Cómo tomar las actas de las reuniones de la junta (plantillas de Word gratuitas)

Las reuniones de la junta directiva son esenciales para tomar decisiones estratégicas, planificar y garantizar el buen funcionamiento de una organización. Sin embargo, un desafío al que se enfrentan muchos equipos es capturar y documentar de manera efectiva las discusiones y las decisiones tomadas durante estas reuniones. Sin lo adecuado actas de la reunión, se pueden perder ideas y acciones valiosas.

Este artículo explicará la importancia de las actas de las reuniones de la junta directiva, lo que deben incluir y proporcionará plantillas gratuitas para ayudarlo a comenzar.

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¿Qué son las actas de las reuniones de la junta?

Las actas de las reuniones de la junta son el registro oficial de las discusiones, decisiones y acciones tomadas durante una reunión de la junta. Sirven para múltiples propósitos esenciales, incluidos el cumplimiento legal, la gobernanza y la referencia histórica.

Elementos comunes incluidos en las actas:

• Fecha y hora: Cuándo tuvo lugar la reunión.
• Asistentes: Nombres de los presentes y ausentes.
• Mociones y votaciones: Registros de propuestas, segundos y resultados de votaciones.
• Resúmenes de las discusiones: Puntos clave y conclusiones.
• Decisiones y acciones: Pasos y responsabilidades acordados.
• Aplazamiento: Hora en que terminó la reunión.
• Próxima reunión: Fecha y hora de la próxima reunión.

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Cómo crear una plantilla para la agenda de una reunión de junta

Una agenda bien estructurada es la base para que las actas de las reuniones de la junta sean eficaces. Ayuda a mantener el rumbo de las discusiones y garantiza que se traten los temas clave. Antes de sumergirte en las plantillas, considera crear tu propio formato de agenda en función de las necesidades de tu organización.

Esto es lo que debe incluir una plantilla típica para la agenda de una reunión de junta directiva:

• Detalles de la reunión: Fecha, hora y lugar de la reunión
• Llamar para hacer un pedido: Cuando comience oficialmente la reunión
• Aprobación de actas anteriores: Es hora de revisar y aprobar las actas de las reuniones anteriores
• Informes: Informes financieros, actualizaciones de comités, informes ejecutivos
• Negocios antiguos: Seguimiento de las cuestiones pendientes de reuniones anteriores
• Nuevos negocios: Se presentan nuevos temas para su debate o decisión
• Debate abierto: Una sección para los miembros de la junta o para los comentarios del público
• Elementos de acción: Resumen de quién es responsable de qué en el futuro
• Próxima reunión: Confirme la fecha y hora de la próxima reunión
• Aplazamiento: Clausura formal de la reunión

Puedes empezar con esta estructura y ajustar las secciones según el tipo de reunión, ya sea una junta sin fines de lucro, un equipo de liderazgo de una empresa emergente o una junta de gobierno corporativo.

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Probar Asistente de actas de reuniones con IA de Tactiq. Le ayuda a crear agendas estructuradas, capturar las transcripciones de las reuniones en tiempo real y generar automáticamente resúmenes y seguimientos mediante instrucciones de inteligencia artificial.

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Las 10 mejores plantillas de actas de reuniones de junta

Encontrar la plantilla adecuada puede facilitar mucho la elaboración de las actas de las reuniones. Aquí tienes diez plantillas gratuitas que te ayudarán a empezar:

1. Plantilla básica de actas de reuniones de la junta

Esta plantilla proporciona un formato que incluye secciones esenciales como fecha, hora, asistentes, mociones y acciones. Es perfecta para las organizaciones que necesitan un registro simple pero completo.

Descarga la plantilla básica de reunión de la junta directiva en Google Docs.

Descargue la plantilla básica de la reunión de la junta directiva como un archivo .docx (Word).

2. Plantilla para actas de reuniones de juntas de organizaciones sin fines

Diseñada para organizaciones sin fines de lucro, esta plantilla garantiza el cumplimiento de las normas de gobierno y los requisitos legales, centrándose en la transparencia y la responsabilidad.

Descarga la plantilla de actas de la junta directiva de una organización sin fines de lucro en Google Docs.

Descargue la plantilla de actas de las reuniones de la junta directiva de una organización sin fines de lucro como un archivo .docx (Word).

3. Plantilla de actas formales de la reunión de la junta

Diseñada para entornos más formales, esta plantilla incluye secciones estructuradas para una grabación detallada, lo que la hace adecuada para entornos corporativos.

Descarga la plantilla de actas formales de las reuniones de la junta directiva en Google Docs.

Descargue la plantilla de actas formales de la reunión de la junta directiva como un archivo .docx (Word).

4. Plantilla de actas de reuniones de la junta de empresas emergentes

Ideal para empresas emergentes, esta plantilla se centra en la planificación estratégica y la toma de decisiones, y ayuda a las nuevas empresas a documentar su progreso y sus planes de manera eficaz.

Descarga la plantilla de actas de reuniones de la junta directiva de empresas emergentes en Google Docs.

Descargue la plantilla de actas de las reuniones de la junta directiva de empresas emergentes como un archivo.docx (Word).

5. Plantilla de actas de reuniones de la junta directiva corporativa

Esta plantilla es para entornos corporativos y cubre todos los elementos necesarios con un formato profesional, garantizando que todas las decisiones y acciones estén claramente documentadas.

Descargue la plantilla de actas de las reuniones de la junta directiva corporativa en Google Docs.

Descargue la plantilla de actas de las reuniones de la junta directiva corporativa como un archivo .docx (Word).

6. Plantilla detallada de actas de reuniones del panel de discusión

Esta plantilla de ejemplo detalla los puntos de discusión y, al mismo tiempo, realiza un seguimiento de las decisiones y acciones en reuniones extensas.

Descargue la plantilla detallada de actas de las reuniones del panel de discusión en Google Docs.

Descargue la plantilla detallada de actas de las reuniones del panel de discusión como un archivo.docx (Word).

7. Plantilla de actas de reuniones de junta orientada a la acción

Esta plantilla hace hincapié en las acciones y los resultados para rastrear fácilmente los seguimientos y las responsabilidades.

Descarga la plantilla de actas de las reuniones de la junta orientada a la acción en Google Docs.

Descargue la plantilla de actas de las reuniones de la junta orientada a la acción como un archivo .docx (Word).

8. Plantilla informal de actas de reuniones de la junta

Esta plantilla de ejemplo, adecuada para reuniones menos formales, incluye secciones básicas y permite un formato más relajado.

Descarga la plantilla de actas informales de las reuniones de la junta directiva en Google Docs.

Descargue la plantilla de actas de las reuniones informales de la junta directiva como un archivo .docx (Word).

9. Asistente de actas de reuniones impulsado por inteligencia artificial de Tactiq

El asistente de actas de reuniones con tecnología de inteligencia artificial de Tactiq captura y formatea automáticamente los detalles clave de sus reuniones. Ya sea que transcriba sus reuniones virtuales en tiempo real o genere actas a partir de los archivos de audio cargados, el conjunto de herramientas de reuniones con IA de Tactiq garantiza una documentación detallada y precisa. Personaliza las instrucciones de GPT AI para automatizar las acciones de tus debates y crear notas de reuniones personalizadas con IA para cada reunión.

Kit de herramientas de IA para reuniones de Tactiq puede ayudarlo a crear detalles y actas precisas de las reuniones de la junta sin esfuerzo. Puede guardar las instrucciones de las reuniones personalizadas como plantillas para las reuniones periódicas. Obtenga más información sobre cómo crear plantillas de reuniones.

Ejemplo de mensaje: actas de la reunión de la junta

La IA de Tactiq puede transcribir y resumir automáticamente las reuniones de su junta directiva, creando actas que incluyen todos los detalles esenciales. Puedes usar el siguiente mensaje de IA:

«Resuma la reunión de la junta directiva de hoy, incluidas las discusiones clave, las decisiones y las acciones asignadas. Incluya la fecha de la reunión, la hora en que se declaró abierta la reunión, el lugar, los asistentes, los ausentes, la aprobación de las actas de la reunión anterior, los puntos del orden del día, el debate abierto, la fecha y hora de la próxima reunión y la hora en que se suspenderá».

Este es el resultado:

¿Está listo para crear las actas de las reuniones de la junta directiva en unos pocos pasos? Descarga hoy mismo la extensión gratuita de Tactiq para Chrome.

10. Plantilla completa de actas de reuniones de la junta

Esta plantilla ofrece un formato completo que incluye todas las secciones estándar, además de áreas adicionales para la participación pública y el debate abierto, lo que la hace adecuada para organizaciones más grandes o reuniones más complejas.

Descargue la plantilla completa de actas de las reuniones de la junta directiva en Google Docs.

Descargue la plantilla completa de actas de las reuniones de la junta directiva como un archivo .docx (Word).

¿Buscas otros tipos de plantillas para reuniones?

Puede adaptar estos formatos a plantillas de reuniones de marketing, plantillas de agenda de reuniones de ventas, o plantillas de inicio de proyectos—lo que se adapte a las necesidades de su equipo.

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¿Qué deben registrar los secretarios de la junta?

Los secretarios de la junta deben recopilar actas de reuniones precisas y completas. Estos son los elementos clave que deben registrar:

• Fecha de la reunión: La fecha exacta en que tuvo lugar la reunión.
• Hora en que se declaró abierta la reunión: Cuando comenzó oficialmente la reunión.
• Nombres de los participantes y ausentes de la reunión: Una lista de quienes asistieron y quienes estuvieron ausentes.
• Correcciones y enmiendas a las actas de reuniones anteriores: Cualquier cambio realizado en las actas de la última reunión.
• Adiciones a la agenda actual: Se agregaron nuevos temas a la agenda durante la reunión.
• Si hay quórum: Confirmación de que está presente el número mínimo de miembros requerido para llevar a cabo la reunión.
• Mociones presentadas o rechazadas: Detalles de las propuestas presentadas, quién las hizo y si fueron aceptadas o rechazadas.
• Votación: Documentación de que se presentó y apoyó una moción, y el resultado de la votación.
• Acciones tomadas o acordadas: Acciones específicas decididas, incluyendo quién es responsable y los plazos.
• Próximos pasos: Acciones de seguimiento y quién es responsable de ellas.
• Artículos que se deben retener: Temas que no se abordaron y se posponen para futuras reuniones.
• Nuevos negocios: Nuevas cuestiones o temas presentados durante la reunión.
• Discusión abierta o participación pública: Cualquier debate general o contribución de personas que no sean miembros de la junta.
• Fecha y hora de la próxima reunión: La fecha y hora programadas para la próxima reunión.
• Hora de suspensión: Cuando terminó la reunión.

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Cómo escribir las actas de las reuniones de la junta paso a paso

Esta es una guía paso a paso que le ayudará a escribir notas eficaces para las reuniones de la junta directiva:

Paso 1: Prepárese antes de la reunión

• Revise la agenda: Familiarícese con la agenda de la reunión y con cualquier documento que se discutirá.
• Configura tu plantilla: Elige una plantilla que se adapte a las necesidades de tu organización e incluya todas las secciones necesarias.

Paso 2: Registrar la información clave durante la reunión

• Comience con los detalles básicos: Anota la fecha, la hora y el lugar de la reunión. Registre los nombres de los asistentes y ausentes.
• Establezca un quórum: Confirme si hay quórum para validar la reunión.
• Siga la agenda: Anote cada punto de la agenda a medida que lo aborde, incluidos los cambios o adiciones.

Paso 3: Documentar las discusiones y las decisiones

• Resuma las discusiones: Capture la esencia de las discusiones sin grabarlas literalmente. Concéntrese en los puntos clave y en las opiniones divergentes.
• Registrar movimientos: Anote todas las mociones, quién las presentó y apoyó, y los resultados de las votaciones.
• Decisiones y acciones detalladas: Documente las decisiones y acciones acordadas, incluyendo quién es responsable y cuáles son los plazos.

Paso 4: Revisar y revisar después de la reunión

• Aclare cualquier ambigüedad: Si alguna parte de sus notas no está clara, aclárela con los participantes de la reunión lo antes posible.
• Compruebe si está completo: Asegúrese de que todos los puntos del orden del día, las mociones, las votaciones y las decisiones se registren con precisión.
• Corregir: Revise las actas para ver si hay errores ortográficos, gramaticales y de integridad.

Paso 5: Distribuir para su aprobación

• Comparte el borrador de las actas: Envíe el borrador de las actas a todos los miembros de la junta para que lo revisen y corrijan.
• Incorpore comentarios: Realice las revisiones necesarias basándose en los comentarios de los miembros de la junta.
• Finalizar y distribuir: Una vez aprobada, distribuya la versión final a todas las partes pertinentes y guárdela en los registros oficiales.

Con estos pasos, puede crear actas de las reuniones de la junta directiva claras, precisas y útiles para que sirvan como un recurso valioso para su organización.

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Errores comunes que se deben evitar en las actas de las reuniones de la junta

Estos son algunos errores comunes que se deben evitar al crear actas precisas de las reuniones de la junta directiva:

No documentar un quórum

Siempre confirme y registre que hay quórum al comienzo de la reunión. Sin esto, las decisiones tomadas durante la reunión pueden no ser válidas.

Proporcionar descripciones ambiguas de las acciones

Sea claro y específico en cuanto a las medidas adoptadas. Evite un lenguaje vago que pueda generar malentendidos sobre lo que se decidió y quién es el responsable.

Incluir información innecesaria o perjudicial

Cíñete a los hechos y evita incluir opiniones personales o información confidencial que pueda resultar perjudicial si se comparte fuera de la junta.

Retraso en la distribución y aprobación de las actas

Después de la reunión, distribuya el borrador de las actas lo antes posible para garantizar su revisión y aprobación oportunas. Los retrasos pueden provocar el olvido de detalles y reducir la eficacia de las actas.

Al evitar estos errores comunes, puede asegurarse de que las actas de las reuniones de la junta directiva sean precisas, claras y beneficiosas para su organización.

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¿Cómo puede ayudar Tactiq con las actas de las reuniones de la junta directiva?

Captura precisa resúmenes de las reuniones de la junta lleva tiempo, concentración y consistencia, pero no es necesario que lo hagas todo manualmente. Después de evitar errores comunes, como descripciones imprecisas o retrasos en las aprobaciones, el siguiente paso es utilizar las herramientas adecuadas para simplificar el flujo de trabajo.

Tactiq es un asistente de reuniones con tecnología de inteligencia artificial que le ayuda a transcribir y resumir reuniones virtuales en tiempo real. Ya sea que utilices Zoom, Google Meet o Microsoft Teams, Tactiq captura automáticamente todo, desde las discusiones clave hasta los puntos de acción, para que puedas mantenerte ocupado sin preocuparte por tomar notas.

Así es como Tactiq hace que las actas de las reuniones de la junta sean más fáciles y precisas:

• Transcripción en vivo: graba automáticamente lo que se dice durante la reunión, para que no se pierda nada.
• Resúmenes basados en IA: Genere resúmenes concisos de las discusiones, las decisiones y los seguimientos.
• Indicaciones de IA personalizadas: Utilice las instrucciones guardadas para convertir instantáneamente las transcripciones en actas de reuniones estructuradas.
• Cargar archivos de audio o vídeo: Genere transcripciones y resúmenes incluso si la reunión no se celebró en una plataforma compatible.
• Transcripciones con capacidad de búsqueda: Encuentre rápidamente cotizaciones, mociones o decisiones específicas.
• Seguimientos automatizados: Convierte la información en correos electrónicos, listas de tareas o documentación con unos pocos clics.

Tactiq ayuda a los secretarios de la junta directiva, a los ejecutivos y a los líderes de equipo a convertir las conversaciones en acciones, sin la carga de la documentación manual.

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Preguntas frecuentes

¿Qué tan detalladas deben ser las actas de las reuniones?

Las actas deben resumir los puntos clave, las decisiones y las acciones de la reunión. No es necesario que sean una transcripción literal, sino que deben capturar la esencia de las discusiones y los resultados. Concéntrese en las ideas y decisiones principales en lugar de registrar cada palabra para que sean más legibles y útiles para consultarlas en el futuro.

¿Cuándo deben distribuirse las actas de las reuniones de la junta?

Distribuya el borrador de las actas inmediatamente después de la reunión para asegurarse de que los detalles estén frescos en la mente de los participantes. Permita que los miembros de la junta revisen las actas y sugieran correcciones antes de la próxima reunión.

¿Quién debe tomar las actas de una reunión de la junta?

El secretario de la junta suele ser responsable de tomar las actas, garantizar la precisión y mantener los registros. Si el secretario no está disponible, otro miembro de la junta puede tomar las actas de esa reunión.

¿Cómo aprueban las juntas directivas las actas de una reunión de la junta?

La aprobación de las actas generalmente requiere un voto de consentimiento unánime de los miembros de la junta presentes. Por lo general, las actas se revisan y aprueban al comienzo de la siguiente reunión de la junta para que los miembros puedan confirmar su exactitud.

¿Cómo se estructura la agenda de una reunión de la junta?

La agenda típica de una reunión de la junta directiva incluye elementos clave como la fecha de la reunión, la convocatoria al orden, la aprobación de las actas anteriores, los informes, los asuntos antiguos y nuevos, las medidas a tomar y el aplazamiento. Puedes personalizar la estructura en función del tamaño y el propósito de la organización.

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Finalizando

Las actas precisas de las reuniones de la junta directiva respaldan la transparencia, el cumplimiento legal y el seguimiento efectivo. Con la estructura y las herramientas adecuadas, puede capturar las decisiones y acciones clave sin perder ni un detalle.

En lugar de tomar notas manualmente, usa una herramienta como Tactiq para ayudarlo a transcribir reuniones virtuales en tiempo real, resumir las discusiones clave y generar acciones de seguimiento automáticamente. Funciona en todos los equipos de Zoom, Google Meet y Microsoft, lo que ayuda a tu equipo a mantenerse concentrado mientras Tactiq se ocupa de la documentación.

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