Entendendo os Zoom Bots para suas reuniões on-line

Quantas ligações você tem em um dia? Em uma pesquisa do LinkedIn com 2.800 profissionais, 37% dos entrevistados dizem que estão em reuniões virtuais de duas a quatro horas diárias. Isso é quase metade de todo o dia de trabalho!

Se você é como a maioria profissionais remotos, você está se esforçando ao máximo para ser mais produtivo durante essas reuniões. Você provavelmente já ouviu falar sobre os bots do Zoom e como outras pessoas os usaram. Mas você não tem certeza de como isso funciona. Felizmente, nesta postagem do blog, discutiremos:

• O que são Zoom bots e como eles funcionam?
• Se você precisar de bots Zoom.
• A melhor alternativa ao Zoom bot.

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O que é um Zoom Bot?

Um Zoom bot é um programa de computador que pode participar de suas reuniões do Zoom e realizar tarefas automaticamente. Pense nisso como um assistente virtual que pode ajudar a gerenciar suas reuniões sem precisar de alguém para controlá-las.

Esses bots podem exibir várias coisas em suas reuniões:

• Veja o que está acontecendo na reunião.
• Salve e organize as informações da reunião.
• Execute tarefas específicas quando solicitado.
• Trabalhe em conjunto com outros aplicativos que você usa.

Freqüentemente, os Zoom bots são usados para transcrever áudio, fazer anotações de reuniões e resumir a discussão. Os desenvolvedores geralmente precisam configurar e criar esses bots usando uma API (Application Programming Interface). Uma API é um conjunto de regras e ferramentas que permite que diferentes aplicativos de software se comuniquem entre si. No contexto dos Zoom bots, a API permite que os desenvolvedores acessem os recursos e funcionalidades do Zoom de forma programática, permitindo que eles criem soluções automatizadas personalizadas, como os Zoom bots.

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Zoom Bot versus Zoom Chatbot

Os bots do Zoom e os chatbots do Zoom, embora sejam duas coisas completamente diferentes, costumam ser usados de forma intercambiável. Essencialmente, o bot do Zoom entra em uma reunião para realizar uma tarefa específica. Por outro lado, o chatbot Zoom é o que outras pessoas chamam de produto da Zoom, Agente virtual Zoom.

Aqui está um resumo rápido de suas diferenças:

Embora os bots do Zoom possam personalizar uma ampla variedade de tarefas relacionadas a reuniões, os chatbots do Zoom se concentram especificamente nas interações conversacionais e no suporte ao cliente. As duas ferramentas podem ser valiosas dependendo de suas necessidades específicas, mas elas servem a propósitos diferentes no ecossistema Zoom.

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Você precisa de um Zoom Bot?

Você pode estar se perguntando se ainda precisa de um Zoom bot, se existem muitas ferramentas de IA atualmente. Além disso, o Zoom também tem seu próprio Companheiro de IA.

Na verdade, tudo se resume ao que você precisa pessoalmente ou ao que sua organização exige para reuniões específicas do Zoom.

Quando você não precisa de um Zoom Bot

Você provavelmente não precisará de um Zoom bot se estiver usando o Zoom para reuniões simples e diretas, nas quais os recursos padrão são suficientes. Aqui estão alguns casos em que um bot do Zoom pode ser desnecessário:

• Quando você só precisa de funcionalidades básicas de reunião, como compartilhamento de tela, bate-papo e gravação.
• Se os recursos de IA integrados do Zoom já atenderem às suas necessidades de transcrição e resumos.
• Para reuniões casuais ou com equipes pequenas, nas quais é possível fazer anotações manuais
• Se for de terceiros Anotações com IA ferramentas como o Tactiq já são suficientes para transcrever, resumir e integre com outras ferramentas.

Por exemplo, sou gerente de marketing que costuma receber chamadas de conteúdo. Eu realmente não preciso de um Zoom bot porque eu uso o Tactiq para transcrever minhas reuniões. Além disso, eu uso seu resumo de IA para obter os itens de ação e integrá-los ao meu banco de dados Notion. Falaremos mais sobre isso mais tarde. Ou você pode pular para aprender a usar o Tactiq.

Quando um Zoom Bot é necessário

Aqui estão os cenários em que seria necessário usar um Zoom bot:

• Quando as ferramentas e os recursos de IA existentes não atendem totalmente aos seus requisitos específicos e você precisa de uma solução personalizada adaptada ao seu fluxo de trabalho exclusivo.
• Se sua organização tem protocolos de segurança específicos ou requisitos de conformidade que não são atendidos pelas ferramentas de IA de uso geral.
• Quando você precisa de recursos de integração mais profundos com sistemas internos que não são suportados por ferramentas padrão.

Em essência, embora os Zoom bots ofereçam poderosas possibilidades de personalização, eles são benéficos principalmente para organizações com requisitos técnicos específicos ou necessidades exclusivas de fluxo de trabalho que não podem ser atendidas pelas ferramentas e recursos existentes.

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Limitações e regulamentações do Zoom Bot

Se você não estiver criando um Zoom bot, não precisa considerar todas as regras e regulamentos relacionados aos Zoom bots. No entanto, isso depende da sua função e do seu caso de uso.

Se você é um desenvolvedor que deseja criar bots Zoom, precisará:

• Uma conta de desenvolvedor do Zoom e credenciais da API para acessar a plataforma de desenvolvimento da Zoom.
• Conhecimento da documentação da API e do SDK (kit de desenvolvimento de software) da Zoom para integrar a funcionalidade do bot.
• Compreensão dos requisitos de segurança e das diretrizes de conformidade da Zoom para garantir que seu bot atenda aos padrões da plataforma.

Se você é um usuário que planeja usar Zoom Bots, observe que nem todas as organizações permitem o uso de Zoom bots devido a questões de segurança e privacidade. Antes de implementar qualquer solução de bot Zoom, você deve:

• Verifique as políticas da sua organização em relação a ferramentas de terceiros e participantes automatizados de reuniões.
• Revise as diretrizes de segurança da sua empresa sobre gravação e armazenamento de dados de reuniões.
• Consulte o departamento de TI ou as partes interessadas relevantes sobre os requisitos de conformidade.

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Zoom Bots: casos de uso populares

Os Zoom bots podem ser usados de várias formas criativas para melhorar a produtividade e a eficiência das reuniões. Aqui estão alguns dos aplicativos mais comuns para os quais organizações e indivíduos usam os Zoom bots:

Transcrição automática

Automatizando as transcrições do Zoom é de longe o caso de uso mais popular porque a maioria das pessoas precisa da transcrição. As transcrições são usadas de várias maneiras, incluindo destacar os insights e itens de ação mais importantes da chamada. Isso é especialmente importante para profissionais remotos que têm de 2 a 4 chamadas por dia. Quanto mais chamadas você tiver, mais dados precisará classificar. A transcrição em tempo real com a capacidade de ver a transcrição completa após a chamada economiza tempo real.

Lembretes e agendamento de reuniões

Os bots de lembrete e agendamento de reuniões ajudam a automatizar os aspectos administrativos das reuniões do Zoom. Esses bots podem enviar lembretes automatizados aos participantes antes das reuniões, monitorar a participação e até mesmo ajudar a coordenar o agendamento em diferentes fusos horários. Alguns bots de agendamento avançados também podem se integrar aos aplicativos de calendário para sugerir automaticamente os horários das reuniões com base na disponibilidade dos participantes. Esse caso de uso geralmente é popular em ambientes universitários e escolares, onde dezenas de participantes estão em uma chamada.

Engajamento dos participantes, como pesquisas

Os bots de engajamento aprimoram a interação dos participantes durante as reuniões gerenciando automaticamente enquetes, pesquisas e sessões de perguntas e respostas. Esses bots podem criar e lançar enquetes em horários predeterminados, coletar respostas em tempo real e até mesmo gerar análises instantâneas dos resultados. Alguns bots de engajamento avançados podem monitorar os níveis de participação e sugerir o aumento do envolvimento do público.

Integração com outros aplicativos

Os bots de integração ajudam a conectar as reuniões do Zoom com outras ferramentas e plataformas comerciais essenciais. Esses bots podem sincronizar automaticamente as notas da reunião com o software de gerenciamento de projetos, atualizar os sistemas de CRM com informações dos participantes ou enviar itens de ação para as ferramentas de gerenciamento de tarefas. Por exemplo, após uma reunião, o bot pode extrair itens de ação e enviá-los para Notion, Asana ou Linear.

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Como usar o Tactiq em vez de Zoom Bots

A boa notícia é que você não precisa criar Zoom Bots do zero. Você pode simplesmente usar o Tactiq para transcrever reuniões e obter resumos de reuniões com inteligência artificial. Tactiq é uma extensão do Chrome vinculada ao Zoom e fornece transcrição automatizada, anotações inteligentese análises de reuniões sem qualquer configuração técnica.

É uma alternativa fácil de usar que oferece muitos benefícios de bots Zoom personalizados, além de estar prontamente disponível e fácil de usar.

Veja como começar:

1. Instale o Extensão Tactiq para Chrome da Chrome Web Store.
2. Inscreva-se em uma conta Tactiq (plano gratuito disponível).
3. Abra sua reunião do Zoom normalmente.
4. Comece sua reunião - o Tactiq iniciará automaticamente a transcrição.
5. Após a reunião, acesse suas transcrições e resumos no painel do Tactiq.
6. Exporte ou compartilhe suas notas de reunião conforme necessário em outras plataformas.

Com o Tactiq, você obtém:

• Transcrição em tempo real de suas reuniões do Zoom.
• Resumos de reuniões com inteligência artificial e itens de ação.
• Fácil integração com outras ferramentas de produtividade.
• Tratamento seguro e privado dos dados da reunião.
• Não há necessidade de configuração técnica ou conhecimento de codificação.

Eu o uso em todas as minhas reuniões. É especialmente útil para sessões de brainstorming. Quero me concentrar em divulgar minhas ideias em vez de fazer anotações. Também o usamos muito para fluxos de trabalho de recrutamento.

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Perguntas frequentes sobre Zoom Bots

Os Zoom Bots são permitidos pelo Zoom?

Sim, o Zoom permite oficialmente que os bots façam login por meio do Marketplace e da plataforma de API. No entanto, os desenvolvedores devem seguir as diretrizes e os requisitos de segurança da Zoom. As organizações podem ter suas próprias políticas restringindo o uso de bots.

Os Zoom Bots gravam vídeo ou áudio?

Os bots do Zoom podem gravar vídeo e áudio se forem especificamente programados para isso e receberem as devidas permissões. No entanto, esse recurso está sujeito às configurações do organizador da reunião, ao consentimento do participante e às leis locais de gravação. Algumas organizações restringem os recursos de gravação por motivos de privacidade.

Outros participantes podem ver que estou usando um Zoom Bot?

Depende de como o bot é implementado. Alguns bots aparecem como participantes da reunião com nomes como “Bot” ou “Assistente”, enquanto outros trabalham de forma invisível em segundo plano. Os organizadores da reunião devem informar os participantes se algum bot for usado para manter a transparência.

O uso dos Zoom bots é seguro e protegido?

Os Zoom bots podem ser seguros quando implementados adequadamente com criptografia, autenticação e conformidade com protocolos de segurança. No entanto, sua segurança depende das práticas de segurança do desenvolvedor, das políticas da organização e de como eles testam os bots. Sempre verifique os recursos de segurança de um bot antes de usá-lo.

Preciso ter habilidades de codificação para configurar um Zoom bot?

Tradicionalmente, a criação de bots Zoom exige habilidades de codificação e experiência do desenvolvedor. No entanto, ferramentas como o Tactiq oferecem funcionalidades semelhantes sem nenhum requisito de codificação. Isso o torna acessível para usuários regulares que precisam de recursos de transcrição e automação de reuniões.

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O veredicto sobre Zoom Bots

Os Zoom bots representam uma ferramenta poderosa para automatizar e aprimorar reuniões virtuais, mas nem sempre são necessários para todos. Embora os bots personalizados do Zoom ofereçam amplas possibilidades de personalização e integração, muitos usuários podem atingir seus objetivos usando soluções existentes, como o Tactiq ou os recursos integrados do Zoom.

A decisão de usar um Zoom bot deve ser baseada em suas necessidades específicas, requisitos técnicos e políticas organizacionais. Para a maioria dos usuários, as ferramentas de terceiros oferecem um excelente equilíbrio entre funcionalidade e facilidade de uso. No entanto, para organizações com requisitos exclusivos ou necessidades específicas de conformidade, os Zoom bots personalizados continuam sendo uma opção valiosa.

Se você implementa um bot Zoom personalizado ou opta por soluções existentes, a chave é selecionar ferramentas que melhorem a produtividade da reunião e, ao mesmo tempo, mantenham a segurança e a conformidade com as políticas da sua organização.