El mejor software para grabar reuniones en 2026

Grabación de una reunión suena simple hasta que estás hojeando un vídeo de 90 minutos para encontrar una decisión que alguien tomó de pasada.

La mayoría de las personas graban por defecto sus reuniones en línea sin pensárselo dos veces. Sin embargo, grabar no siempre es la forma más rápida o práctica de capturar conversaciones y estar al tanto de los seguimientos.

En este artículo se desglosan las opciones, desde las herramientas nativas integradas en su plataforma de videoconferencia hasta las alternativas más inteligentes que omiten el archivo de vídeo por completo.

Esto es lo que encontrarás en el interior:

• Opciones de grabación nativas en Zoom, Google Meet y Microsoft Teams
• Software de grabación de terceros como Otter.ai, Fathom y Fireflies
• Por qué la transcripción a menudo es mejor que la grabación en la mayoría de los casos de uso
• Cómo captura Tactiq las reuniones sin bots ni archivos de vídeo voluminosos
• Características clave a tener en cuenta antes de elegir una herramienta

Opciones nativas de grabación de reuniones

La mayoría de las herramientas de videoconferencia vienen con funciones de grabación integradas. Antes de recurrir a una herramienta de terceros, vale la pena saber qué es lo que ya ofrece su plataforma actual y dónde se queda corta.

Cómo grabar reuniones de Zoom

Zoom incluye grabación local en todos los planes, incluida la versión gratuita. Los suscriptores del plan de pago obtienen la grabación en la nube, que guarda automáticamente las grabaciones de las reuniones y genera una transcripción básica.

Para empezar a grabar, haga clic Récord en la barra de herramientas de la reunión. Elige Graba en la nube o Grabar en este ordenador dependiendo de tu plan.

Algunas cosas a tener en cuenta:

• Todos los participantes de la reunión reciben una notificación cuando comienza la grabación
• Los usuarios del plan gratuito solo pueden grabar localmente (sin almacenamiento en la nube)
• Grabaciones en la nube se almacenan durante 30 días en la mayoría de los planes de pago antes de su eliminación automática

💡 Consejo profesional: Tactiq le ofrece transcripciones en tiempo real directamente en Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Sin bots, sin grabación, sin archivos de vídeo voluminosos. Obtendrá transcripciones precisas de las reuniones, notas de reuniones con IA y registros de todas sus reuniones con capacidad de búsqueda, de forma gratuita desde el primer momento.

Cómo grabar reuniones de Google Meet

Google MeetLa función de grabación está disponible en los planes de pago de Google Workspace. No está incluida en la versión gratuita.

Para grabar una sesión de Google Meet, haz clic Herramientas para reuniones en la esquina inferior derecha, selecciona Grabación, luego presiona Comenzar a grabar. Los usuarios de Google Calendar también pueden habilitar la grabación automática de las reuniones programadas.

Limitaciones clave:

• La grabación solo está disponible en los planes Business Standard y superiores
• Las grabaciones se guardan automáticamente en el Google Drive del anfitrión
• Los participantes de la reunión reciben un correo electrónico con el enlace de grabación después de la llamada

Cómo grabar reuniones de Microsoft Teams

Microsoft Teams incluye la grabación para la mayoría de los planes de pago. El anfitrión o un participante de la reunión con permiso pueden iniciar una grabación directamente desde la barra de herramientas de la reunión.

Haz clic en el menú de tres puntos (Más) durante una llamada y, a continuación, selecciona Comenzar a grabar. Teams también ofrece la transcripción integrada en algunos planes, lo que te ahorra un paso aparte.

Vale la pena señalar:

• Las grabaciones de Microsoft Teams se guardan en OneDrive o SharePoint
• La transcripción está disponible en Teams Premium y en algunos planes de Microsoft 365
• Los usuarios de Free Teams no tienen acceso a las grabaciones de las reuniones

Webex y otras plataformas

Webex admite la grabación local y en la nube en los planes de pago, y las notas de las reuniones generadas por IA están disponibles en los niveles superiores. La mayoría de las demás herramientas de videoconferencia ofrecen algún tipo de grabación integrada, aunque las funciones varían según el plan.

Otro software de grabación de reuniones

Las herramientas de grabación integradas cubren lo básico, pero a menudo terminan ahí. Si necesitas transcripciones, notas de reuniones basadas en inteligencia artificial o un almacenamiento más flexible, las herramientas de terceros cubren ese vacío.

Otter.ai

Otter.ai es uno de los tomadores de notas de reuniones con IA más utilizados. Se une a tus llamadas automáticamente y genera transcripciones en tiempo real junto con las notas de las reuniones basadas en la IA.

Características principales:

• Transcripción en tiempo real para Zoom, Google Meet y Microsoft Teams
• Resúmenes de IA y extracción de elementos de acción después de cada llamada
• Identificación del orador para rastrear quién dijo qué
• Transcripciones de reuniones con capacidad de búsqueda en todas sus reuniones

Limitaciones: El plan gratuito tiene un límite de 300 minutos de transcripción al mes con un límite de 30 minutos por conversación. La mayoría de las reuniones de negocios duran más. La transcripción ilimitada requiere un plan de pago, desde 16,99$ al mes por usuario (o 8,33$ al mes facturados anualmente).

Bathom

Fathom es un popular tomador de notas de reuniones con IA para Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Es conocido por su interfaz limpia y sus rápidos resúmenes de inteligencia artificial.

Características principales:

• Grabación y transcripción automáticas para reuniones en línea
• Grabaciones, transcripciones y almacenamiento ilimitados en el plan gratuito
• Resúmenes y elementos de acción de la IA (ilimitados en los planes de pago)
• Integraciones de CRM para equipos de ventas que gestionan las llamadas de los clientes

Limitaciones: El plan gratuito restringe los resúmenes de la IA a solo cinco reuniones al mes. Para desbloquear funciones de IA ilimitadas, se requiere el plan Premium, de 19$ al mes (o 15$ al mes facturados anualmente). Como la mayoría de las herramientas de esta categoría, Fathom necesita un bot para unirse a las reuniones, lo que a algunos participantes les resulta molesto.

Fireflies.ai

Fireflies.ai es un asistente de reuniones con IA que graba, transcribe y analiza tus llamadas. Funciona en la mayoría de las principales plataformas de videoconferencia y se conecta con las herramientas de gestión de proyectos y CRM.

Características principales:

• Transcripción automática y notas de reuniones con IA en todas sus reuniones
• Seguimiento de temas y búsqueda de palabras clave en las transcripciones de las reuniones
• Soporte para más de 100 idiomas, útil para equipos globales
• Integraciones con Salesforce, HubSpot, Notion, Slack y más

Limitaciones: El plan gratuito limita el almacenamiento en la nube a un total de 800 minutos. La precisión de la transcripción también puede disminuir con acentos fuertes o con hablantes no nativos. El plan Pro comienza en 10$ al mes por usuario y se factura anualmente (18$ al mes facturados mensualmente), mientras que la grabación de vídeo y los análisis avanzados se quedan atrás del plan Business, que cuesta 19$ al mes al año.

¿Realmente necesitas grabar? ¿Por qué la transcripción es mejor

Grabar cada reunión parece la opción segura. Sin embargo, en la mayoría de los casos de uso, crea más trabajo del que ahorra.

Esta es la razón por la que cada vez más equipos pasan de las grabaciones de las reuniones a las transcripciones.

Más rápido de revisar

Leer es más rápido que mirar. El adulto promedio lee 238 palabras por minuto en silencio. La mayoría de las personas hablan aproximadamente 150 palabras por minuto, lo que significa que la grabación de una reunión de una hora tarda al menos una hora en consumirse. La transcripción de una reunión tarda una fracción de ese tiempo en escanearse.

Cuando necesitas extraer una decisión o acción específica de las reuniones internas de la semana pasada, escanear una transcripción es mucho más eficiente que revisar un archivo de vídeo.

Privacidad y comodidad

Grabar una llamada cambia la forma en que las personas se presentan. Los participantes de las reuniones suelen autocensurarse cuando saben que están ante la cámara y que están grabando. Herramientas de transcripción que funcionan sin un bot visible o la notificación de grabación crean un entorno más natural. La gente habla con más libertad y las discusiones tienden a ser más productivas.

Eficiencia de almacenamiento

Los archivos de vídeo son grandes. La grabación de una reunión de 60 minutos en HD puede ocupar entre 1 y 2 GB de almacenamiento en la nube. Multiplique esa cantidad en todas sus reuniones durante un mes y los costos de almacenamiento se acumularán rápidamente. Las transcripciones de las reuniones basadas en texto ocupan una fracción de ese espacio y son mucho más fáciles de administrar a largo plazo.

Se puede buscar y compartir

No puedes buscar un vídeo. Con las transcripciones de las reuniones, puedes encontrar en segundos cualquier punto clave, decisión o tema de seguimiento tras meses de llamadas grabadas. Las transcripciones también son fáciles de compartir. Pégalas en Notion, envíalas a través de Slack o colócalas en una herramienta de gestión de proyectos sin problemas de tamaño de archivo.

Cuándo realmente necesitas grabar y cuándo la transcripción es suficiente

La grabación sigue teniendo sentido en situaciones específicas: llamadas de clientes en las que el contexto visual es importante, demostraciones de productos, sesiones de formación o cualquier reunión en la que el tono y el lenguaje corporal formen parte del registro.

Para todo lo demás, como las llamadas de espera, los controles de equipo, las llamadas individuales, las sesiones de planificación y las reuniones internas, la transcripción captura todo lo que importa sin gastos generales.

Tactiq está construido exactamente para esto. Transcribe tus reuniones en tiempo real en Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Sin bots, sin grabación, sin archivos de vídeo voluminosos. Obtendrá transcripciones precisas de las reuniones, resúmenes basados en inteligencia artificial y registros de todas sus reuniones con capacidad de búsqueda en el momento en que finaliza la llamada.

Instala el gratuito Extensión Tactiq para Chrome y transcriba su primera reunión en cuestión de minutos.

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Características clave que debe buscar en el software de grabación de reuniones

No todos los programas de grabación de reuniones están diseñados de la misma manera. Esto es lo que debe evaluar antes de elegir una herramienta.

• Calidad de audio y vídeo: Busque la cancelación de ruido y un manejo confiable de varios altavoces. La calidad del vídeo es más importante para las llamadas de los clientes y las grabaciones de formación que para las reuniones internas.
• Precisión de la transcripción: Pruebe cualquier herramienta con las condiciones reales de su reunión. La precisión disminuye con el ruido de fondo y los acentos fuertes. La identificación de los altavoces te ayuda a saber quién dijo qué.
• Resúmenes y elementos de acción de la IA: Las mejores herramientas generan automáticamente notas de reuniones con IA, extraen puntos clave y extraen elementos de acción. Las plantillas de reuniones personalizadas y las indicaciones reutilizables con IA son una ventaja para los equipos con necesidades de elaboración de informes consistentes.
• Capacidades de integración: Busca conexiones nativas a Google Drive, Notion, Slack y tus herramientas de gestión de proyectos. Introducir las transcripciones de las reuniones directamente en tu sistema actual ahorra tiempo en el seguimiento.
• Privacidad y seguridad: Busca, como mínimo, el SOC 2, el RGPD y el cifrado de extremo a extremo. El cumplimiento de la HIPAA es importante para los equipos de salud y finanzas.
• Opciones de almacenamiento: Las transcripciones basadas en texto se escalan de manera mucho más eficiente que los archivos de vídeo, especialmente para los equipos globales con un alto volumen de reuniones.
• Precios y escalabilidad: Un plan gratuito generoso es un buen punto de partida, pero comprueba cómo aumentan los precios por asiento antes de comprometerte.

¿Qué herramienta de grabación de reuniones es la adecuada para usted?

Grabar cada reunión parece la opción segura, pero para la mayoría de los equipos, genera más gastos de los que vale la pena. Los archivos de vídeo son voluminosos, difíciles de buscar y su revisión lleva mucho tiempo.

Las herramientas nativas de Zoom, Google Meet y Microsoft Teams cubren los aspectos básicos. Herramientas como Fathom y Fireflies.ai combinan las notas y transcripciones de las reuniones con inteligencia artificial, pero siguen basándose en la grabación como base. Otter.ai transcribe el audio en directo, pero también se une como un bot, lo que hace que la configuración de la reunión sea más visible para los demás participantes.

Tactiq omite la grabación por completo. Obtienes transcripciones precisas en tiempo real, resúmenes basados en inteligencia artificial y seguimientos automáticos: sin que ningún robot se interponga a la llamada, sin archivos de vídeo, sin problemas. Para empezar, es gratis.

Preguntas frecuentes sobre el software para grabar reuniones

¿Existe una herramienta de inteligencia artificial gratuita para grabar las reuniones?

Sí Fathom ofrece grabaciones ilimitadas en su plan gratuito. El plan gratuito de Tactiq incluye 10 transcripciones de reuniones y 5 créditos de IA al mes. No se requiere tarjeta de crédito.

¿Cuál es el mejor software para grabar reuniones?

Depende de tus necesidades. Fathom y Fireflies.ai son opciones de grabación sólidas. Para transcribir sin grabar, Tactiq es la solución líder en Zoom, Google Meet y Microsoft Teams.

¿Cómo puedo grabar una reunión de forma gratuita?

Zoom, Google Meet y Microsoft Teams ofrecen grabación gratuita o integrada en algunos planes.

¿Necesito permiso para grabar una reunión?

Sí La mayoría de las regiones exigen el consentimiento de al menos una de las partes, y muchas exigen que se notifique a todos los participantes. Informe siempre a los participantes de la reunión antes de grabar.

¿Puedo grabar una reunión sin que el anfitrión lo sepa?

Esto depende de la plataforma y de las leyes locales. En la mayoría de los casos, no se permite grabar sin consentimiento. Tactiq transcribe las reuniones sin una grabación. Solo tú ves la transcripción, a menos que decidas compartirla.

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