Cómo escribir un resumen de una reunión (con nuestra plantilla o IA)

¿Alguna vez ha asistido a una reunión llena de grandes ideas y planes, solo para olvidar los detalles días después?

En situaciones como esta, un resumen de la reunión es muy útil. En este artículo, aprenderemos a escribir un resumen eficaz de una reunión utilizando una plantilla y herramientas de inteligencia artificial.

¿Qué es un resumen de una reunión?

El resumen de una reunión es un breve resumen informal de una reunión que mantiene a todos informados sobre estos puntos clave:

• Agenda de la reunión.
• Temas de conversación.
• Decisiones tomadas.
• Elementos de acción para tu equipo.

Si bien las actas de las reuniones son más detalladas y tienen una estructura formal, el resumen de la reunión es más breve y tiene un tono más amistoso.

Por qué enviar un correo electrónico de resumen de la reunión

Enviar un correo electrónico con el resumen de una reunión puede parecer una tarea adicional, pero puede beneficiar a tu equipo de muchas maneras. A continuación, se muestran algunos motivos por los que es útil hacer un resumen de una reunión:

Promueve la responsabilidad del equipo

Un resumen de la reunión promueve la rendición de cuentas al recordar a los participantes de la reunión sus responsabilidades y compromisos. Este resumen ayuda a garantizar que los objetivos del equipo se mantengan por buen camino.

Mantiene a todos en sintonía

Las reuniones pueden ser desafiantes. Las personas tienen ideas, objetivos y prioridades diferentes, por lo que es difícil reunirlos todos en un solo lugar. Un resumen eficaz de una reunión reúne a todos en sintonía, ya que aclara los malentendidos y presenta información básica para quienes no pudieron asistir al debate.

Comparte las conclusiones y los próximos pasos

Al final de una reunión, tu equipo puede tomar decisiones importantes o desarrollar un nuevo plan de acción. En lugar de confiar en que todos recuerden el evento, un buen resumen de la reunión comparte toda esta información con el equipo para que sepan lo que se ha acordado durante la reunión y lo que pasará después.

Aumenta la eficiencia y la moral del equipo

La recapitulación de una reunión reconoce el tiempo y el esfuerzo que dedica su equipo. Podrías mencionar cómo un compañero de equipo hizo un trabajo increíble en una cancha o preparando una presentación. Dar crédito en el resumen también puede acelerar las discusiones, ya que no tendrás que destacar las contribuciones individuales en futuras reuniones.

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Proporciona espacio para comentarios y mejoras

Un buen resumen de la reunión anima a todos a dar sus sugerencias para el proyecto en curso del equipo. Mejora los procesos y aumenta la productividad al proporcionar una comunicación abierta y un espacio para la retroalimentación.

Ayuda a prepararse para futuras reuniones

Un correo electrónico de resumen de una reunión es una inversión para futuras reuniones, ya que registra todo lo que se discutió y planificó. Esta grabación le ayuda a identificar las áreas que se pueden mejorar y facilita la preparación para la próxima reunión.

Cómo escribir un resumen de una reunión

Ahora que entendemos los beneficios de un resumen de una reunión, ¡centrémonos en crear uno bien redactado! Estos son algunos consejos que le ayudarán a redactar un resumen de la reunión claro, atractivo y completo:

Toma notas durante la reunión

Tomar notas detalladas de las reuniones es esencial para recordar puntos e ideas importantes. Sin embargo, puede ser un desafío, especialmente cuando las discusiones se llevan a cabo al mismo tiempo. Para facilitar las cosas, puedes usar asistentes de reuniones con tecnología de inteligencia artificial, tales como Tactiq, que puede capturar notas en tiempo real y transcribir las discusiones con precisión.

Tenga en cuenta la legibilidad

Al redactar el resumen de la reunión, asegúrese de que su correo electrónico sea compatible con dispositivos móviles y de que se pueda acceder a él y verlo fácilmente en diferentes dispositivos, incluidos teléfonos inteligentes y tabletas. Esto significa usar saltos de línea frecuentes y formatear con viñetas. Elige un estilo de fuente que sea fácil de leer en pantallas, como Arial, Times New Roman o Calibri, y un tamaño de fuente de alrededor de 12.

Que sea breve

Usa viñetas para enfatizar los detalles clave y asegúrate de incluir información crucial como las tareas, los plazos, las soluciones, los planes y las ideas. Por lo general, los resúmenes solo se escanean, por lo que es mejor que sean breves.

Revisa antes de enviar

La revisión del resumen de la reunión garantiza que esté libre de errores y sea fácil de entender, manteniendo la profesionalidad y la comunicación adecuada dentro de su equipo. Asegúrate de revisarlo para ver si hay algún error ortográfico, gramatical o de claridad para que el resumen cumpla su propósito de manera eficaz.

Qué incluir en el resumen de una reunión

Cuando trabajas de forma remota, escribir un buen resumen de la reunión se vuelve más valioso, ya que ofrece un segundo punto de contacto para mantener tus proyectos y conversaciones al día. Asegúrate de incluir los siguientes puntos clave en tu resumen:

Una nota de agradecimiento

Comience su correo electrónico con una nota de agradecimiento para mostrar gratitud y establecer un tono positivo. Este enfoque puede ayudar a tu equipo a sentirse apreciado y hacer que sea más probable que se involucren con el contenido del resumen de la reunión.

Puntos clave

Resuma los temas relevantes discutidos y destaque los logros y los anuncios importantes. Mantén la información organizada con viñetas.

Planes de acción

Enumera los elementos de acción analizados en tu resumen. Este desglose permite a tu equipo conocer las tareas actuales y futuras, quién es responsable de las tareas específicas y los plazos que deben cumplirse. Añade viñetas para que esta sección esté más organizada.

Documentos útiles

Para agilizar el flujo de trabajo de tu equipo, adjunta a tu resumen los recursos pertinentes, como las directrices del proyecto, los plazos, las hojas de datos y el presupuesto. Este sistema ahorra tiempo y permite a todos acceder a lo que necesitan.

Preguntas importantes

Incluya cualquier pregunta de la reunión que requiera más aclaraciones en el resumen para asegurarse de que el equipo la tenga en cuenta.

Detalles de la próxima reunión

Hacer saber a todos cuándo tendrá lugar la próxima reunión les ayuda a prepararse, ya sea organizando informes o descubriendo cómo resolver los problemas.

Ejemplos de resúmenes de reuniones

Una plantilla de resumen de reuniones es útil si administras varios proyectos y equipos. Si bien cada resumen contiene información única, es mejor seguir un flujo constante para ahorrar tiempo de redacción.

Las plantillas de resumen que aparecen a continuación resumen los puntos importantes e incluyen detalles de la próxima reunión. Sin embargo, utilizan diferentes flujos según el propósito de la reunión.

Ejemplo uno

Esta primera plantilla destaca las discusiones y los elementos de acción clave, por lo que es ideal para reuniones con tus equipos y clientes.

Ejemplo dos

En esta plantilla, puede ver un enlace a posibles soluciones a un problema. Este recurso lo hace útil para resumir las reuniones relacionadas con las ventas.

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Utilice nuestra plantilla de resumen de reuniones

Si quieres escribir un resumen de la reunión de forma manual, tenemos una plantilla que puedes personalizar para que se adapte a las necesidades de tu organización. Sin embargo, es posible que aún necesites la ayuda de herramientas basadas en inteligencia artificial para crear transcripciones y resúmenes.

Asunto del correo electrónico. [Fecha + hora de la reunión+tema discutido]

Saludos. [Comience el correo electrónico con un tono amable.]

Gracias por participar en la reunión de hoy. Agradezco su tiempo y cooperación. He aquí un resumen rápido de lo que hablamos:

Agenda de la reunión. [Escribe una oración breve sobre el objetivo principal de la reunión para establecer el flujo del correo electrónico de resumen de la reunión.]

Resumen de los principales temas de conversación. [Resalte los puntos principales discutidos y otros detalles relevantes para el equipo.]

• Punto de conversación 1 y decisión
• Punto de conversación 2 y decisión

Elementos de acción. [Enumere las tareas que deben realizarse, quién es el responsable y la fecha límite.]

• Elemento de acción 1 (persona asignada, fecha límite)
• Elemento de acción 2 (persona asignada, fecha límite)

Recordatorio o preguntas. [Incluya un recordatorio o las preguntas discutidas en la reunión para mantener a todos informados.]

Información sobre la próxima reunión. [Concluya el correo electrónico con los detalles de la próxima reunión para que las personas puedan hacer los preparativos necesarios y marcarlo como favorito en sus agendas].

Saludos,

Firma de correo electrónico. [Pon tu nombre al final del resumen para que tu equipo sepa quién envió el correo electrónico.]

Este es un ejemplo de un correo electrónico de resumen de una reunión con nuestra plantilla:

Utilice la plantilla de resumen de reuniones con IA de Tactiq

Tactiq es una herramienta de transcripción de reuniones basada en inteligencia artificial que puede ayudar a redactar el resumen de la reunión. El uso de Tactiq te ahorra tiempo, ya que te permite tomar notas y resumir las acciones de las reuniones. Así es como puedes escribir un resumen eficaz de una reunión con Tactiq:

1. Descarga Tactiq. Para empezar a usar Tactiq, descárguelo gratis desde Tienda web de Chrome. Una vez agregado a su navegador, Tactiq aparecerá automáticamente durante las reuniones y comenzará a transcribir sus reuniones en tiempo real.

2. Consulta la transcripción de la reunión. Una vez finalizada la reunión, Tactiq generará una transcripción y los puntos destacados. Puedes verlos haciendo clic en la reunión en Tactiq. Además, Tactiq le notificará por correo electrónico una vez que la transcripción esté lista para su visualización.

3. Descárguelo como archivo PDF. También puede descargar la transcripción y los puntos destacados de la reunión en un archivo PDF. Simplemente haga clic en Exportar > Exportar a PDF.

4. Sube la grabación o la transcripción de una reunión. Como alternativa, puede cargar la grabación de una reunión o un archivo de transcripción existente. En ambos casos, Tactiq te ayudará a crear instrucciones para el resumen de la reunión.

5. Deja que Tactiq escriba el resumen de tu reunión. La forma más sencilla de obtener un resumen de la reunión es hacer clic en una de estas instrucciones: Correos electrónicos: correo electrónico resumido o Correos electrónicos: correo electrónico basado en la plantilla. A continuación se muestra el resumen que me generó el mensaje rápido.

Otra opción es escribir un mensaje personalizado en Haz una pregunta cuadro, luego haga clic Pregunte. Basándome en la transcripción, pregunté cuáles eran los puntos clave de la reunión y qué equipos participarían en el proyecto. A continuación se muestran las respuestas que Tactiq escribió para mí:

6. Revisa y edita los resultados. Después de que Tactiq genere el resumen de la reunión, asegúrate de revisarlo y editarlo para garantizar su precisión. Una vez que hayas realizado los cambios necesarios, puedes crear una copia y enviarla por correo electrónico a los miembros de tu equipo.

Cómo escribir un resumen de una reunión con la IA de Tactiq

¿Quieres impresionar a tu equipo con un resumen de la reunión más personalizado? ¡Tactiq puede hacerlo por ti con sus otras instrucciones rápidas! Este es un enfoque sencillo para empezar:

1. Revisa la transcripción y los puntos destacados de la reunión. En primer lugar, asegúrese de que la transcripción y los puntos destacados de la reunión sean precisos. A continuación se muestra el aspecto de una transcripción generada por TactiQ.

En la parte superior de la transcripción, puede ver los puntos destacados de la reunión, incluidas las decisiones tomadas, los elementos de acción y las llamadas.

2. Seleccione las indicaciones que mejor se adapten a sus necesidades. Tactiq ofrece varias indicaciones que le permiten personalizar el resumen de la reunión. Por ejemplo, si quiero escribir un resumen de una reunión con viñetas destacadas y las 5 acciones principales, simplemente hago clic en esas instrucciones y espero a que Tactiq escriba los resúmenes con solo unos pocos clics.

3. Edita los resúmenes de la IA antes de enviarlos. Edita los resúmenes de la IA según las indicaciones que hayas elegido. Luego, cópialos y pégalos en tu correo electrónico antes de enviarlos. A continuación se muestran los puntos de acción y los puntos destacados de la reunión que Tactiq generó para mí:

Cómo escribir un resumen de una reunión con ChatGPT

Otra opción para escribir un resumen completo de la reunión es usa ChatGPT. Siga estos sencillos pasos para empezar a usar ChatGPT para el resumen de su próxima reunión:

1. Obtenga la transcripción de su reunión. Si utilizas Tactiq para transcribir y tomar notas, puedes obtener fácilmente una copia de tu transcripción después de la reunión.
2. Abre ChatGPT. Una vez que haya abierto Chat GPT, usa este mensaje:  «Escriba un correo electrónico de resumen de la reunión con esta transcripción. Incluya viñetas con puntos clave de conversación y puntos de acción». También agregué esto: «El correo electrónico debe ser breve y conciso, con un tono conversacional».
3. Pegue la transcripción completa. Copia y pega la transcripción debajo del mensaje y presiona Entrar.

4. Espere al resumen de la reunión generado por IA. Deje que ChatGPT haga su magia y genere el resumen de su reunión. Puedes revisar y editar los resultados antes de compartirlos con tus destinatarios. Este es el resumen de la reunión que ChatGPT generó en base a mi solicitud:

Conclusión

Herramientas de IA como Tactiq y ChatGPT puede facilitar la redacción de un resumen de la reunión y reducir la pérdida de tiempo. Esto significa que no te perderás ningún detalle importante y tu equipo estará más organizado y eficiente.