Las 8 mejores plantillas de notas de reuniones para equipos remotos (gratis)

Notas de la reunión pueden dispersarse rápidamente en documentos, chats y bandejas de entrada. Una plantilla clara y coherente te ayuda a mantenerte organizado, captar los puntos clave y compartir los próximos pasos con tu equipo sin tener que empezar desde cero cada vez.

En esta guía, encontrarás plantillas de notas de reuniones gratuitas para diferentes tipos de reuniones, incluidas las reuniones diarias, la puesta en marcha de proyectos y las reuniones de la junta directiva. Cada plantilla está diseñada para ayudarte a concentrarte durante la reunión y ahorrar tiempo después.

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¿Qué son las plantillas de notas de reunión?

Las plantillas de notas de reunión son formatos prediseñados que ayudan a grabar las partes más importantes de una reunión. En lugar de empezar con una página en blanco, sigues una estructura que te pide que escribas la agenda, los puntos clave, las decisiones y los puntos de acción.

Por qué son importantes

Cuando tu equipo usa el mismo formato de toma de notas, es más fácil mantenerse alineado. Sabes dónde encontrar los detalles de la reunión anterior, quién es responsable de qué y qué esperar de la próxima. Las plantillas también ayudan a reducir la carga mental, ya no tendrás que tener que adivinar qué escribir o qué es lo que quizás te hayas perdido.

Componentes clave de una plantilla eficaz para notas de reunión

Una plantilla eficaz para notas de reuniones suele incluir:

• Fecha, hora y lugar de la reunión (o enlace)
• Asistentes a reuniones
• Temas del orden del día
• Temas de debate
• Puntos y decisiones clave
• Objetos de acción y propietarios
• Fecha de la próxima reunión

Según el tipo de reunión, puede agregar secciones para actualizaciones del proyecto, seguimientos o preguntas abiertas.

Notas de la reunión frente a actas de la reunión

Las notas de las reuniones suelen ser más informales y flexibles. Resaltan los puntos, las decisiones y los próximos pasos más importantes.

Actas de la reunión, por otro lado, son un registro formal que se utiliza para las reuniones de la junta directiva o las reuniones ejecutivas en las que la precisión, la estructura y las aprobaciones son importantes.

Si tu equipo necesita una plantilla de actas de reuniones detallada para las reuniones formales, es útil incluir secciones como las siguientes:

• Negocios antiguos y nuevos
• Aprobación formal de las actas de la reunión anterior
• Seguimiento de las actas de reuniones anteriores
• Datos de contacto de los asistentes

¿Por qué usar plantillas para las notas de las reuniones?

Las plantillas facilitan lo siguiente:

• Manténgase organizado antes, durante y después de las reuniones
• Céntrese en las discusiones sin preocuparse por la estructura
• Mantenga a todos en sintonía con una documentación coherente
• Ahorra tiempo con formatos repetibles, no tienes que recrearlos

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Tipos de plantillas de notas de reuniones

No todas las reuniones funcionan de la misma manera, ni tampoco deberían hacerlo las notas. Estos tres métodos populares ofrecen formas flexibles de tomar notas según el formato de la reunión y las preferencias del equipo.

¿Qué es el Método Cornell?

Imagen de la Universidad de Cornell

El Método Cornell fue diseñado para estudiantes, pero también funciona bien para las reuniones. Divide la página en tres secciones: indicaciones, notas y resumen. Este diseño le ayuda a organizar los puntos clave sin dejar de centrarse en la discusión.

Pasos para usar el método Cornell:

1. Dibuja dos columnas: una más estrecha a la izquierda para las pistas o preguntas, y una más ancha a la derecha para las notas principales.
2. Escribe durante la reunión: Utilice la columna de la derecha para las notas sin procesar: decisiones, elementos de acción e ideas.
3. Agregue señales después: Rellene la columna de la izquierda con palabras clave, preguntas de seguimiento o nombres de propietarios.
4. Resume en la parte inferior: Escribe un breve resumen de los puntos más importantes y de los próximos pasos.

Este método funciona mejor para las reuniones en las que es necesario reflexionar o hacer un seguimiento, como las sesiones semanales de planificación o coaching.

Cómo usar el método del cuadrante

El Método Cuadrante divide tus notas en cuatro secciones iguales, cada una con un enfoque claro. Es simple, estructurado y ayuda a separar las ideas durante las discusiones rápidas.

Los cuadrantes típicos incluyen:

• Puntos clave
• Preguntas
• Elementos de acción
• Notas o ideas

Este método funciona bien para la lluvia de ideas, las reuniones de estrategia o las reuniones de equipo en las que surgen muchos temas diferentes a la vez.

¿Cuáles son los beneficios del método de mapeo mental?

Los mapas mentales utilizan diagramas visuales para conectar temas, subtemas e ideas. En lugar de escribir con viñetas, creas una estructura ramificada que muestra cómo se enlaza todo.

Por qué funciona:

• Fomenta el pensamiento creativo
• Ayuda con la memoria y el recuerdo
• Facilita la detección de conexiones entre los puntos de la agenda

Los mapas mentales son ideales para la ideación de productos, la planificación de marketing o las reuniones informales en las que la flexibilidad importa más que la estructura.

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8 plantillas populares para notas de reuniones

Las diferentes reuniones necesitan diferentes formatos de notas. Estas plantillas están diseñadas para adaptarse al tipo de reunión, para que puedas concentrarte, hacer un seguimiento del progreso y captar los puntos clave con menos esfuerzo.

1. Stand Up diario

Ideal para: reuniones breves de equipo, actualizaciones de proyectos

Esta plantilla de reuniones diarias ayuda a los equipos a compartir rápidamente el progreso, detectar los obstáculos y mantenerse alineados en las tareas. Es ideal para los equipos remotos que se reúnen cada mañana o varias veces a la semana para registrarse. El diseño hace que las cosas sean breves y centradas, lo que resulta perfecto cuando solo tienes 15 minutos.

Componentes clave de esta plantilla:

• Fecha de la reunión
• Miembros del equipo presentes
• Lo que se hizo ayer
• En qué se está trabajando hoy
• Cualquier bloqueador o desafío
• Seguimientos rápidos
• Fecha de la próxima reunión

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2. Inicio del proyecto

Ideal para: nuevas iniciativas, proyectos multifuncionales

Esta plantilla para la reunión inicial de un proyecto sienta las bases para el lanzamiento exitoso de un proyecto. Ayuda a alinear a los miembros del equipo con respecto a los objetivos, los plazos y las responsabilidades desde el principio. Utilízalo para aclarar las expectativas, identificar los riesgos y tomar decisiones tempranas.

Componentes clave de esta plantilla:

• Fecha de la reunión
• Tipo y propósito de la reunión
• Asistentes y funciones
• Objetivos y alcance del proyecto
• Cronología e hitos principales
• Responsabilidades y propietarios
• Principales riesgos o bloqueadores
• Elementos de acción
• Próximos pasos
• Fecha de la próxima reunión

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3. Reunión de ventas

Ideal para: revisiones de la cartera, actualizaciones del rendimiento del equipo

Esta plantilla para reuniones de ventas ayuda a los equipos de ventas a centrarse en los resultados. Es ideal para las revisiones semanales, las evaluaciones mensuales del desempeño o para prepararse antes de una presentación ante un cliente. La estructura mantiene las discusiones claras y centradas en los objetivos, las cifras y los próximos pasos.

Componentes clave de esta plantilla:

• Fecha de la reunión
• Asistentes
• Temas del orden del día
• Actualizaciones de canalizaciones
• Ofertas cerradas
• Lidiar con los riesgos o los bloqueadores
• Métricas de rendimiento del equipo
• Elementos de acción
• Próximos pasos
• Fecha de la próxima reunión

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4. Reunión de marketing

Ideal para: planificación de campañas, revisiones de rendimiento, actualizaciones de contenido

Esta plantilla para notas de reuniones de marketing mantiene a los equipos creativos y de estrategia alineados en cuanto a las prioridades. Es útil para las revisiones semanales, las revisiones mensuales o las lluvias de ideas sobre contenido. Utilízala para hacer un seguimiento de lo que está en progreso, de lo que hay que revisar y de lo que está por venir.

Los componentes clave de esta plantilla incluyen:

• Fecha de la reunión
• Asistentes
• Actualizaciones de la campaña
• Revisión del calendario de contenido
• Métricas de rendimiento
• Comentarios o bloqueadores
• Nuevas ideas u oportunidades
• Elementos de acción
• Próximos pasos
• Fecha de la próxima reunión

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5. Reunión de gestión de productos

Ideal para: revisiones de la hoja de ruta, planificación de funciones, actualizaciones entre equipos

Esta plantilla de reuniones de gestión de productos ayuda a los líderes y equipos de productos a mantenerse alineados en cuanto a las prioridades, los plazos y los ciclos de retroalimentación. Funciona bien para las revisiones de sprints, las discusiones sobre las hojas de ruta o las sincronizaciones interfuncionales con la ingeniería, el diseño y el soporte.

Los componentes clave de esta plantilla incluyen:

• Fecha de la reunión
• Asistentes
• Temas del orden del día
• Actualizaciones de la guía
• Bloqueadores y estado de las funciones
• Comentarios destacados de los usuarios
• Dependencias y riesgos
• Elementos de acción
• Próximos pasos
• Fecha de la próxima reunión

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6. Reunión de Scrum

Ideal para: equipos ágiles, registros de sprints, actualizaciones de desarrollo

Esta plantilla de reuniones de scrum admite actualizaciones rápidas y estructuradas durante las sesiones diarias de planificación de sprints o scrums. Ayuda a los equipos a identificar lo que está avanzando, lo que está bloqueado y lo que necesita atención inmediata.

Los componentes clave de esta plantilla incluyen:

• Fecha de la reunión
• Miembros del equipo presentes
• Tareas completadas ayer
• Prioridades de hoy
• Bloqueadores actuales
• Progreso del sprint
• Elementos de acción
• Próximos pasos
• Fecha de la próxima reunión

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7. Entrevista de usuario

Ideal para: investigación de clientes, descubrimiento de productos, pruebas de experiencia de usuario

Esta plantilla de entrevista de usuario ayuda a los equipos a obtener información honesta durante las conversaciones con los clientes. Es ideal para que los equipos de productos, los diseñadores o los investigadores recopilen comentarios para dar forma a las funciones, los mensajes o la experiencia del usuario.

Los componentes clave de esta plantilla incluyen:

• Fecha de la reunión
• Nombre y datos de contacto del entrevistado
• Entrevistador (s)
• Propósito de la entrevista
• Preguntas de la entrevista
• Respuestas de los usuarios
• Citas o puntos débiles notables
• Conclusiones clave
• Elementos de acción
• Próximos pasos

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8. Reunión de la junta

Ideal para: reuniones formales, actualizaciones ejecutivas, revisiones estratégicas

Esta plantilla de reunión de junta es para discusiones estructuradas de alto nivel. Funciona bien para las revisiones trimestrales, la planificación anual o cualquier reunión formal que requiera una documentación y un seguimiento claros. También puede servir como una plantilla detallada de actas de reuniones cuando sea necesario.

Los componentes clave de esta plantilla incluyen:

• Fecha y hora de la reunión
• Ubicación o enlace de llamada
• Asistentes y ausentes
• Temas del orden del día
• Informes y presentaciones
• Temas de debate
• Decisiones tomadas
• Objetos de acción y propietarios
• Negocios antiguos y nuevos
• Fecha de la próxima reunión

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Cómo personalizar las plantillas de notas de reunión para diferentes tipos de reuniones

Las plantillas te dan un punto de partida, pero personalizarlas hace que funcionen aún mejor. Los ajustes correctos pueden ayudar a tu equipo a mantener la concentración y hacer que tus notas sean más útiles para consultarlas en el futuro.

Estas son algunas maneras de personalizar las plantillas según el tipo de reunión:

• Sesiones de planificación estratégica: Añada espacio para los objetivos generales, los riesgos y los hitos a largo plazo. Incluya una sección resumida con las principales conclusiones y seguimientos.
• Reuniones con clientes: Incluya campos para los nombres de los clientes, los detalles de contacto, el estado del proyecto y los próximos pasos. Una sección para los elementos de acción es esencial, especialmente para el seguimiento de los entregables.
• Reuniones o reuniones de equipo: Sea breve. Usa solo lo que sea necesario, como actualizaciones, bloqueadores y ganancias rápidas. Una plantilla ligera te ayuda a empezar a tomar notas sin reducir el ritmo.
• Necesidades específicas de cada departamento: Es posible que los equipos de productos deseen secciones para los comentarios de los usuarios o los artículos pendientes. Es posible que el departamento de marketing necesite calendarios de contenido o enlaces a las campañas. Ajusta los puntos de la agenda y los de acción para que coincidan.

Los cambios sencillos, como añadir un encabezado personalizado, ajustar el diseño de la agenda o incluir un campo para la fecha de la próxima reunión, pueden hacer que tu plantilla parezca más relevante para tu equipo.

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Cómo puede ayudar Tactiq con las notas de las reuniones

Escribir y organizar las notas de las reuniones de forma manual puede ralentizar a tu equipo, especialmente cuando cambias de una herramienta a otra o intentas recordar lo que se ha dicho. Tactiq lo hace más fácil con la IA integrada que funciona directamente en sus reuniones.

Así es como Tactiq ayuda a mejorar las notas de las reuniones:

• Kits de reuniones de IA con indicaciones: Utilice kits de reuniones diseñados para reuniones, reseñas de productos, visitas de clientes y más. Cada kit incluye instrucciones predefinidas que puedes personalizar para capturar exactamente lo que tu equipo necesita, como actualizaciones de proyectos, decisiones o acciones a tomar.
• Notas de reuniones automatizadas de Tactiq: Tactiq se une a tu llamada de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams y transcribe la conversación al instante. A continuación, genera resúmenes basados en la IA con los puntos clave, los seguimientos y los próximos pasos, para que no tengas que tomar notas manualmente.
• Plantilla automatizada para notas de reuniones: Omita el formato manual. En Tactiq, puedes pedirle a la IA que rellene una plantilla de notas de la reunión basándose en tu transcripción. Solo tienes que escribir un mensaje como:

«Complete una plantilla de nota para la reunión de inicio del proyecto con la fecha, los asistentes, los puntos del orden del día, las decisiones clave y los puntos de acción de esta reunión».

La IA generará una nota estructurada que puede copiar, compartir o convertir en documentación con un solo clic.

Tactiq mantiene todo en un solo lugar para que puedas concentrarte en la discusión, no en capturar cada palabra.

Descarga la extensión gratuita de Tactiq para Chrome hoy y haga que las notas de sus reuniones sean más fáciles, rápidas y procesables.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo se escribe una buena nota de reunión?

Concéntrese en la agenda, los puntos clave, las decisiones y los puntos de acción. Usa un formato claro para que otros puedan analizar y entender rápidamente los resultados.

¿Hay una plantilla de actas de reuniones en Word?

Sí, Word ofrece plantillas integradas. También puede copiar una de las plantillas de actas de reuniones que se comparten en esta guía en un documento de Word.

¿Cómo creo una plantilla de nota de reunión en Google Docs?

Comience con un diseño de tabla o lista que incluya la fecha, los asistentes, los elementos de la agenda y los elementos de acción. También puedes pegar una de nuestras plantillas en un documento nuevo.

¿Cómo se crean automáticamente plantillas para notas de reuniones?

Puedes usar herramientas de inteligencia artificial como Tactiq para rellenar automáticamente las plantillas de notas de reuniones en función de las transcripciones. Solo tienes que elegir un formato y Tactiq se encargará del resto.

¿Qué hace que una nota de reunión sea buena?

Una buena nota es clara, organizada y fácil de compartir. Debe capturar las conclusiones clave, las tareas asignadas y los próximos pasos, sin detalles abrumadores.

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Finalizando

Las notas de las reuniones no tienen por qué ser complicadas ni llevar mucho tiempo. Con la plantilla adecuada, tu equipo puede mantenerse organizado, hacer un seguimiento de las decisiones y hacer un seguimiento sin tener que adivinar qué ocurrió en la última llamada.

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