Cómo entender los robots de Zoom para sus reuniones en línea

¿Cuántas llamadas recibes en un día? En una encuesta de LinkedIn realizada a 2800 profesionales, el 37% de los encuestados afirma que participa en reuniones virtuales de dos a cuatro horas al día. ¡Eso es casi la mitad de toda la jornada laboral!

Si eres como la mayoría profesionales remotos, estás haciendo todo lo posible para ser más productivo durante estas reuniones. Probablemente haya oído hablar de los bots de Zoom y de cómo otros los han utilizado. Pero no estás del todo seguro de cómo funciona. Por suerte, en esta entrada del blog, analizaremos:

• ¿Qué son los bots de Zoom y cómo funcionan?
• Si necesitas robots de Zoom.
• La mejor alternativa al robot Zoom.

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¿Qué es un Zoom Bot?

Un robot de Zoom es un programa informático que puede unirse a sus reuniones de Zoom y realizar tareas automáticamente. Considéralo un asistente virtual que puede ayudarte a gestionar tus reuniones sin necesidad de que alguien las controle.

Estos bots pueden mostrar varias cosas en sus reuniones:

• Observe lo que sucede en la reunión.
• Guarde y organice la información de la reunión.
• Realice tareas específicas cuando se le pida.
• Trabaja en conjunto con otras aplicaciones que utilices.

A menudo, los robots de Zoom se utilizan para transcribir el audio, tomar notas de las reuniones y resumir la discusión. Los desarrolladores suelen necesitar configurar y crear estos bots mediante una API (interfaz de programación de aplicaciones). Una API es un conjunto de reglas y herramientas que permite que diferentes aplicaciones de software se comuniquen entre sí. En el contexto de los bots de Zoom, la API permite a los desarrolladores acceder a las funciones y funciones de Zoom mediante programación, lo que les permite crear soluciones automatizadas personalizadas, como los bots de Zoom.

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Zoom Bot contra Zoom Chatbot

Los bots de Zoom y los chatbots de Zoom, si bien son dos cosas completamente diferentes, a menudo se usan indistintamente. Básicamente, el robot de Zoom se une a una reunión para realizar una tarea específica. Por otro lado, el chatbot de Zoom es lo que otras personas llaman al producto de Zoom, Agente virtual de Zoom.

He aquí un rápido desglose de sus diferencias:

Si bien los bots de Zoom pueden personalizar una amplia gama de tareas relacionadas con las reuniones, los chatbots de Zoom se centran específicamente en las interacciones conversacionales y en la atención al cliente. Ambas herramientas pueden ser valiosas en función de sus necesidades específicas, pero tienen diferentes propósitos en el ecosistema de Zoom.

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¿Necesitas un Zoom Bot?

Quizás se pregunte si todavía necesita un robot de Zoom, si hay muchas herramientas de IA en la actualidad. Además, Zoom también tiene el suyo Compañero de IA.

En realidad, todo se reduce a lo que usted necesita personalmente o a lo que su organización necesita para reuniones específicas de Zoom.

Cuando no necesita un robot de Zoom

Es probable que no necesite un robot de Zoom si utiliza Zoom para reuniones sencillas y directas en las que las funciones estándar son suficientes. Estos son algunos casos en los que un bot de Zoom podría no ser necesario:

• Cuando solo necesita funciones básicas para reuniones, como compartir pantalla, chatear y grabar.
• Si las funciones de IA integradas de Zoom ya cubren sus necesidades de transcripción y resúmenes.
• Para reuniones informales o de equipos pequeños en las que la toma de notas manual es manejable
• Si es de terceros Toma de notas con IA herramientas como Tactiq ya son suficientes para transcribir, resumir y integrar con otras herramientas.

Por ejemplo, soy un director de marketing que a menudo recibe llamadas de contenido. La verdad es que no necesito un robot de Zoom porque uso Tactiq para transcribir mis reuniones. Además, utilizo su resumen de IA para obtener los elementos de acción e integrarlos con mi base de datos Notion. Hablaremos más sobre esto más adelante. O puedes seguir adelante para aprender a usar Tactiq.

Cuando se necesita un Zoom Bot

Estos son los escenarios en los que sería necesario utilizar un robot de Zoom:

• Cuando las herramientas y funciones de IA existentes no abordan por completo sus requisitos específicos y necesita una solución personalizada que se adapte a su flujo de trabajo único.
• Si su organización tiene protocolos de seguridad o requisitos de cumplimiento específicos que las herramientas de IA de uso general no cumplen.
• Cuando necesita capacidades de integración más profundas con sistemas internos que no son compatibles con las herramientas estándar.

En esencia, si bien los bots de Zoom ofrecen potentes posibilidades de personalización, son principalmente beneficiosos para las organizaciones con requisitos técnicos específicos o necesidades de flujo de trabajo únicas que no pueden satisfacerse con las herramientas y funciones existentes.

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Limitaciones y regulaciones de Zoom Bot

Si no está creando un robot de Zoom, no tiene que tener en cuenta todas las normas y reglamentos relacionados con los bots de Zoom. Sin embargo, depende de tu función y de tu caso de uso.

Si es un desarrollador que quiere crear bots de Zoom, necesitará:

• Una cuenta de desarrollador de Zoom y credenciales de API para acceder a la plataforma de desarrollo de Zoom.
• Conocimiento de la documentación de la API y el SDK (kit de desarrollo de software) de Zoom para integrar la funcionalidad de los bots.
• Comprensión de los requisitos de seguridad y las directrices de cumplimiento de Zoom para garantizar que su bot cumpla con los estándares de la plataforma.

Si es un usuario que planea usar Zoom Bots, tenga en cuenta que no todas las organizaciones permiten el uso de Zoom bots por motivos de seguridad y privacidad. Antes de implementar cualquier solución de bot de Zoom, debe:

• Consulta las políticas de tu organización en relación con las herramientas de terceros y los participantes de las reuniones automatizadas.
• Revisa las directrices de seguridad de tu empresa sobre la grabación y el almacenamiento de los datos de las reuniones.
• Consulte con el departamento de TI o las partes interesadas pertinentes sobre los requisitos de cumplimiento.

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Zoom Bots: casos de uso populares

Los robots de Zoom se pueden utilizar de varias formas creativas para mejorar la productividad y la eficiencia de las reuniones. Estas son algunas de las aplicaciones más comunes para las que las organizaciones y los individuos utilizan los robots de Zoom:

Transcripción automática

Automatización de las transcripciones de Zoom es, con mucho, el caso de uso más popular porque la mayoría de las personas necesitan la transcripción. Las transcripciones se utilizan de muchas maneras, incluso destacando las ideas y los elementos de acción más importantes de la convocatoria. Esto es especialmente importante para los profesionales remotos que reciben de 2 a 4 llamadas por día. Cuantas más llamadas tenga, más datos tendrá que clasificar. La transcripción en tiempo real, con la posibilidad de ver la transcripción completa después de la llamada, ahorra mucho tiempo.

Recordatorios y programación de reuniones

Los bots de recordatorio y programación de reuniones ayudan a automatizar los aspectos administrativos de las reuniones de Zoom. Estos bots pueden enviar recordatorios automáticos a los participantes antes de las reuniones, realizar un seguimiento de la asistencia e incluso ayudar a coordinar la programación en diferentes zonas horarias. Algunos bots de programación avanzados también pueden integrarse con aplicaciones de calendario para sugerir automáticamente las horas de las reuniones en función de la disponibilidad de los participantes. Este caso de uso suele ser popular en entornos universitarios y escolares, donde hay docenas de participantes en una sola llamada.

Participación de los participantes, como las encuestas

Los bots de participación mejoran la interacción de los participantes durante las reuniones al administrar automáticamente los sondeos, las encuestas y las sesiones de preguntas y respuestas. Estos bots pueden crear y lanzar encuestas en momentos predeterminados, recopilar respuestas en tiempo real e incluso generar análisis instantáneos de los resultados. Algunos bots de participación avanzados pueden rastrear los niveles de participación y sugerir una mayor participación de la audiencia.

Integración con otras aplicaciones

Los bots de integración ayudan a conectar las reuniones de Zoom con otras herramientas y plataformas empresariales esenciales. Estos bots pueden sincronizar automáticamente las notas de las reuniones con el software de gestión de proyectos, actualizar los sistemas de CRM con la información de los asistentes o enviar las acciones a las herramientas de gestión de tareas. Por ejemplo, después de una reunión, el bot puede extraer las acciones y enviarlas a Notion, Asana o Linear.

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Cómo usar Tactiq en lugar de Zoom Bots

La buena noticia es que no es necesario crear Zoom Bots desde cero. Solo tiene que usar Tactiq para transcribir reuniones y obtener resúmenes de reuniones basados en inteligencia artificial. Tactiq es una extensión de Chrome que se vincula con Zoom y proporciona una transcripción automática, toma de notas inteligente, y análisis de reuniones sin ningún tipo de configuración técnica.

Es una alternativa fácil de usar que le brinda muchos beneficios de los bots de Zoom personalizados, a la vez que está disponible y es fácil de usar.

A continuación te explicamos cómo empezar:

1. Instala el Extensión Tactiq para Chrome de la Chrome Web Store.
2. Regístrate para obtener una cuenta Tactiq (plan gratuito disponible).
3. Abra su reunión de Zoom como de costumbre.
4. Inicie su reunión: Tactiq comenzará a transcribir automáticamente.
5. Después de la reunión, acceda a sus transcripciones y resúmenes en su panel de control de Tactiq.
6. Exporte o comparta las notas de la reunión según sea necesario en otras plataformas.

Con Tactiq, obtienes:

• Transcripción en tiempo real de sus reuniones de Zoom.
• Resúmenes de reuniones basados en IA y elementos de acción.
• Fácil integración con otras herramientas de productividad.
• Manejo seguro y privado de los datos de las reuniones.
• Sin necesidad de conocimientos técnicos de configuración o codificación.

Lo uso en todas mis reuniones. Es especialmente útil para las sesiones de lluvia de ideas. Quiero centrarme en dar a conocer mis ideas en lugar de tomar notas. También lo utilizamos mucho para los flujos de trabajo de contratación.

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Preguntas frecuentes sobre Zoom Bots

¿Zoom permite los Zoom Bots?

Sí, Zoom permite oficialmente que los bots inicien sesión a través de su plataforma Marketplace y API. Sin embargo, los desarrolladores deben seguir las directrices y los requisitos de seguridad de Zoom. Las organizaciones pueden tener sus propias políticas que restrinjan el uso de bots.

¿Los Zoom Bots graban vídeo o audio?

Los robots de Zoom pueden grabar vídeo y audio si están programados específicamente para hacerlo y se les otorgan los permisos adecuados. Sin embargo, esta capacidad está sujeta a la configuración del anfitrión de la reunión, al consentimiento de los participantes y a las leyes de grabación locales. Algunas organizaciones restringen las funciones de grabación por motivos de privacidad.

¿Los demás participantes pueden ver que estoy usando un Zoom Bot?

Depende de cómo se implemente el bot. Algunos bots aparecen como participantes de una reunión con nombres como «Bot» o «Asistente», mientras que otros funcionan de forma invisible en segundo plano. Los anfitriones de la reunión deben informar a los participantes si se utilizan bots para mantener la transparencia.

¿Los bots de Zoom son seguros de usar?

Los bots de Zoom pueden ser seguros si se implementan correctamente con cifrado, autenticación y cumplimiento de los protocolos de seguridad. Sin embargo, su seguridad depende de las prácticas de seguridad del desarrollador, las políticas de la organización y la forma en que prueben los bots. Verifique siempre las funciones de seguridad de un bot antes de usarlo.

¿Necesito conocimientos de codificación para configurar un bot de Zoom?

Tradicionalmente, la creación de bots de Zoom requiere habilidades de programación y experiencia de desarrollador. Sin embargo, herramientas como Tactiq ofrecen una funcionalidad similar sin ningún requisito de codificación. Esto hace que sea accesible para los usuarios habituales que necesitan funciones de transcripción y automatización de reuniones.

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El veredicto sobre los robots de Zoom

Los robots de Zoom representan una herramienta poderosa para automatizar y mejorar las reuniones virtuales, pero no siempre son necesarios para todos. Si bien los bots de Zoom personalizados ofrecen amplias posibilidades de personalización e integración, muchos usuarios pueden lograr sus objetivos utilizando las soluciones existentes, como Tactiq o las funciones integradas de Zoom.

La decisión de usar un bot de Zoom debe basarse en sus necesidades específicas, requisitos técnicos y políticas organizativas. Para la mayoría de los usuarios, las herramientas de terceros proporcionan un equilibrio excelente entre funcionalidad y facilidad de uso. Sin embargo, para las organizaciones con requisitos únicos o necesidades de cumplimiento específicas, los bots de Zoom personalizados siguen siendo una opción valiosa.

Ya sea que implemente un robot de Zoom personalizado u opte por las soluciones existentes, la clave es seleccionar herramientas que mejoren la productividad de las reuniones y, al mismo tiempo, mantengan la seguridad y el cumplimiento de las políticas de su organización.