オンライン会議での Zoom ボットの理解

1日に何回電話をかけますか？2800人の専門家を対象としたLinkedInの世論調査では、回答者の 37% が毎日2〜4時間バーチャル会議に参加していると答えています。これは就業時間全体のほぼ半分です。

あなたがほとんどのようなら リモートプロフェッショナル、あなたはこれらの会議の間もっと生産的になるために最善を尽くしています。Zoomボットについて聞いたり、他の人がどのように使用したかを聞いたことがあるでしょう。しかし、その仕組みは完全には分かりません。幸いなことに、このブログ記事では以下の内容について説明します。

• Zoomボットとは何ですか？どのように機能しますか？
• Zoomボットが必要な場合。
• Zoomボットの代替として最適です。

‍

ズームボットとは？

Zoomボットは、Zoomミーティングに参加してタスクを自動的に実行できるコンピュータープログラムです。誰かに管理してもらわなくても会議を管理できるバーチャルアシスタントと考えてください。

これらのボットは、会議で次のような情報を表示できます。

• 会議で何が起きているか見てみましょう。
• 会議情報を保存して整理します。
• 求められたら特定のタスクを実行してください。
• 使っている他のアプリと連携して作業できます。

多くの場合、Zoomボットは音声の文字起こし、議事録の作成、ディスカッションの要約に使用されます。開発者は通常、API (アプリケーションプログラミングインターフェイス) を使用してこれらのボットを設定、構築する必要があります。API は、さまざまなソフトウェアアプリケーションが相互に通信できるようにするためのルールとツールのセットです。Zoomボットのコンテキストでは、APIにより開発者がZoomの特徴や機能にプログラムでアクセスできるようになり、Zoomボットのようなカスタムの自動化ソリューションを作成できるようになります。

‍

ズームボットとズームチャットボット

ZoomボットとZoomチャットボットはまったく異なるものですが、同じ意味で使用されることがよくあります。基本的に、Zoomボットは特定のタスクを実行するために会議に参加します。一方、Zoomチャットボットは、他の人がZoomの製品と呼んでいるものです。 Zoomバーチャルエージェント。

それぞれの違いを簡単にまとめてみましょう。

Zoomボットは会議関連のさまざまなタスクをカスタマイズできますが、Zoomチャットボットは特に会話型のやり取りとカスタマーサポートに重点を置いています。どちらのツールも特定のニーズによっては有用ですが、Zoomエコシステムではそれぞれ異なる目的を果たします。

‍

Zoomボットが必要ですか？

最近AIツールがたくさんあるのに、まだズームボットが必要かどうか疑問に思うかもしれません。さらに、Zoomには独自の機能もあります。 AI コンパニオン。

要するに、あなたが個人的に必要としているもの、または特定のZoomミーティングのために組織が必要とするものなのです。

Zoomボットが必要ないとき

標準機能で十分な、シンプルでわかりやすい会議にZoomを使っているなら、Zoomボットは必要ないでしょう。Zoom ボットが不要な場合をいくつかご紹介します。

• 画面共有、チャット、録画などの基本的な会議機能だけが必要な場合。
• Zoomの組み込みAI機能が、文字起こしと要約のニーズをすでに満たしている場合。
• 手作業でメモを取る必要があるカジュアルな会議や少人数のチーム会議に
• サードパーティの場合 AI ノートテイキング Tactiqのようなツールはすでに文字起こし、要約し、 他のツールと統合できます。

たとえば、私はマーケティングマネージャーで、コンテンツコールを頻繁に行っています。私は会議の文字起こしにTactiqを使っているので、Zoomボットはそれほど必要ありません。それに、AIサマリーを使ってアクションアイテムを取得し、Notionのデータベースに統合しています。これについては後ほど詳しく説明します。または、読み飛ばして Tactiq の使用方法を学ぶこともできます。

ズームボットが必要な場合

Zoomボットの使用が必要になるシナリオは次のとおりです。

• 既存のAIツールや機能では特定の要件に完全には対応できず、独自のワークフローに合わせたカスタムソリューションが必要な場合。
• 組織に、汎用 AI ツールでは満たされない特定のセキュリティプロトコルやコンプライアンス要件がある場合。
• 標準ツールではサポートされていない内部システムとのより深い統合機能が必要な場合。

要するに、Zoomボットは強力なカスタマイズの可能性を提供しますが、主に既存のツールや機能では対応できない特定の技術要件や独自のワークフローニーズを持つ組織にとって有益です。

‍

Zoomボットの制限と規制

Zoomボットを作成していないのであれば、Zoomボットに関するすべての規則や規制を考慮する必要はありません。ただし、役割やユースケースによって異なります。

Zoomボットの構築を検討している開発者には、次のものが必要です。

• Zoomの開発プラットフォームにアクセスするためのZoomデベロッパーアカウントとAPI認証情報。
• ボット機能を統合するためのZoomのAPIドキュメントとSDK（ソフトウェア開発キット）に関する知識。
• ボットがプラットフォーム基準を満たしていることを確認するための、Zoomのセキュリティ要件とコンプライアンスガイドラインを理解してください。

Zoomボットの使用を計画しているユーザーの場合、セキュリティとプライバシーの懸念から、すべての組織がZoomボットの使用を許可しているわけではないことに注意してください。Zoom ボットソリューションを実装する前に、次のことを行う必要があります。

• サードパーティツールと自動会議参加者に関する組織のポリシーを確認してください。
• 会議データの記録と保存に関する会社のセキュリティガイドラインを確認してください。
• コンプライアンス要件については、IT部門または関連する利害関係者に相談してください。

‍

ズームボット:一般的なユースケース

Zoomボットは、会議の生産性と効率を高めるために、さまざまな創造的な方法で使用できます。組織や個人がZoomボットを使用する最も一般的なアプリケーションをいくつかご紹介します。

自動文字起こし

Zoomの文字起こしの自動化 ほとんどの人が文字起こしを必要とするので、断然最も一般的なユースケースです。文字起こしは、電話会議で得た最も重要な洞察やアクションアイテムを強調するなど、さまざまな用途に使用されます。これは、1 日に 2 ～ 4 回電話をかけるリモートプロフェッショナルにとって特に重要です。通話回数が多ければ多いほど、分類しなければならないデータも多くなります。通話後に全文を確認できるリアルタイムの文字起こし機能により、時間を大幅に節約できます。

会議のリマインダーとスケジュール

ミーティングのリマインダーとスケジューリングボットは、Zoomミーティングの管理面を自動化するのに役立ちます。これらのボットは、会議の前に参加者に自動リマインダーを送信したり、出席を追跡したり、さまざまなタイムゾーンでのスケジュールの調整にも役立ちます。高度なスケジューリングボットの中には、カレンダーアプリケーションと統合して、参加者の空き状況に基づいて会議の時間を自動的に提案するものもあります。このユースケースは通常、1 回の通話に数十人の参加者が参加する大学や学校でよく使用されます。

参加者エンゲージメント (投票など)

エンゲージメントボットは、投票、アンケート、Q&Aセッションを自動的に管理することで、会議中の参加者の交流を強化します。これらのボットは、あらかじめ決められた時間に投票を作成して開始したり、回答をリアルタイムで収集したり、結果を即座に分析したりすることができます。高度なエンゲージメントボットの中には、参加レベルを追跡して、オーディエンスの関与を増やすことを提案できるものもあります。

他のアプリとの統合

インテグレーションボットは、Zoomミーティングを他の重要なビジネスツールやプラットフォームに接続するのに役立ちます。これらのボットは、議事録をプロジェクト管理ソフトウェアと自動的に同期したり、CRM システムに参加者情報を更新したり、アクションアイテムをタスク管理ツールにプッシュしたりできます。たとえば、会議の後、ボットはアクションアイテムを抽出して Notion、Asana、Linear に送信できます。

{{rt_cta_ai-convenience}}

ズームボットの代わりにTactiqを使用する方法

幸いなことに、Zoom Bot をゼロから構築する必要はありません。Tactiqを使うだけで、会議を書き起こしたり、AIを活用した会議の概要を取得したりできます。TactiqはZoomと連携して自動的に文字起こしができるChrome拡張機能です。 スマートノートテイキングまた、技術的な設定なしで会議分析を行うことができます。

これは、すぐに利用できて使いやすいだけでなく、カスタムZoomボットの多くの利点を提供するユーザーフレンドリーな代替手段です。

始める方法は次のとおりです。

1. をインストールします タクティークロームエクステンション Chrome ウェブストアから。
2. Tactiq アカウントにサインアップします (無料プランあり)。
3. Zoomミーティングを通常どおり開きます。
4. ミーティングを開始する-Tactiq が自動的に文字起こしを開始します。
5. 会議が終わったら、Tactiqダッシュボードでトランスクリプトとサマリーにアクセスしてください。
6. 必要に応じて議事録を他のプラットフォームにエクスポートまたは共有できます。

Tactiqを使用すると、次のことが可能になります。

• Zoomミーティングのリアルタイム文字起こし。
• AI を活用した会議概要 とアクションアイテム。
• 他の生産性向上ツールと簡単に統合できます。
• 会議データの安全でプライベートな取り扱い。
• 技術的なセットアップやコーディングの知識は必要ありません。

私はすべての会議にこれを使います。ブレーンストーミングセッションに特に役立ちます。メモを取るのではなく、自分のアイデアを伝えることに集中したい。また、採用のワークフローにもよく使用しています。

‍

ズームボットに関するよくある質問

ズームボットはZoomで許可されていますか？

はい、ZoomはボットがマーケットプレイスとAPIプラットフォームを介してログインすることを公式に許可しています。ただし、開発者はZoomのガイドラインとセキュリティ要件に従う必要があります。組織によっては、ボットの使用を制限する独自のポリシーがある場合があります。

Zoom ボットはビデオまたはオーディオを録画しますか？

Zoomボットは、特別にプログラムされ、適切な権限が与えられていれば、ビデオとオーディオを録画できます。ただし、この機能はミーティング主催者の設定、参加者の同意、地域の録画法に左右されます。一部の組織では、プライバシー上の理由から録音機能を制限しています。

私が Zoom Bot を使用していることを他の参加者に確認できますか？

ボットの実装方法によって異なります。「ボット」や「アシスタント」などの名前で会議参加者として表示されるボットもあれば、バックグラウンドで目に見えないように動作するボットもあります。会議の主催者は、透明性を維持するためにボットが使用されているかどうかを参加者に知らせる必要があります。

Zoomボットは安全で安心して使用できますか？

Zoomボットは、暗号化、認証、およびセキュリティプロトコルへの準拠を適切に実装すれば安全です。ただし、その安全性は、開発者のセキュリティ慣行、組織のポリシー、およびボットのテスト方法によって異なります。ボットのセキュリティ機能は、使用前に必ず確認してください。

Zoomボットをセットアップするにはコーディングスキルが必要ですか？

従来、Zoomボットの作成には、コーディングスキルと開発者の専門知識が必要でした。ただし、Tactiq のようなツールはコーディングを必要とせずに同様の機能を提供します。これにより、会議の文字起こしや自動化機能を必要とする一般ユーザーでも利用できるようになります。

‍

ズームボットに関する評決

Zoomボットはバーチャルミーティングを自動化し強化するための強力なツールですが、必ずしもすべての人に必要というわけではありません。カスタム Zoom ボットには幅広いカスタマイズと統合の可能性がありますが、多くのユーザーは Tactiq や Zoom の組み込み機能などの既存のソリューションを使用して目標を達成できます。

Zoomボットを使用するかどうかは、特定のニーズ、技術要件、および組織のポリシーに基づいて決定する必要があります。ほとんどのユーザーにとって、サードパーティツールは機能性と使いやすさのバランスが非常に優れています。ただし、独自の要件や特定のコンプライアンスニーズがある組織にとっては、カスタム Zoom ボットは依然として貴重な選択肢です。

カスタムのZoomボットを実装する場合でも、既存のソリューションを選択する場合でも、重要なのは、セキュリティと組織のポリシーへのコンプライアンスを維持しながら、会議の生産性を高めるツールを選択することです。