Como usar a IA para criar modelos de notas de chamadas

Você desliga uma ligação e, cinco minutos depois, já esqueceu o que foi dito. Parece familiar? Para uma atualização rápida do cliente ou uma sincronização de equipe, ter notas claras pode evitar confusões no futuro. Mas sempre começando do zero? Isso é cansativo.

Em vez de confiar na memória ou em rabiscos confusos, você pode configurar modelos de notas de chamada com a ajuda de Ferramentas de IA. Esses modelos facilitam a captura dos detalhes importantes de cada conversa sem se esforçar para anotar as coisas no meio da chamada.

Neste guia, você aprenderá a usar a IA para criar modelos de notas de chamada que ajudam você a se manter organizado, faça anotações rapidamente, e nunca perca um acompanhamento.

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Por que usar modelos de notas de chamadas?

Os modelos de notas de chamada oferecem uma maneira reproduzível de monitorar assuntos importantes. Não é necessário criar um formato do zero todas as vezes. Veja por que vale a pena usá-los:

Mantenha anotações consistentes em todas as chamadas.

Um bom modelo de notas oferece uma estrutura clara a seguir. Você capturará sempre os mesmos tipos de informações, como data, nome do chamador, principais conclusões e tarefas de acompanhamento. Isso facilita a comparação de conversas, o acompanhamento do progresso e garante que ninguém perca pontos importantes.

Economize tempo começando com um formato pronto para uso.

Quando você já tiver o layout pronto, você pode ir direto para tomando notas em vez de perder tempo decidindo o que escrever. Os modelos reduzem as idas e vindas e ajudam você a se concentrar na conversa em vez de na formatação.

Crie um registro confiável para referência futura.

Já tentou se lembrar do que um cliente disse há três semanas? Os modelos facilitam o registro e a revisão de conversas anteriores. Ter um registro consistente ajuda você a ficar por dentro dos acompanhamentos e evitar perguntas repetidas, esteja você se preparando para a próxima reunião ou esclarecendo algo da última.

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Notas de chamada versus resumos de reuniões

As notas de chamada e os resumos de reuniões podem parecer semelhantes, mas servem a propósitos diferentes.

Notas de chamada são escritos durante ou logo após uma chamada telefônica. Eles são rápidos, informais e focados em capturar os detalhes mais importantes no momento: com quem você falou, o que foi discutido e quaisquer itens de ação a serem acompanhados. Pense neles como seu registro pessoal da conversa.

Resumos de reuniões, por outro lado, são mais estruturados e frequentemente compartilhados com todos os participantes. Eles são usados após reuniões de equipe, reuniões com clientes ou até mesmo reuniões do conselho para destacar decisões, pontos de discussão e próximas etapas. Um modelo eficaz de notas de reunião ajuda a organizar essas informações com clareza.

Resumindo, as notas da chamada são para referência rápida, enquanto os resumos das reuniões ajudam a manter todos alinhados.

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Elementos-chave de um modelo eficaz de notas de chamada

Um modelo de notas sólido torna mais fácil manter o foco durante as chamadas e encontrar informações posteriormente. Veja o que incluir:

• Data e hora
  
  • Acompanhe quando a chamada foi realizada para facilitar a consulta e a organização cronológica.
• Informações do chamador
  
  • Inclua o nome, a empresa e as informações de contato da pessoa com quem você falou.
• Objetivo da chamada
  
  • Escreva uma frase curta sobre o objetivo da chamada, como uma atualização do projeto ou acompanhamento do cliente.
• Resumo da discussão
  
  • Resuma os pontos principais da conversa. Seja conciso, mas claro o suficiente para analisá-lo mais tarde.
• Itens de ação
  
  • Liste as tarefas ou acompanhamentos atribuídos durante a chamada. Adicione prazos ou nomes, se possível.
• Notas adicionais
  
  • Capture qualquer coisa extra: perguntas, observações ou ideias para trazer à tona na próxima reunião.

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Principais modelos de notas de chamada para usar

Chamadas diferentes exigem diferentes níveis de detalhes. Aqui estão alguns exemplos de modelos a serem considerados:

Modelo básico de registro de chamadas: ideal para rastreamento direto de chamadas com campos essenciais

Este modelo é ideal para chamadas telefônicas em que você não precisa de muitos detalhes; apenas os fatos principais, para que você possa olhar para trás e lembrar o que aconteceu.

Modelo:

• Data e hora:
  
  • [Insira a data e a hora da chamada]
• Nome do chamador:
  
  • [Inserir nome]
• Empresa/Informações de contato:
  
  • [Insira a empresa e as informações de contato]
• Objetivo da chamada:
  
  • Verifique os prazos de entrega e confirme as especificações do produto
• Resumo da discussão:
  
  • Envio atrasado devido a um problema com o fornecedor
  • Nova estimativa de entrega: 10 de maio
  • Especificações confirmadas para a revisão mais recente do produto
• Itens de ação:
  
  • Enviar confirmação de envio atualizada ao cliente (vencimento em 3 de maio)
  • Envie a folha de especificações do produto por e-mail para aprovação (com vencimento em 2 de maio)
• Notas adicionais:
  
  • O cliente solicitou uma notificação antecipada em caso de futuros atrasos.

Modelo detalhado de notas de chamada: para documentação aprofundada, incluindo pontos de discussão abrangentes e itens de ação

Se suas chamadas tendem a durar mais ou abranger tópicos mais complexos, esse modelo oferece mais espaço para capturar tudo com clareza. É uma ótima opção para discussões do projeto, reuniões de equipe ou sessões de planejamento nas quais você deseja um registro completo.

Modelo:

• Data e hora:
  
  • [Insira a data e a hora da chamada]
• Nome do chamador:
  
  • [Insira o nome da pessoa com quem você falou]
• Empresa/Informações de contato:
  
  • [Insira o nome da empresa e detalhes de contato]
• Objetivo da chamada:
  
  • Discuta o cronograma de lançamento do próximo produto e identifique os bloqueadores
• Agenda da reunião ou pontos de discussão:
  
  • Cronograma de lançamento
  • Uma transferência
  • Preparação de marketing
  • Ajustes de orçamento
• Principais pontos de discussão:
  
  • A equipe de controle de qualidade precisa de mais uma semana para finalizar os testes
  • Os ativos de marketing estão 80% completos, aguardando aprovação
  • O orçamento precisa de uma pequena realocação dos recursos de design para os de desenvolvimento
• Decisões tomadas:
  
  • Nova data de lançamento marcada para 20 de maio
  • QA entregará a versão final até 15 de maio
  • Marketing para priorizar anúncios sociais e atualizações da página de destino
• Itens de ação (com proprietários e datas de vencimento):
  
  • Teste final de controle de qualidade: Priya (previsto para 15 de maio)
  • Ativos finais de marketing: Lila (com vencimento em 12 de maio)
  • Proposta de atualização do orçamento: Jordânia (com vencimento em 8 de maio)
• Notas de acompanhamento ou perguntas:
  
  • Confirme a aprovação do setor financeiro para obter um orçamento atualizado
  • Agende o próximo check-in para 14 de maio
• Observações adicionais:
  
  • O cliente parecia incerto sobre o cronograma de marketing. Pode ser necessário fazer um acompanhamento para obter esclarecimentos.

Modelo de registro de chamadas de vendas: personalizado para equipes de vendas monitorarem as interações com os clientes e o progresso das vendas

Isso chamada de vendas O modelo ajuda os representantes de vendas a acompanhar as conversas, as etapas do negócio e as próximas etapas. É útil para manter o contexto e construir relacionamentos mais fortes ao longo do tempo.

Modelo:

• Data e hora:
  
  • [Insira a data e a hora da chamada]
• Nome do cliente potencial:
  
  • [Inserir nome completo]
• Companhia:
  
  • [Insira o nome da empresa]
• Informações de contato:
  
  • [Insira e-mail ou número de telefone]
• Objetivo da chamada:
  
  • Demonstre a plataforma e discuta as opções de preços
• Pontos problemáticos discutidos:
  
  • O CRM atual não oferece suporte a recursos em vários idiomas
  • A equipe luta com a entrada manual de dados
  • Procurando uma melhor integração com as ferramentas existentes
• Características do produto destacadas:
  
  • Sincronização automática com o Salesforce
  • Painéis personalizados
  • Suporte multilíngue
• Perguntas ou preocupações do cliente potencial:
  
  • Perguntado sobre o tempo de integração
  • Queria esclarecimentos sobre os níveis de preços mensais
  • Preocupado com a migração de dados
• Próximas etapas/Acompanhamento:
  
  • Enviar tabela de preços personalizada (com vencimento em 8 de maio)
  • Agende uma demonstração técnica com o engenheiro de vendas (10 de maio)
  • Confirme o cronograma de decisão (previsto para 20 de maio)
• Etapa de vendas:
  
  • Descoberta → Qualificado → Demonstração
• Notas:
  
  • O cliente potencial parecia muito engajado. Boa oportunidade para acompanhamento em 2 a 3 dias.

Modelo de registro de chamadas de atendimento ao cliente: projetado para equipes de suporte documentarem dúvidas e resoluções de clientes

Esse modelo é ótimo para acompanhar conversas de suporte. Ele ajuda sua equipe a registrar problemas, resoluções e acompanhamentos para que nada se perca entre as chamadas.

Modelo:

• Data e hora:
  
  • [Insira a data e a hora da chamada]
• Nome do cliente:
  
  • [Inserir nome completo]
• Número da conta ou do bilhete:
  
  • [Inserir se aplicável]
• Problema relatado:
  
  • Não é possível acessar o painel após a última atualização
• Etapas tomadas durante a chamada:
  
  • Orientou o cliente a limpar o cache do navegador
  • Permissões de conta verificadas
  • Encaminhado para a equipe técnica para uma investigação mais aprofundada
• Status da resolução:
  
  • Em andamento — aguardando revisão de engenharia
• Acompanhamento necessário:
  
  • Sim — suporte para atualização de status por e-mail em 24 horas
• Agente de suporte designado:
  
  • Raquel M.
• Notas adicionais:
  
  • O cliente mencionou que esse problema também ocorreu no mês passado. Pode precisar de uma solução de longo prazo.

Modelo de notas de chamada de gerenciamento de projetos: alinha as discussões da chamada com as tarefas e marcos do projeto

Isso gerenciamento de projetos O modelo de notas de chamada conecta suas notas de chamada diretamente ao fluxo de trabalho do projeto. É para acompanhar o progresso das tarefas, os prazos e quem é responsável pelo quê.

Modelo:

• Data e hora:
  
  • [Insira a data e a hora da chamada]
• Participantes:
  
  • [Insira os nomes dos membros da equipe ou das partes interessadas]
• Nome do projeto:
  
  • Redesign do site, segundo trimestre
• Objetivo da chamada:
  
  • Check-in semanal para revisar o progresso do sprint e ajustar as prioridades
• Itens da agenda:
  
  • Feedback em wireframe da página inicial
  • Cronograma de integração de back-end
  • Plano de migração de conteúdo
• Resumo da discussão:
  
  • Revisões da página inicial concluídas; prontas para revisão
  • A equipe de desenvolvimento sinalizou atrasos com o acesso à API
  • A equipe de conteúdo precisa da lista final de blogs até sexta-feira
• Itens de ação:
  
  • Enviar wireframe para aprovação final — Jamie (previsto para 30 de abril)
  • Resolver problema de API com o fornecedor — Chris (previsto para 2 de maio)
  • Finalizar lista de blogs — Priya (previsto para 1º de maio)
• Próxima reunião:
  
  • Programado para 6 de maio às 14h
• Notas adicionais:
  
  • Considere estender o sprint em dois dias se o acesso à API não for resolvido até sexta-feira.

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Como escrever notas de chamada manualmente

Você nem sempre precisa de uma configuração sofisticada para fazer boas anotações. Escrever notas de chamada à mão ou digitá-las em um documento ainda pode ser uma opção sólida, especialmente para reuniões rápidas ou informais.

Aqui estão algumas dicas para facilitar a tomada de notas manual:

• Prepare um modelo de notas com antecedência
  
  • Comece com uma estrutura simples para não se esforçar para organizar seus pensamentos durante a ligação. Até mesmo um esboço básico com campos como “Propósito”, “Pontos-chave” e “Itens de ação” pode ajudar.
• Use abreviações ou marcadores
  
  • Você não precisa de frases completas. Anote apenas o que é essencial: detalhes importantes, prazos ou qualquer coisa que você precise acompanhar.
• Destaque as tarefas de acompanhamento
  
  • Destaque os itens de ação sublinhando-os ou usando asteriscos. Dessa forma, você pode verificar facilmente as próximas etapas posteriormente.
• Revise e preencha as lacunas logo após a chamada
  
  • Reserve dois minutos para limpar suas anotações enquanto a conversa ainda está fresca. Adicione contexto quando necessário e certifique-se de que tudo esteja legível para referência futura.

Você pode simplificar as coisas no Google Docs ou Noção, ou use um modelo impresso se esse for o seu estilo. Mas se você estiver pronto para economizar tempo e pular o trabalho manual, há uma maneira mais fácil: ferramentas de IA como o Tactiq podem criar suas notas de chamada para você.

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Como usar o Tactiq para criar modelos de notas

Tática ajuda você a capturar toda a conversa no Zoom, no Google Meet ou no MS Teams e transformá-la em notas de chamada claras e acionáveis, sem precisar anotar tudo sozinho. Se você estiver atendendo uma ligação de um cliente, um check-in rápido ou uma atualização do projeto, você receberá notas precisas que podem ser reutilizadas ou compartilhadas logo após o término da reunião.

Veja como gerar notas de chamada com o Tactiq:

1. Baixe a extensão Tactiq Chrome
   

‍Adicione a extensão da Chrome Web Store. Depois de adicionado, você precisará fazer login e conectar sua plataforma de reunião preferida em Integrações.

2. ‍Inicie ou participe da sua chamada

O Tactiq transcreve sua reunião em tempo real assim que a chamada começa. Você verá a transcrição diretamente na tela com etiquetas de alto-falante e carimbos de data/hora.

3. ‍Gere suas notas de chamada com um clique

Depois da reunião, abra sua transcrição e selecione “Resumo detalhado”. O Tactiq gerará automaticamente um resumo estruturado com todos os pontos-chave, incluindo:

• Objetivo da chamada
• Resumo do que foi discutido
• Itens de ação com proprietários atribuídos
• Etapas de acompanhamento

4. ‍Personalize seu formato usando solicitações de IA

Quer que suas anotações sigam um layout específico? Experimente um aviso como:

“Gere notas de chamada com seções para nome do chamador, objetivo da chamada, resumo, itens de ação e próximas etapas.”

Você pode editar e reutilizar essa saída como quiser.

5. ‍Salve solicitações e crie modelos reutilizáveis

Se você costuma fazer chamadas semelhantes — vendas, suporte, check-ins internos — você pode salvar suas solicitações favoritas dentro do Tactiq. Basta clicar em “Salvar”. Crie uma biblioteca pessoal para criar notas consistentes todas as vezes.

Com o Tactiq, você não precisa fazer anotações manualmente ou confiar na memória. Basta se concentrar na conversa e deixar que a IA se encarregue de organizar os detalhes importantes.

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PERGUNTAS FREQUENTES

Como você escreve uma nota de chamada?

Comece com o básico: data, hora, nome do chamador e propósito da chamada. Em seguida, escreva um breve resumo dos pontos-chave, seguido pelos itens de ação e quaisquer tarefas de acompanhamento. Um bom modelo de notas de chamada pode facilitar isso.

Como fazer anotações para uma ligação?

Use um modelo de notas estruturadas ou uma ferramenta como o Tactiq. Você pode destacar pontos importantes durante a ligação e resumi-los logo em seguida. Se for uma reunião de equipe, concentre-se nos itens de ação e nas próximas etapas.

Qual é o melhor formato para anotações de reuniões?

O melhor formato de notas de reunião inclui um cabeçalho claro (data da reunião, participantes e pauta), seguido por um resumo dos pontos de discussão, decisões tomadas e itens de ação. Essa estrutura funciona tanto para reuniões informais quanto para atas de reuniões formais.

Você pode usar a IA para escrever notas de chamadas?

Sim! Ferramentas como Tactiq e ChatGPT para notas de reunião pode transformar transcrições em resumos automaticamente. Você pode até usar ChatGPT para reuniões fazendo o upload de uma transcrição e pedindo que ela crie notas, itens de ação ou um e-mail de acompanhamento.

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Encerrando

Excelentes notas de chamada ajudam você a lembrar o que foi dito e facilitam a ação de sua equipe. Use-os para documentar ligações telefônicas, se preparar para reuniões do conselho ou acompanhar as atualizações do projeto com clareza e consistência.

Com ferramentas como o Tactiq, você pode fazer anotações de reuniões automaticamente, transformar transcrições em resumos e criar modelos personalizados que correspondam ao seu fluxo de trabalho. Ele também funciona com ferramentas que você já usa, como o Notion ou o Google Docs, para que você possa manter tudo em um só lugar.

Em vez de começar do zero, deixe o Tactiq ajudá-lo a criar notas que capturem detalhes importantes, destaquem pontos-chave e orientem sua próxima reunião com confiança. Baixe a extensão gratuita do Tactiq Chrome hoje mesmo!