Cómo escribir un resumen de una reunión que inspire a la acción

¿Alguna vez ha salido de una reunión sintiéndose inspirado y lleno de ideas, pero le ha costado recordar los puntos clave una semana después? Aquí es donde entra en juego un excelente resumen de la reunión.

En este artículo te mostraremos cómo escribir resúmenes de reuniones que hacen más que recordar a la gente lo que se dijo. ¡Inspirarán la acción y ayudarán a todos a recordar las cosas importantes! Saber cómo resumir una reunión de manera eficaz puede marcar una gran diferencia, ya sea que dirijas un equipo, gestiones proyectos o simplemente participes en reuniones. Un buen resumen mantiene a todos los informados.

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¿Qué es un resumen de una reunión?

El resumen de una reunión es un documento breve que captura las partes esenciales de una reunión. Piense en ello como un vídeo de lo más destacado de un juego deportivo. En lugar de mostrar cada jugada, se centra en los grandes momentos que importan.

Del mismo modo, un resumen de la reunión incluye los puntos clave, las decisiones y los puntos de acción de la reunión, pero omite todas las conversaciones triviales y las discusiones fuera del tema.

¿Por qué es importante? Porque después de una reunión, las personas suelen estar ocupadas con otras tareas y es posible que no lo recuerden todo. Un resumen de la reunión ofrece a todos una forma rápida de recordar las cosas importantes sin tener que revisar páginas de notas. Es una referencia útil que ayuda a tu equipo a centrarse en lo que tiene que hacer a continuación y lo prepara para la próxima reunión.

El resumen de una reunión es como un mapa que guía al equipo después de la reunión. Muestra dónde has estado, las decisiones y los pasos que debes tomar a continuación. Y al igual que un buen mapa, es claro, conciso y fácil de seguir.

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Por qué es importante escribir resúmenes de reuniones eficaces

Redactar un resumen eficaz de una reunión es más que una tarea rutinaria; es una herramienta de comunicación vital para tu equipo. He aquí por qué son tan importantes:

Communication effective

Un resumen bien redactado de la reunión garantiza que todos entiendan las discusiones y las decisiones tomadas, independientemente de su asistencia. Es una forma de mantener a todos informados y garantizar que no se pierda ninguna información importante.

Resumen conciso

El tiempo es valioso y no todo el mundo puede pasar horas leyendo las notas detalladas de las reuniones. Un resumen conciso resume la reunión en sus elementos más cruciales, lo que permite a los miembros del equipo comprender lo esencial y avanzar rápidamente.

Reflexiona sobre los objetivos del equipo en tu resumen

El resumen de la reunión debe reflejar los objetivos y prioridades de tu equipo. Al destacar los resultados clave y los elementos de acción que se alinean con los objetivos de tu equipo, el resumen se convierte en una herramienta poderosa para mantener a todos alineados y centrados en los objetivos comunes.

Los resúmenes eficaces de las reuniones mejoran la forma en que tu equipo colabora y lleva a cabo las tareas. Actúa como un puente entre las reuniones para garantizar la continuidad y la claridad en el camino del equipo hacia sus objetivos.

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Resumen de la reunión frente a las actas de la reunión

Es importante comprender la diferencia entre el resumen de una reunión y las actas de la reunión. He aquí un desglose rápido:

Resume de la reunión

• Se centra en los principales resultados, decisiones y puntos de acción y, a menudo, reflejan directamente la agenda de la reunión.
• Suele ser más corto y fácil de leer.
• Ideal para ofrecer una visión general y conclusiones importantes.
• Ideal para equipos que necesitan una referencia rápida a los puntos principales.

Actas de la reunión

• Proporciona un registro cronológico detallado de la reunión.
• Incluye todo lo dicho y hecho durante la reunión.
• A menudo son más largos y detallados.
• Necesario for Formal Reuniones, requisitos legales o cuando se necesitan registros detallados.

En esencia, los resúmenes de las reuniones muestran el «qué» y el «por qué» de la reunión de forma concisa, mientras que las actas de las reuniones ofrecen el «quién», el «qué», el «cuándo», el «dónde» y el «cómo» en detalle. Según las necesidades de tu equipo, puedes usar uno, el otro o ambos.

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Tres consejos para escribir un resumen de una reunión que inspire a la acción

La elaboración de un resumen de la reunión que informe y motive a tu equipo requiere un enfoque reflexivo. Estos son tres consejos que te ayudarán a crear resúmenes que lleven a la acción:

1. Concéntrese en los detalles más importantes discutidos

• Identifique los puntos críticos: Comience por identificar los principales temas de discusión, las decisiones clave y los elementos de acción específicos. Asegúrese de que estén alineados con la agenda de la reunión para mantener el enfoque y la relevancia.
• Resalta los resultados: Indique claramente los resultados de la reunión. Esto podría ser una decisión, una solución o una idea nueva.
• Asigna responsabilidades: Mencione quién es responsable de qué. Esto crea responsabilidad y ayuda a los miembros del equipo a comprender sus funciones en la ejecución del plan.

2. Eliminar información innecesaria

• Sea breve: El resumen de la reunión debe ser más breve que las notas de la reunión y cubrir solo los puntos principales. Evita la tentación de incluir todos los detalles. Céntrese en los puntos que contribuyen directamente a comprender los resultados de toda la reunión.
• Usa viñetas: Las viñetas pueden hacer que el resumen de la reunión sea más fácil de leer, lo que ayuda a los lectores a encontrar rápidamente la información más relevante.
• Evite la jerga: Utilice un lenguaje claro y directo para garantizar que todos puedan entender el resumen de la reunión, independientemente de su función o experiencia.

3. Enlace a los documentos justificativos:

• Dé el contexto: Incluya enlaces o referencias a cualquier documento, diapositiva o informe discutido durante la reunión. Esto permite a los miembros del equipo profundizar en temas específicos si necesitan más información.
• Garantizar la accesibilidad: Asegúrese de que todos los miembros del equipo puedan acceder a los documentos enlazados. Use unidades compartidas o almacenamiento en la nube para que todos puedan acceder.
• Resume los documentos clave: Si un documento es importante, resuma brevemente su contenido en el resumen de la reunión. Esto ayuda a quienes no tengan tiempo de revisar todo el documento.

Al desarrollar estos consejos, los resúmenes de las reuniones pueden convertirse en algo más que un simple registro de lo que se dijo. Se transforman en herramientas estratégicas que guían las acciones y decisiones de su equipo, garantizando que cada reunión conduzca a un progreso tangible.

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Reuniones resumida plantillas

La creación de un resumen perfecto de la reunión resulta más fácil cuando se utilizan plantillas para organizar las notas de la reunión. Estas son cinco plantillas de resumen de reuniones para este propósito:

1. Plantilla resuma de la reunión de actualización del estado

La plantilla de resumen de la reunión de actualización del estado captura los principales desarrollos, desafíos y avances en los proyectos en curso. Es ideal para mantener al equipo alineado e informado sobre los próximos pasos y las actualizaciones cruciales.

Plantilla: State Update Reunion

Asunto: State Update Reunion - [Projecte name] - [Date]

Asistentes a la reunión: [Lista de asistentes]

Puntos clave discutidos:

• Avances in the currently tasks.
• Cualquier desafío u obstáculo encontrado.
• Actualizaciones sobre cronogramas y plazos.

Decisiones tomadas:

• Planes de acción para superar cualquier desafío.
• Ajustes a los plazos o responsabilidades, si los hubiera.

Action elements:

• [Tarea]: asignada a [Nombre], fecha límite [Fecha].
• [Tarea]: asignada a [Nombre], fecha límite [Fecha].

Adjuntos/references:

• Link to project plan.
• Documentos o informes relevantes para el debate.

Próximos pasos:

• Haga un seguimiento de las tareas específicas antes del [Fecha].
• Programe la próxima reunión de actualización de estado para [Fecha].

Notas adicionales:

• Nota breve sobre los sentimientos generales y las observaciones esenciales durante la reunión.

Esta plantilla proporciona un método claro y eficaz para reanudar las reuniones de actualización del estado y garantizar que se anote y comparta toda la información importante. En función del proyecto o de las herramientas de gestión que utilices, el resumen de la reunión puede variar ligeramente. No dudes en modificarlo, asegurándote de que incluya todos los detalles esenciales.

2. Plantilla resuma de la reunión de inicio del proyecto

Puede adaptar esta plantilla para una reunión inicial del proyecto a sus requisitos específicos. Proporciona una estructura clara para documentar las etapas iniciales de un proyecto a fin de garantizar que se registre la información crítica.

Plantilla: Project Launch Reunion

Asunto: Startseite - [Projecte name] - [Date]

Asistentes: [Lista de asistentes]

Descripción general del proyecto:

• Breve descripción del proyecto.
• Objetivos y resultados esperados.

Funciones y responsabilidades:

• Descripción del rol y las responsabilidades de cada miembro del equipo en el proyecto.

Cronograma e hitos del proyecto:

• Hitos clave y sus respectivos plazos.
• Cronograma general del proyecto.

Recursos y herramientas:

• Lista de los recursos y herramientas necesarios para el proyecto.
• Cualquier restricción de presupuesto o recursos.

Riesgos y planes de mitigación:

• Riesgos potenciales identificados.
• Estrategias para mitigar estos riesgos.

Elementos de acción:

• [Tarea]: asignada a [Nombre], fecha límite [Fecha].
• [Tarea]: asignada a [Nombre], fecha límite [Fecha].
• [O enlace a la página del proyecto, donde se enumeran todas las tareas]

Adjuntos/referencias:

• Documento del plan del proyecto.
• Cualquier material de referencia o investigación relevante.

Próximos pasos:

• Tareas iniciales para iniciar el proyecto.
• Fecha y agenda de la próxima reunión del proyecto.

Notas adicionales:

• Conclusiones o puntos de vista clave de la discusión inicial.

Esta plantilla está estructurada para capturar los elementos esenciales de la reunión inicial de un proyecto, sentando una base sólida para el inicio y el progreso exitosos del proyecto.

3. Plantilla retro para resumir una reunión

Esta plantilla resume las reuniones retrospectivas, comúnmente denominadas «retros». Estas reuniones reflexionan sobre un proyecto o un período de tiempo específico, y discuten qué salió bien y qué no, y cómo mejorar para el futuro.

Plantilla: Retro Meeting

Asunto: Reunión retro - [Proyecto/período de tiempo] - [Fecha]

Asistentes: [Lista de asistentes]

Reflexiones sobre los éxitos:

• Logros clave y lo que contribuyó a estos éxitos.
• Comentarios positivos o elogios para los miembros del equipo.

Desafíos encontrados:

• Dificultades u obstáculos específicos enfrentados durante el proyecto o período.
• Discusión sobre lo que se podría haber hecho de otra manera.

Lecciones aprendidas:

• Perspectivas valiosas obtenidas tanto de los éxitos como de los desafíos.
• Ideas para aplicar estas lecciones a proyectos futuros.

Planes de mejora:

• Estrategias para abordar los desafíos señalados.
• Compromisos o cambios que se implementarán en los próximos proyectos.

Elementos de acción:

• [Tarea/cambio] - Persona responsable, fecha límite.
• [Tarea/cambio] - Persona responsable, fecha límite.
• [O enlace a la herramienta de administración de tareas para obtener todos los detalles]

‍Fecha de la próxima reunión:

• Programe la próxima reunión retro o sesión de seguimiento.

Notas adicionales:

• Observaciones o comentarios generales que es importante documentar.

Esta plantilla proporciona un enfoque estructurado para capturar los aspectos clave de una reunión retro. Documenta las reflexiones, los puntos de vista y los planes de acción para mejorar.

4. Plantilla para resumir una sesión de lluvia de ideas

Esta plantilla sirve para resumir las sesiones de lluvia de ideas. Estas reuniones son vitales para generar nuevas ideas, explorar soluciones creativas y fomentar el pensamiento colaborativo dentro del equipo.

Plantilla: Sesión de lluvia de ideas

Asunto: Sesión de lluvia de ideas - [Tema] - [Fecha]

Asistentes: [Lista de asistentes]

‍Objetivo de la sesión:

• Defina el objetivo principal o el enfoque de la sesión de lluvia de ideas.

Ideas generadas:

• Enumere las ideas y sugerencias clave que surgieron durante la sesión.
• Incluya descripciones breves si es necesario.

Aspectos destacados de la discusión:

• Resuma cualquier punto importante de debate o interés.
• Mencione las contribuciones notables de los miembros del equipo.

Posibles soluciones e innovaciones:

• Identifique las ideas o soluciones más prometedoras que surgieron.
• Describa los próximos pasos posibles para explorar más a fondo estas ideas.

Elementos de acción:

• Asigna tareas o áreas de investigación en función de las ideas generadas.
• Especifique las personas responsables y los plazos.

Comentarios y observaciones:

• Incluya observaciones generales sobre la eficacia de la sesión.
• Capture cualquier comentario que pueda mejorar las futuras sesiones de lluvia de ideas.

Próxima reunión o seguimiento:

• Programa una sesión de seguimiento para seguir desarrollando las ideas.
• Establezca una fecha para revisar el progreso de los elementos de acción.

Notas adicionales:

• Cualquier otra información o información relevante de la sesión.

Esta plantilla proporciona una forma estructurada de capturar la energía creativa y los resultados de una sesión de lluvia de ideas.

5. Plantilla de resumen de la reunión de incorporación

Esta plantilla resume las reuniones de incorporación, que son cruciales para dar la bienvenida a los nuevos miembros del equipo y prepararlos para el éxito en sus funciones.

Plantilla: Reunión de incorporación

Asunto: Resumen de la reunión de incorporación - [Nombre del nuevo miembro del equipo] - [Fecha]

Asistentes: [Lista de asistentes, incluido el nuevo miembro del equipo]

Introducción y bienvenida:

• Una breve introducción del nuevo miembro del equipo.
• Palabras de bienvenida de los líderes de equipo o colegas.

Descripción general del rol:

• Descripción detallada del rol y las responsabilidades del nuevo miembro del equipo.
• Expectativas y objetivos para el puesto.

Plan de formación y desarrollo:

• Esquema del cronograma de capacitación y los recursos de aprendizaje.
• Cualquier acuerdo de tutoría o apoyo.

Integración del equipo:

• Introducción a la dinámica del equipo y a los miembros clave del equipo.
• Descripción general de los proyectos en curso y la participación del nuevo miembro.

Detalles administrativos:

• Analice los procesos administrativos, como los protocolos de recursos humanos, las configuraciones de TI y los requisitos de acceso.
• Fechas y plazos importantes para las tareas o trámites iniciales.

Elementos de acción:

• Para empezar, tareas específicas para el nuevo miembro del equipo.
• Cualquier capacitación o reunión inmediata a la que deban asistir.

Próxima reunión o registro:

• Programe la próxima reunión o regístrese para revisar el progreso y responder cualquier pregunta.

Notas adicionales:

• Cualquier otra información u orientación relevante para ayudar a la integración del nuevo miembro del equipo.

Esta plantilla garantiza que documentes los elementos críticos del proceso de incorporación, lo que ayuda a los nuevos miembros del equipo a sentirse informados y apoyados al comenzar su viaje con el equipo.

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Redacción de resúmenes de reuniones con herramientas de inteligencia artificial como Tactiq

Si quieres escribir fácilmente los resúmenes de tus reuniones, es el momento de usarlos Tactiq! Tactiq convierte fácilmente las palabras habladas en notas de reuniones organizadas, ¡ya no se pierde información crítica! Tactiq simplifica el proceso de captura y organización de los puntos clave de la reunión. Puedes concentrarte por completo en la reunión mientras él se encarga de tomar notas. A continuación, le indicamos cómo empezar:

1. Instalar Tactiq en Chrome - ¡es gratis!
2. Ve a tu Integraciones página y conecta tu herramienta de videoconferencia preferida haciendo clic en «Conectar».

3. Únete a tu llamada. Verás la transcripción en tiempo real en la ventana de Tactiq de la derecha.

4. Puedes resaltar una oración manualmente o dejar que Tactiq resalte automáticamente las notas en función de las palabras clave mencionadas.

Después de la reunión, puede acceder a la transcripción completa con el nombre del orador y lo que dijo. También verás las frases que has resaltado y los subrayados automáticos.

Y lo que es más importante, verás los resúmenes de las reuniones y los elementos de acción generados por OpenAI. ChatGPT-4 Turbo extrae las tareas y los seguimientos de la reunión.

Tactiq es gratuito para un máximo de 10 reuniones mensuales, pero puedes hacerte con el plan Pro mensual de 12 dólares para transformar tus videoconferencias. La suscripción incluye reuniones ilimitadas, resúmenes automáticos y resúmenes de las reuniones.

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Convierta los resúmenes de sus reuniones en herramientas para el éxito del equipo

Un buen resumen de una reunión no solo registra las discusiones, sino que actúa como un trampolín para la acción. Con estos consejos y plantillas, puedes mejorar la comunicación, la claridad y la productividad de tu equipo.

Más recursos

• «Ejemplos de correos electrónicos de seguimiento»: Proporciona ejemplos de correos electrónicos de seguimiento para varios escenarios.
• «Plantilla de indicaciones de ChatGPT para una reunión: la guía definitiva»: Ofrece plantillas y estrategias para usar ChatGPT a fin de optimizar los preparativos y los resultados de las reuniones.
• «Cómo usar ChatGPT para incorporar nuevos empleados»: Descubra técnicas y consejos sobre cómo se puede utilizar ChatGPT para incorporar nuevos empleados.‍
• «Resumen de la reunión»: Analiza las estrategias para realizar resúmenes prácticos de las reuniones.