Como usar o ChatGPT para integrar novos funcionários

‍Começando um novo emprego é empolgante, mas o processo de integração pode parecer cansativo, especialmente para novos funcionários que ingressam remotamente. Como empresa, você quer que seus modelos de integração, treinamento e primeiras chamadas ofereçam clareza, conexão e confiança aos novos contratados desde o primeiro dia.

Bate-papo GPT pode ajudá-lo a gerar modelos de integração, criar instruções personalizadas para módulos de treinamento e até mesmo redigir um guia passo a passo para a integração de usuários e novos funcionários. Bem usado, ele ajuda os funcionários a se adaptarem mais rapidamente, ao mesmo tempo em que oferece aos gerentes uma ferramenta para melhorar a produtividade e obter feedback valioso.

Neste artigo, abordaremos:

• O que torna um processo de integração eficaz
• Como usar solicitações e modelos do ChatGPT para integração
• Ferramentas que melhoram a integração de chamadas e a tomada de notas

O que é uma integração eficaz?

Para novos funcionários, um forte processo de integração faz mais do que entregar logins e documentos de treinamento. Isso define o tom de como eles se conectarão com a equipe, entenderão a cultura da empresa e encontrarão seu caminho dentro da empresa.

Um plano de integração eficaz deve abranger as perspectivas do empregador e do funcionário.

Do ponto de vista do empregador:

• Objetivos claros: Defina as expectativas para a primeira semana, mês e depois. Isso dá às novas contratações marcos a serem alcançados.
• Plano de integração organizado: Um processo estruturado ajuda os novos funcionários a se sentirem apoiados e confiantes.
• Check-ins regulares: Pontos de contato frequentes reduzem a incerteza e oferecem espaço para preocupações.
• Interação da equipe: Agende apresentações virtuais e encontros informais para construir relacionamentos mais cedo.
• Valores da empresa: Comunique a cultura, a visão e os objetivos específicos da sua empresa.

Do ponto de vista do funcionário:

• Canais de comunicação claros: Os novos contratados precisam saber com quem entrar em contato e como.
• Fácil acesso às ferramentas: Forneça software, detalhes de login e contas no primeiro dia.
• Treinamento on-line contínuo: Ofereça oportunidades de aprendizado contínuo para apoiar o crescimento a longo prazo.
• Plataformas de feedback: Ofereça aos funcionários uma forma de compartilhar suas ideias, perguntas e experiências.
• Uma recepção calorosa: Pequenos gestos, como uma chamada de boas-vindas virtual ou um cartão de equipe, ajudam muito.

💡 Dica profissional: Está fazendo chamadas de integração no Zoom, Google Meet ou MS Teams? Uso Táticaé a transcrição em tempo real para capturar todos os detalhes e transformá-los em notas de IA que os novos funcionários podem revisitar a qualquer momento.

Como usar o ChatGPT para integrar novos funcionários

Se sua empresa está construindo ou melhorando seu processo de integração, o ChatGPT pode oferecer suporte tanto aos gerentes quanto aos novos contratados. Com o GPT-5, você pode gerar modelos de integração personalizados, criar solicitações para treinamentos específicos para cada função e até mesmo criar cronogramas que ajudem os novos funcionários a se adaptarem rapidamente.

Peça sugestões para melhorar seu processo de integração atual.

Comece pedindo feedback ao ChatGPT sobre o que você já tem. Isso fornece sugestões com base em seu processo de integração atual e ajuda você a refiná-lo com novas ideias.

Exemplo de solicitação:

“Quero que você aja como um gerente de RH que é especialista em integrar novos funcionários. Aqui está nosso processo de integração atual [inserir detalhes]. Sugira maneiras de melhorá-lo.”

Crie um novo plano de integração para uma função específica.

Se você estiver contratando novas contratações em funções que não apoiou antes, o ChatGPT pode gerar modelos para módulos de treinamento, marcos e metas específicas da função.

Exemplos de solicitações:

• “Quais módulos de treinamento beneficiariam um novo representante de atendimento ao cliente nos primeiros 30 dias?”
• “Quais desafios um novo analista de dados pode enfrentar remotamente e como podemos apoiá-lo?”
• “Quais marcos devemos definir para um novo funcionário nos primeiros 60 dias?”

Otimize as ferramentas e o acesso.

Os novos funcionários precisam das ferramentas certas desde o primeiro dia. O ChatGPT pode sugerir maneiras de melhorar o software e os sistemas que você usa, garantindo que as contas e o acesso sejam configurados sem problemas. Pessoalmente, como gerente de projetos, eu uso Noção de listas de verificação de integração. Mas o seu pode ser mais complicado com mais ferramentas.

Exemplos de solicitações:

• “Aqui estão as ferramentas que usamos atualmente para integrar [ferramentas de lista]. Sugira maneiras de otimizar essa configuração para novas contratações.”
• “Estamos contratando uma [função]. Quais são as novas ferramentas que devem ser incluídas em sua integração?”

Sugira um cronograma passo a passo.

Por fim, o ChatGPT pode criar cronogramas de integração que equilibrem treinamento, apresentações e tarefas específicas da função.

Exemplo de solicitação:

• “Você pode gerar um cronograma de integração de duas semanas para um novo funcionário, equilibrando a cultura da empresa, o treinamento e o trabalho do projeto?”
• “Qual deve ser o foco da primeira semana para uma nova contratação remota?”
• “Com que frequência os check-ins iniciais devem ser agendados?”
• “Quando uma nova contratação deve ser apresentada aos projetos de toda a equipe?”

Quais são os 4 C's de uma integração eficaz?

Os 4Cs da integração são conformidade, esclarecimento, cultura e conexão. Conforme definido por Talya Bauer, Ph.D., esses componentes essenciais ajudam a desvendar a essência da integração, que é especialmente importante para equipes remotas.

• Conformidade: As regras e regulamentos básicos legais e relacionados a políticas que um funcionário precisa conhecer. Compartilhar e obter reconhecimento sobre a política de trabalho remoto da empresa, garantindo que as regras de proteção e confidencialidade de dados sejam claramente comunicadas e compreendidas.
• Esclarecimento: Garantir que o novo contratado compreenda sua função e suas responsabilidades. Uma sessão de integração virtual detalhada com seu supervisor direto, na qual as tarefas são claramente definidas usando ferramentas como Trello ou Asana, esclarecendo as metas e os principais resultados para os próximos meses.
• Cultura: Informar o novo contratado sobre a cultura organizacional, seus valores e normas.
• Conexão: Ajudar o novo contratado a estabelecer relacionamentos e redes interpessoais.

Cada um desses C's serve como um pilar, sustentando a estrutura de uma integração eficaz. Quando eles são adaptados para o ambiente de trabalho remoto, eles garantem que a distância não prejudique a qualidade da experiência de integração.

Mais dicas de integração

Uma combinação de planejamento, cultura da empresa e conexão humana ajuda os novos funcionários a se sentirem apoiados desde o primeiro dia. Aqui estão algumas dicas práticas para fortalecer seu processo de integração:

Acerte a chamada de integração

A chamada inicial de integração define o tom de toda a jornada de um novo contratado na empresa. Não se trata apenas de transmitir informações, mas também de fazer com que se sintam bem-vindos e valorizados.

• Esteja preparado: Conheça a agenda de dentro para fora. Parece básico, mas ser organizado transmite profissionalismo.
• Recepção calorosa: Comece com um toque pessoal. Compartilhe um pouco sobre a equipe, as tradições da empresa e os momentos mais leves.
• Escuta ativa: É o primeiro dia deles. Eles podem ter muitas perguntas ou preocupações. Dê a eles espaço para expressá-los.
• Feedback: Antes de encerrar a ligação, peça suas impressões iniciais. Isso mostra que você valoriza a opinião deles desde o primeiro dia.

Use notas para melhorar a integração futura

Analisar as notas das sessões de integração ajuda você a identificar perguntas comuns, refinar modelos e enfrentar os desafios enfrentados pelos novos contratados. Com o tempo, esses dados fortalecem seu processo de integração.

Por exemplo, você pode:

• Crie um FAQ para novos funcionários com base em consultas repetidas.
• Acompanhe as tendências específicas da função para atualizar o treinamento.
• Capture feedback que molda a cultura da empresa.

Capture e compartilhe notas de integração com o Tactiq

Em vez de confiar apenas nas solicitações do ChatGPT, que exigem que você copie as transcrições ou digite os detalhes manualmente, você pode facilitar a integração com Tática. Ele captura tudo em tempo real durante as chamadas no Zoom, no Google Meet e no MS Teams e, em seguida, usa a IA para transformar esses dados em recursos úteis de integração para novos funcionários.

• Captura em tempo real: Ao contrário do ChatGPT, que não pode participar de suas chamadas, o Tactiq transcreve as conversas à medida que elas acontecem, portanto, nenhum detalhe importante é perdido.
• Organize e destaque: Marque tarefas específicas da função, políticas da empresa ou lembretes durante a ligação para facilitar a consulta posterior.
• Compartilhe e revisite: Dê aos novos contratados acesso às transcrições e Resumos gerados por IA para que eles possam revisar as informações a qualquer momento sem pedir aos gerentes que repitam os detalhes.
• Assistente de IA integrado: Use o assistente de IA para criar rapidamente modelos de integração, perguntas frequentes ou treinamento recapitulações para novas contratações. Por exemplo, os gerentes podem perguntar:

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• “Resuma a chamada de integração de hoje em uma lista de verificação para novos funcionários.”
• “Crie um FAQ com as perguntas mais comuns feitas em nossa última sessão de integração.”
• “Elabore uma mensagem que explique a cultura da nossa empresa aos novos contratados.”

Com o Tactiq, você obtém suporte baseado em IA para criar materiais de integração consistentes, garantindo que cada novo contratado receba a mesma clareza e orientação.

Instale a extensão gratuita do Tactiq Chrome e comece a usá-lo em sua próxima chamada de integração para facilitar o processo tanto para os gerentes quanto para os novos contratados.

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Concluindo a jornada de integração

A integração não envolve apenas formulários e listas de verificação. Trata-se de criar clareza, criar conexões e dar confiança aos novos contratados desde o início. O ChatGPT pode apoiar esse processo com instruções, modelos e ideias de treinamento específicas para funções. Mas quando se trata de capturar conversas reais e transformá-las em recursos compartilháveis, Tactiq faz a diferença.

Com transcrição em tempo real e resumos de IA, a Tactiq ajuda os gerentes a transformar cada chamada de integração em guias, perguntas frequentes e modelos reproduzíveis para futuras contratações. Isso significa menos tempo repetindo detalhes e mais tempo se concentrando na construção da cultura da empresa e no apoio aos funcionários.

👉 Experimente o Tactiq hoje para transformar suas chamadas de integração em recursos duradouros que ajudam cada novo funcionário a ter sucesso.

Perguntas frequentes sobre o uso do ChatGPT para integrar novos funcionários

Quais são os principais elementos de uma integração remota eficaz?

Metas claras, planos estruturados, consultas regulares, apresentações de equipes e compartilhamento da cultura da empresa. Essas etapas ajudam os novos funcionários a se sentirem apoiados e conectados.

Como o ChatGPT pode melhorar o processo de integração?

Ele pode gerar modelos de integração, solicitações e agendas para funções específicas. Isso economiza tempo dos gerentes e garante que a integração seja adaptada a cada posição.

Quais são os 4 C's da integração?

Conformidade, esclarecimento, cultura e conexão. Juntos, eles abrangem os fundamentos jurídicos, esclarecem responsabilidades, compartilham valores e constroem relacionamentos.

Como o Tactiq oferece suporte às chamadas de integração?

O Tactiq transcreve chamadas em tempo real, organiza notas e permite criar modelos de integração, perguntas frequentes e acompanhamentos para novas contratações.

Como as notas de integração podem melhorar as experiências futuras?

A análise de transcrições e notas revela perguntas e comentários comuns. Os gerentes podem usar esses dados para refinar modelos, criar perguntas frequentes e facilitar a integração para futuras contratações.

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