Cómo usar la IA para crear plantillas de notas de llamadas

Cuelgas una llamada y, cinco minutos después, ya has olvidado lo que se dijo. ¿Te suena familiar? Para una actualización rápida del cliente o un sincronización de equipo, tomar notas claras puede evitarle confusiones en el futuro. Pero, ¿empezar siempre desde cero? Eso es agotador.

En lugar de depender de la memoria o de garabatos desordenados, puedes configurar plantillas de notas de llamadas con la ayuda de Herramientas de IA. Estas plantillas facilitan la captura de los detalles importantes de cada conversación sin tener que esforzarse por escribir las cosas a mitad de la llamada.

En esta guía, aprenderás a usar la IA para crear plantillas de notas de llamadas que te ayuden a mantenerte organizado, toma notas rápidamente, y no te pierdas nunca un seguimiento.

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¿Por qué usar plantillas de notas de llamadas?

Las plantillas de notas telefónicas te ofrecen una forma repetible de hacer un seguimiento de los asuntos importantes. No es necesario crear un formato desde cero cada vez. He aquí por qué vale la pena usarlos:

Mantén las notas coherentes en todas las llamadas.

Una buena plantilla de notas te brinda una estructura clara a seguir. Capturarás el mismo tipo de información cada vez, como la fecha, el nombre de la persona que llama, las conclusiones clave y las tareas de seguimiento. Esto facilita la comparación de las conversaciones, el seguimiento del progreso y la garantía de que nadie se pierda puntos importantes.

Ahorra tiempo al empezar con un formato listo para usar.

Cuando ya tengas el diseño listo, puedes ir directamente a tomar notas en lugar de perder el tiempo decidiendo qué escribir. Las plantillas reducen las idas y venidas y te ayudan a concentrarte en la conversación en lugar de en el formato.

Cree un registro fiable para consultarlo en el futuro.

¿Alguna vez has intentado recordar lo que dijo un cliente hace tres semanas? Las plantillas facilitan el registro y la revisión de conversaciones pasadas. Tener un registro coherente te ayuda a mantenerte al tanto de los seguimientos y a evitar que se repitan las preguntas, ya sea que estés preparando la próxima reunión o aclarando algo de la última.

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Notas de llamadas frente a resúmenes de reuniones

Las notas de las convocatorias y los resúmenes de las reuniones pueden parecer similares, pero tienen diferentes propósitos.

Notas de llamada se escriben durante o inmediatamente después de una llamada telefónica. Son rápidas, informales y se centran en captar los detalles más importantes del momento: con quién has hablado, de qué se ha hablado y qué medidas hay que tomar al respecto. Considéralos tu registro personal de la conversación.

Resúmenes de reuniones, por otro lado, están más estructurados y, a menudo, se comparten con todos los asistentes. Se usan después de reuniones de equipo, reuniones con clientes o incluso reuniones de la junta para destacar las decisiones, los puntos de discusión y los próximos pasos. Una plantilla eficaz para notas de reuniones ayuda a organizar esta información con claridad.

En resumen, las notas de las llamadas sirven como referencia rápida, mientras que los resúmenes de las reuniones ayudan a mantener a todos alineados.

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Elementos clave de una plantilla eficaz de notas de llamadas

Una plantilla de notas sólida hace que sea más fácil concentrarse durante las llamadas y encontrar información más adelante. Esto es lo que debes incluir:

• Fecha y hora
  
  • Realice un seguimiento de cuándo se realizó la llamada para facilitar la referencia y la organización cronológica.
• Información de la persona que llama
  
  • Incluya el nombre, la empresa y la información de contacto de la persona con la que habló.
• Propósito de la llamada
  
  • Escribe una oración corta sobre el objetivo de la llamada, como la actualización del proyecto o el seguimiento del cliente.
• Resumen de la discusión
  
  • Resuma los puntos clave de la conversación. Sea conciso pero lo suficientemente claro como para revisarlo más adelante.
• Elementos de acción
  
  • Enumera las tareas o los seguimientos asignados durante la llamada. Agregue fechas límite o nombres si es posible.
• Notas adicionales
  
  • Capture cualquier cosa adicional: preguntas, observaciones o ideas para plantearlas en la próxima reunión.

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Las mejores plantillas de notas de llamadas para usar

Las distintas llamadas requieren diferentes niveles de detalle. Estos son algunos ejemplos de plantillas que puedes tener en cuenta:

Plantilla básica de registro de llamadas: ideal para un seguimiento sencillo de llamadas con campos esenciales

Esta plantilla es la mejor para llamadas telefónicas en las que no necesitas demasiados detalles; solo los hechos principales, para que puedas mirar hacia atrás y recordar lo que pasó.

Plantilla:

• Fecha y hora:
  
  • [Inserte la fecha y la hora de la llamada]
• Nombre de la persona que llama:
  
  • [Insertar nombre]
• Empresa/Información de contacto:
  
  • [Inserte la información de la empresa y de contacto]
• Propósito de la convocatoria:
  
  • Comprueba los plazos de entrega y confirma las especificaciones del producto
• Resumen de la discusión:
  
  • Envío retrasado debido a un problema con el proveedor
  • Nueva entrega estimada: 10 de mayo
  • Especificaciones confirmadas para la última revisión del producto
• Elementos de acción:
  
  • Enviar la confirmación de envío actualizada al cliente (fecha límite: 3 de mayo)
  • Envíe por correo electrónico la hoja de especificaciones del producto para su aprobación (fecha límite: 2 de mayo)
• Notas adicionales:
  
  • El cliente solicitó una notificación más temprana en caso de futuros retrasos.

Plantilla detallada de notas de convocatoria: para obtener documentación detallada, que incluye puntos de discusión extensos y elementos de acción

Si tus llamadas tienden a durar más tiempo o cubren temas más complejos, esta plantilla te brinda más espacio para capturar todo con claridad. Es ideal para debates sobre el proyecto, reuniones de equipo o sesiones de planificación en las que desee obtener un registro completo.

Plantilla:

• Fecha y hora:
  
  • [Inserte la fecha y la hora de la llamada]
• Nombre de la persona que llama:
  
  • [Introduzca el nombre de la persona con la que habló]
• Empresa/Información de contacto:
  
  • [Introduzca el nombre de la empresa y los datos de contacto]
• Propósito de la llamada:
  
  • Analice el calendario de lanzamiento del próximo producto e identifique los bloqueadores
• Agenda de la reunión o puntos de conversación:
  
  • Calendario de lanzamiento
  • Un traspaso
  • Preparación para la comercialización
  • Ajustes presupuestarios
• Puntos clave de discusión:
  
  • El equipo de control de calidad necesita una semana más para finalizar las pruebas
  • Los activos de marketing están completos en un 80%, pendientes de aprobación
  • El presupuesto necesita una pequeña reasignación de los recursos de diseño a los de desarrollo
• Decisiones tomadas:
  
  • Nueva fecha de lanzamiento fijada para el 20 de mayo
  • QA entregará la versión final antes del 15 de mayo
  • Marketing para priorizar los anuncios sociales y las actualizaciones de las páginas de destino
• Elementos de acción (con propietarios y fechas de entrega):
  
  • Prueba final de control de calidad: Priya (prevista para el 15 de mayo)
  • Activos finales de comercialización: Lila (vence el 12 de mayo)
  • Propuesta de actualización del presupuesto: Jordania (vence el 8 de mayo)
• Notas o preguntas de seguimiento:
  
  • Confirme la aprobación del departamento de finanzas para el presupuesto actualizado
  • Programe la próxima entrada para el 14 de mayo
• Observaciones adicionales:
  
  • El cliente parecía inseguro sobre el cronograma de comercialización. Es posible que sea necesario hacer un seguimiento para obtener una aclaración.

Plantilla de registro de llamadas de ventas: diseñada para que los equipos de ventas supervisen las interacciones con los clientes y el progreso de las ventas

Esto llamada de ventas La plantilla ayuda a los representantes de ventas a realizar un seguimiento de las conversaciones, las etapas de la negociación y los próximos pasos. Es útil para mantener el contexto y construir relaciones más sólidas a lo largo del tiempo.

Plantilla:

• Fecha y hora:
  
  • [Inserte la fecha y la hora de la llamada]
• Nombre del cliente potencial:
  
  • [Introducir nombre completo]
• Empresa:
  
  • [Inserte el nombre de la empresa]
• Información de contacto:
  
  • [Introducir correo electrónico o número de teléfono]
• Objetivo de la llamada:
  
  • Haga una demostración de la plataforma y analice las opciones de precios
• Puntos problemáticos discutidos:
  
  • El CRM actual no admite funciones multilingües
  • El equipo tiene problemas con la entrada manual de datos
  • ¿Buscas una mejor integración con las herramientas existentes?
• Características del producto destacadas:
  
  • Sincronización automática con Salesforce
  • Tableros personalizados
  • Soporte multilingüe
• Preguntas o inquietudes de los clientes potenciales:
  
  • Preguntado sobre el tiempo de incorporación
  • Se necesita una aclaración sobre los niveles de precios mensuales
  • Preocupado por la migración de datos
• Próximos pasos/seguimiento:
  
  • Envía una baraja de precios personalizada (vence el 8 de mayo)
  • Programe una demostración técnica con un ingeniero de ventas (10 de mayo)
  • Confirme el cronograma de la decisión (previsto para el 20 de mayo)
• Etapa de ventas:
  
  • Descubrimiento → Calificado → Demo
• Notas:
  
  • Prospect parecía muy comprometida. Buena oportunidad de seguimiento en 2 a 3 días.

Plantilla de registro de llamadas de servicio al cliente: diseñada para que los equipos de soporte documenten las consultas y resoluciones de los clientes

Esta plantilla es ideal para realizar un seguimiento de las conversaciones de soporte. Ayuda a tu equipo a registrar los problemas, las resoluciones y los seguimientos para que no se pierda nada entre llamadas.

Plantilla:

• Fecha y hora:
  
  • [Inserte la fecha y la hora de la llamada]
• Nombre del cliente:
  
  • [Introducir nombre completo]
• Número de cuenta o billete:
  
  • [Insértese si procede]
• Problema denunciado:
  
  • No se puede acceder al panel después de la última actualización
• Medidas adoptadas durante la llamada:
  
  • Acompañé al cliente a borrar la memoria caché del navegador
  • Permisos de cuenta comprobados
  • Se pasó al equipo técnico para una investigación más profunda
• Estado de la resolución:
  
  • En curso: a la espera de una revisión de ingeniería
• Seguimiento requerido:
  
  • Sí, soporte para actualizar el estado del correo electrónico en 24 horas
• Agente de soporte asignado:
  
  • Raquel M.
• Notas adicionales:
  
  • El cliente mencionó que este problema también ocurrió el mes pasado. Es posible que necesite una solución a largo plazo.

Plantilla de notas telefónicas de gestión de proyectos: alinea las conversaciones telefónicas con las tareas y los hitos del proyecto

Esto gestión de proyectos La plantilla de notas de llamada conecta tus notas de llamada directamente al flujo de trabajo de tu proyecto. Es para realizar un seguimiento del progreso de las tareas, los plazos y quién es responsable de qué.

Plantilla:

• Fecha y hora:
  
  • [Inserte la fecha y la hora de la llamada]
• Participantes:
  
  • [Inserte los nombres de los miembros del equipo o partes interesadas]
• Nombre del proyecto:
  
  • Rediseño del sitio web Q2
• Propósito de la llamada:
  
  • Registro semanal para revisar el progreso del sprint y ajustar las prioridades
• Temas del orden del día:
  
  • Comentarios sobre la estructura alámbrica de la página principal
  • Cronograma de integración de backend
  • Plan de migración de contenido
• Resumen de la discusión:
  
  • Revisiones de la página de inicio finalizadas; listas para su revisión
  • El equipo de desarrollo detectó retrasos en el acceso a la API
  • El equipo de contenido necesita la lista final de blogs para el viernes
• Elementos de acción:
  
  • Enviar estructura alámbrica para su aprobación final — Jamie (fecha límite para el 30 de abril)
  • Resolver el problema de la API con el proveedor: Chris (vence el 2 de mayo)
  • Finalizar la lista de blogs — Priya (fecha límite para el 1 de mayo)
• Próxima reunión:
  
  • Programado para el 6 de mayo a las 2:00 p.m.
• Notas adicionales:
  
  • Considera extender el sprint dos días si el acceso a la API no se resuelve antes del viernes.

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Cómo escribir notas de llamadas manualmente

No siempre necesitas una configuración sofisticada para tomar buenas notas. Escribir notas de llamadas a mano o escribirlas en un documento aún puede ser una buena opción, especialmente para reuniones rápidas o informales.

Estos son algunos consejos para facilitar la toma manual de notas:

• Prepara una plantilla de notas con antelación
  
  • Empieza con una estructura sencilla para no tener que esforzarte por organizar tus ideas durante la llamada. Incluso un esquema básico con campos como «Propósito», «Puntos clave» y «Elementos de acción» puede ayudar.
• Usa taquigrafía o viñetas
  
  • No necesitas frases completas. Anota solo lo que sea esencial: detalles importantes, fechas límite o cualquier cosa a la que necesites hacer un seguimiento.
• Resalte las tareas de seguimiento
  
  • Haga que los elementos de acción destaquen subrayándolos o utilizando asteriscos. De esta forma, podrás buscar fácilmente los pasos siguientes más adelante.
• Revisa y rellena los vacíos inmediatamente después de la llamada
  
  • Tómate dos minutos para limpiar tus notas mientras la conversación aún esté fresca. Añade contexto cuando sea necesario y asegúrate de que todo sea legible para consultarlo en el futuro.

Puedes simplificar las cosas en Google Docs o Noción, o usa una plantilla impresa si ese es tu estilo. Pero si estás preparado para ahorrar tiempo y saltarte el trabajo manual, hay una forma más sencilla: las herramientas de inteligencia artificial, como Tactiq, pueden crear tus notas de llamadas automáticamente.

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Cómo usar Tactiq para crear plantillas de notas

Tactiq te ayuda a capturar toda tu conversación en Zoom, Google Meet o MS Teams y convertirla en notas de llamadas claras y prácticas, sin necesidad de escribirlas tú mismo. Ya sea que estés atendiendo una llamada de un cliente, realizando un registro rápido o actualizando un proyecto, obtendrás notas precisas que podrás reutilizar o compartir justo después de que termine la reunión.

A continuación se explica cómo generar notas de llamadas con Tactiq:

1. Descargar la extensión Tactiq para Chrome
   

‍Añade la extensión desde Chrome Web Store. Una vez añadida, tendrás que iniciar sesión y conectarte a tu plataforma de reuniones preferida en Integraciones.

2. ‍Inicia o únete a tu llamada

Tactiq transcribe su reunión en tiempo real tan pronto como comience la llamada. Verás la transcripción directamente en la pantalla con las etiquetas de los oradores y las marcas de tiempo.

3. ‍Genera tus notas de llamada con un clic

Después de la reunión, abre tu transcripción y selecciona «Resumen detallado». Tactiq generará automáticamente un resumen estructurado con todos los puntos clave, que incluyen:

• Objeto de la convocatoria
• Resumen de lo que se discutió
• Elementos de acción con propietarios asignados
• Pasos de seguimiento

4. ‍Personaliza tu formato con instrucciones de IA

¿Quieres que tus notas sigan un diseño específico? Prueba con un mensaje como el siguiente:

«Genere notas de llamada con secciones para el nombre de la persona que llama, el propósito de la llamada, el resumen, los elementos de acción y los próximos pasos».

Puede editar y reutilizar esta salida como desee.

5. ‍Guarde las solicitudes y cree plantillas reutilizables

Si realizas llamadas similares con frecuencia (ventas, soporte, registros internos), puedes guardar tus mensajes favoritos en Tactiq. Solo tienes que hacer clic en «Guardar». Crea una biblioteca personal para crear notas coherentes en todo momento.

Con Tactiq, no es necesario tomar notas manualmente ni depender de la memoria. Céntrate en la conversación y deja que la IA se encargue de organizar los detalles importantes.

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PREGUNTAS MÁS FRECUENTES

¿Cómo se escribe una nota de llamada?

Comience con lo básico: fecha, hora, nombre de la persona que llama y propósito de la llamada. Luego, escribe un breve resumen de los puntos clave, seguido de las medidas a tomar y cualquier tarea de seguimiento. Una buena plantilla para notas de convocatorias puede facilitar esta tarea.

¿Cómo tomar notas para una llamada?

Usa una plantilla de notas estructuradas o una herramienta como Tactiq. Puedes resaltar los puntos importantes durante la llamada y resumirlos inmediatamente después. Si se trata de una reunión de equipo, céntrate en las acciones y en los próximos pasos.

¿Cuál es el mejor formato para las notas de las reuniones?

El mejor formato de notas de reunión incluye un encabezado claro (fecha de la reunión, asistentes y agenda), seguido de un resumen de los puntos de discusión, las decisiones tomadas y los puntos de acción. Esta estructura funciona tanto para las reuniones informales como para las actas de las reuniones formales.

¿Puedes usar la IA para escribir notas de llamadas?

¡Sí! Herramientas como Tactiq y ChatGPT para notas de reuniones puede convertir las transcripciones en resúmenes automáticamente. Incluso puedes usar ChatGPT para reuniones cargando una transcripción y pidiéndole que cree notas, acciones o un correo electrónico de seguimiento.

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Finalizando

Las excelentes notas de llamada te ayudan a recordar lo que se ha dicho y facilitan que tu equipo tome medidas. Utilízalas para documentar las llamadas telefónicas, preparar las reuniones de la junta directiva o hacer un seguimiento de las actualizaciones de los proyectos con claridad y coherencia.

Con herramientas como Tactiq, puedes tomar notas de las reuniones automáticamente, convertir las transcripciones en resúmenes y crear plantillas personalizadas que se adapten a tu flujo de trabajo. También funciona con las herramientas que ya utilizas, como Notion o Google Docs, para que puedas tener todo en un solo lugar.

En lugar de empezar desde cero, deja que Tactiq te ayude a crear notas que capturen detalles importantes, destaquen los puntos clave y guíen tu próxima reunión con confianza. ¡Descarga la extensión gratuita de Tactiq para Chrome hoy mismo!