más eficientes - Asistentes de reuniones con IA.

¿Qué es un asistente de reuniones con IA?

El asistente de reuniones con IA utiliza tecnologías de inteligencia artificial para agilizar las reuniones y mejorar la productividad. En concreto, un asistente de reuniones con IA:

• Programa las reuniones en función de tu disponibilidad y preferencias.
• Envía invitaciones a reuniones a todos los asistentes.
• Toma notas en tiempo real durante la reunión.
• Genera resúmenes posteriores a la reunión para que pueda resumir rápidamente lo que se discutió.
• Identifica los elementos de acción, lo que ayuda a realizar un seguimiento de las responsabilidades y los plazos.
• Proporciona información para mejorar las reuniones
  

No necesariamente obtendrás todas estas funciones en una sola herramienta. Por lo tanto, es posible que desees combinar una herramienta de programación de IA con una herramienta de toma de notas basada en la IA. (¡Asegúrate de leer hasta el final para que podamos recomendarte la mejor herramienta de asistente de reuniones basada en inteligencia artificial!)
Al encargarse de estas tareas, un asistente de reuniones con IA le permite concentrarse en el contenido de la reunión y participar de manera más eficaz. Es como tener un colega supercompetente que se ocupa de todos los detalles logísticos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin contratar a un empleado a tiempo completo con beneficios.

Pero, por supuesto, la IA no es perfecta. Y se necesita cierta curva de aprendizaje para asegurarse de que funciona exactamente de la manera que usted desea. Por lo tanto, asegúrese de probar primero las herramientas antes de agregarlas a los flujos de trabajo de sus clientes. Además, ten en cuenta aspectos como los precios, la integración con otras herramientas y tu estilo de trabajo.

¿Puede la IA tomar notas durante una reunión?

¡Absolutamente, sí! Una de las principales ventajas de los asistentes de reuniones con IA es su capacidad para tomar notas precisas y en tiempo real durante una reunión. Impulsado por reconocimiento de voz y tecnologías de procesamiento del lenguaje natural, estas herramientas inteligentes pueden transcribir la conversación e incluso resaltar los puntos clave. Esta función no solo elimina la necesidad de tomar notas manualmente, sino que también garantiza que ninguna información vital pase desapercibida.

Además, el asistente de IA puede organizar estas notas por temas, lo que facilita la revisión y el recuerdo de los puntos de discusión. Con esta función, no tienes que preocuparte por perder ningún detalle o elemento de acción porque has participado demasiado en la discusión. El asistente de IA lo tiene todo cubierto. Como gerente de proyectos de marketing con ansiedad, Me encanta dirigir reuniones, pero al mismo tiempo, me preocupa que pueda perderme algo. Por eso me encantan los asistentes de reuniones basados en la IA, porque sé que todo se transcribe, graba y resalta para su uso posterior.

Consideración del idioma

Cuándo evaluación de herramientas de IA para las reuniones, especialmente aquellas con funciones de reconocimiento de voz y transcripción, es fundamental comprobar los idiomas que admiten. La mayoría de las herramientas de IA avanzadas pueden procesar y transcribir varios idiomas, pero los idiomas más compatibles suelen incluir:

• Inglés
• española
• francesa
• alemán
• italiano
• holandesa
• portugués
• rusa
• chino mandarín
• japonés
• coreano
• árabe

Tenga en cuenta que las capacidades lingüísticas pueden variar considerablemente de una herramienta a otra. Algunas herramientas de IA solo admiten unos pocos idiomas, mientras que otras cubren una gama más amplia. Por lo tanto, es importante comprobar que la herramienta que elija sea compatible con los idiomas que se utilizan habitualmente en las reuniones. Además, vale la pena comprobar si la herramienta puede manejar diferentes dialectos o acentos dentro de un idioma, ya que esto puede afectar a la precisión de la transcripción.

Por ejemplo, trabajo principalmente con clientes de habla inglesa. Pero soy originario de Filipinas. Cuando hablo con asistentes virtuales en Filipinas, utilizamos el tagalo. Sin embargo, la transcripción de nuestro idioma no es tan precisa. Por lo tanto, solo solicito que todos hablen en inglés.

¿Por qué se usa la IA para las reuniones en línea?

Como puede ver, el uso de la IA en las reuniones tiene muchos beneficios. Pero analicemos más razones por las que la IA se ha convertido en una herramienta tan crucial para las reuniones en línea:

1. Automatización de tareas rutinarias: La IA se encarga de las tareas de programación y transcripción, lo que permite a los profesionales centrarse en sus responsabilidades principales. ¡No más tiempo perdido en tareas administrativas mundanas!

2. Comunicación mejorada: Al transcribir las reuniones en tiempo real, los asistentes de reuniones con IA garantizan que todos los participantes estén en sintonía. Esto minimiza los malentendidos y los problemas de comunicación que pueden surgir en las discusiones rápidas.

3. Perspectivas para mejorar: Los sistemas de inteligencia artificial pueden analizar los patrones de las reuniones y proporcionar información útil para mejorar la eficacia. Desde identificar los horarios de reunión más productivos hasta sugerir formas de acortar las reuniones sin comprometer los resultados, la IA se convierte en su guía estratégica para la optimización de las reuniones.

4. Control de calidad: Los asistentes de reuniones con IA pueden capturar todos los detalles de la reunión, lo que reduce el riesgo de que la información pase desapercibida. Con la IA, se documentan todos los puntos planteados y el elemento de acción asignado.

Además de esas cosas interesantes, puedo usarlo para contenido potencial en mi perfil de LinkedIn y publicaciones de blog. Cuando los clientes me hacen preguntas y les doy una respuesta bien pensada, las convierto en citas o ideas para una nueva entrada de blog.

En este caso, las notas de las reuniones pueden ir más allá de los resúmenes. ¡También se puede reutilizar de muchas maneras!

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Genere resúmenes de reuniones con IA

Si bien la IA puede ir más allá de los resúmenes de las reuniones, sigue siendo la función más popular y útil.

Entonces, ¿cómo funciona? El asistente de reuniones basado en inteligencia artificial escucha la conversación, la transcribe mediante el reconocimiento de voz avanzado e identifica los puntos clave del debate y los elementos de acción mediante el procesamiento del lenguaje natural. Una vez que la transcripción completa está disponible, la IA revisa el contenido y resume la reunión por temas, decisiones clave y tareas asignadas.

Pero, ¿por qué son tan valiosos los resúmenes generados por IA? Estas son algunas de las razones:

• Ahorro de tiempo: No es necesario pasar horas revisando la grabación de una reunión ni revisando notas manuscritas. El resumen estará listo casi inmediatamente después de que termine la reunión.
• Recuperación mejorada: El resumen proporciona una referencia rápida de lo que se discutió y decidió, lo que le ayuda a recordar detalles cruciales y a hacer un seguimiento de las medidas a tomar.
• Mayor transparencia: Al compartir el resumen de la reunión con todos los participantes, todos se mantienen informados sobre las decisiones tomadas y los próximos pasos, incluso si no pudieron asistir a la reunión.
• Incorporación eficiente: Si un nuevo miembro se une al equipo, los resúmenes de las reuniones con IA pueden ayudarlo a ponerse al día con las discusiones y decisiones anteriores.

Al emplear un asistente de reuniones con IA para generar resúmenes de reuniones, puede ahorrar tiempo, mejorar la memoria, aumentar la transparencia y garantizar que todos, presentes o no, estén en sintonía.

Mejor tomador de notas para reuniones con IA (con ChatGPT)

Entonces, ¿cuál es el mejor asistente de reuniones con IA gratuito? Lo ideal es contar con una herramienta que transcriba la reunión y genere resúmenes de IA precisos. Además, debe funcionar con las herramientas de videoconferencia más comunes, como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet.

Como gerente de marketing independiente, mi herramienta favorita es Tactiq. Es una herramienta de transcripción de reuniones basada en inteligencia artificial en tiempo real que:

• Transcribe la reunión en tiempo real
• Resalte automáticamente las frases importantes de la reunión
• Clasifica los puntos destacados como una decisión, una visión, un elemento de acción o un mensaje destacado

Lo mejor de todo es que se integra con ChatGPT, por lo que puedes obtener resúmenes de IA instantáneos y elementos de acción justo después de la llamada. Con su Kits de reuniones con IA, también puedes crear mensajes personalizados y seguir reutilizándolos para futuras llamadas.

Por ejemplo, suelo convertir las llamadas de los clientes en contenido que se puede publicar en Instagram o LinkedIn. Tengo clientes que reciben muchísimas opiniones durante la llamada, pero no tengo tiempo para escribir y programar publicaciones en las redes sociales. ¡Es la forma más rápida y eficiente de generar contenido original y de liderazgo intelectual!

Cómo usar Tactiq como su asistente de reuniones con IA

A continuación, te explicamos cómo empezar a usar Tactiq en tu próxima reunión.

1. Instalar la extensión Tactiq Chrome. ¡Es gratis!
2. Conecta tu herramienta de videoconferencia en Integraciones.
3. Únase a la llamada como de costumbre. Verás la transcripción en tiempo real en la ventana de Tactiq.
4. Deja que Tactiq resalte automáticamente las oraciones en función de las palabras. Por ejemplo, si mencionas Notion, resaltará la oración como un elemento de acción.
5. También puedes resaltar manualmente las frases a medida que aparecen en la discusión.

Ahora, después de la reunión, recibirás un correo electrónico con el enlace a la transcripción completa con los aspectos más destacados. Puedes usar botones prediseñados para resumir la reunión. O puedes crear kits de reuniones personalizados en función de las necesidades únicas de tu equipo.

¿Eres un equipo de marketing que a menudo lanza nuevas campañas? Crea un kit de reuniones personalizado que destaque los detalles importantes del lanzamiento. Incluso puedes mostrarlo como una mesa si lo deseas. Solo necesitas crear una reunión personalizada una vez; puedes seguir reutilizándola cada vez que la inicies.

Adoptar la IA para lograr reuniones eficientes

Los asistentes de reuniones con IA ya no son una novedad sino una necesidad. Estas herramientas avanzadas asumen la carga administrativa de las reuniones, lo que le permite centrarse en los aspectos estratégicos de su trabajo.

Al automatizar las tareas rutinarias, mejorar la comunicación, proporcionar información valiosa y resumir las reuniones de manera eficaz, los asistentes de reuniones con IA pueden transformar su experiencia de reuniones remotas. Tanto si eres un director que intenta optimizar las colaboraciones en equipo como si eres un profesional ocupado que organiza varias reuniones al día, los asistentes de reuniones con IA pueden aportar un valor significativo a tu flujo de trabajo.