Cómo crear espacios para citas en Google Calendar

¿Es usted un profesional remoto que lucha por realizar un seguimiento de numerosas reuniones? ¿No estás seguro de cómo organizar las citas con personas ajenas a tu organización? No te preocupes, porque Google Calendar es tu mejor aliado. Con su interfaz intuitiva y sus herramientas de organización de citas, Google Calendar garantiza que nunca más te saltes una reunión importante.

En esta entrada del blog, profundizaremos en cómo crear espacios para citas en Google Calendar, para que puedas asegurarte de estar siempre al día con tu agenda.

¿Google Calendar tiene espacios para citas?

¡Sí! Google Calendar tiene una nueva función de franjas horarias para citas que te permite configurar un bloque de citas en tu calendario para que otras personas puedan reservar. Por ejemplo, puedes programar una reunión semanal con un cliente o tu equipo.

Puedes proporcionar a las personas un bloque de tiempo de tu agenda en el que puedan reservar franjas horarias específicas. Por ejemplo, puedes asignar un período de reunión de 2 horas a intervalos de 30 minutos. Otras personas pueden reservar una de estas franjas horarias de 30 minutos dentro del plazo designado.
Otro ejemplo es la organización de sesiones de consultoría, que pueden tener este aspecto:

Las franjas horarias de Google Calendar y el calendario de citas

La función de franjas horarias de Google Calendar es diferente a crear una Calendario de citas. Con el tiempo, la programación de citas reemplazará a los espacios para citas, pero ambos seguirán estando disponibles para su uso según el tipo de cuenta de Google que tenga. Hablemos de las principales características de las dos y en qué se diferencian.

Programación de citas

• Ofrece opciones de reserva más flexibles para las personas que no tienen una cuenta de Google o están fuera de tu organización. Las personas solo tienen que acceder a tu página de reservas a través de un enlace.
• Puedes acceder a esta función desde una cuenta profesional o educativa o desde una cuenta personal de Gmail en un plan individual de Google Workspace.
• Tienes tu propia página de reservas profesional que permite a cualquier persona reservar una cita contigo.
• Recibirás correos electrónicos de confirmación y actualización de la reserva, y quienes reserven una cita contigo también recibirán correos electrónicos de recordatorio antes de la cita.
• Puedes personalizar la forma en que te reúnes con los clientes (en persona, por teléfono o en una videoconferencia de Google Meet).
• Puede personalizar la disponibilidad de sus citas (limitar la cantidad de citas por día, los intervalos de citas, el tiempo intermedio entre ellas, etc.)

Plazas para citas

• Los espacios para citas solo están disponibles para las cuentas de Google Workspace que cumplan los requisitos. Solo las personas que tengan una cuenta de Google pueden reservar citas contigo.
• Tienes la posibilidad de añadir nuevos miembros al equipo. Google Calendar los incluye automáticamente en tus citas confirmadas.
• Puede administrar los calendarios secundarios, de equipo o de compañeros de trabajo, lo que le permite programar citas más allá de su calendario personal.
• Tiene la opción de reservar con antelación una sala de conferencias o reuniones durante su cita.

Similar a Calendly, las funciones de citas de Google Calendar proporcionan herramientas para programar citas o eventos de manera más eficiente. Permiten a los usuarios asignar franjas horarias específicas para las citas a fin de mejorar el proceso de reserva.

Además, ambas plataformas ofrecen la comodidad de programar en línea, lo que reduce la necesidad de coordinación y comunicación manuales. Si bien difieren en términos de personalización y funciones, la similitud principal radica en su capacidad para simplificar la programación de citas y mejorar la administración del tiempo.

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Programa reuniones más rápido con la nueva función de disponibilidad de Gmail

¡Buenas noticias! Google lanzó recientemente una nueva función que te permite programar reuniones y compartir tu disponibilidad directamente desde Gmail. Esto hace que sea muy práctico programar citas con clientes, socios y compañeros de equipo cuyos calendarios de Google son invisibles para ti. Esta función ayuda a reducir los hilos de correo electrónico de ida y vuelta a la hora de organizar las reuniones.

Cuando redacte un correo electrónico directamente desde su bandeja de entrada, haga clic en el icono de tres puntos y seleccione «Fija una hora para reunirnos».

Aquí puedes encontrar dos opciones:

1. Ofrece horarios en los que eres gratis - con esta opción, el calendario se abre junto al borrador del correo electrónico. Puede seleccionar e insertar las horas de reunión propuestas directamente en el correo electrónico. A continuación, el destinatario puede revisar estas opciones y seleccionar la hora que más le convenga, y recibirá automáticamente una invitación en el calendario.
2. Crear un evento - al seleccionar esta opción, aparecerá una ventana para crear un evento de calendario en el lado derecho. Los destinatarios y los detalles del evento se rellenan automáticamente desde el correo electrónico. Incluso se agrega un resumen del evento al cuerpo del correo electrónico para compartirlo rápidamente.

(Nota: Esta función está disponible para todos los clientes y usuarios de Google Workspace con cuentas de Google personales).

¿Cómo creo franjas horarias para citas en Google Calendar?

Cuando creas un bloque de espacios para citas, se consolidan en un evento único en tu calendario. Verás el icono del «bloque de citas» en la esquina superior izquierda del evento para verificar que se trata de un bloque de citas. Para crear un espacio para citas, sigue estos pasos:

1. Desde tu ordenador de sobremesa o portátil, abre Google Calendar.
2. En la esquina superior izquierda, haz clic 'Crear', luego selecciona «Horario de cita» del menú.
3. Escribe un título para la consulta. Será visible para cualquier persona que tenga el enlace a tu página de reservas y aparecerá en tu calendario para reservas y horarios.
4. Selecciona la duración de la cita (mínimo 15 minutos).
5. Selecciona tu disponibilidad general para la fecha y la hora y, a continuación, selecciona la zona horaria de tus citas.
6. También puede cambiar los siguientes ajustes opcionales:
   - Ventana de programación - le permite establecer con cuánta antelación se pueden reservar las citas. La configuración predeterminada permitirá a las personas elegir un horario de citas de Google con 60 días a 4 horas de antelación
   - Disponibilidad ajustada - indicará las horas en las que estás disponible para fechas específicas
   - Configuración de citas reservadas - le permite seleccionar el tiempo intermedio entre las citas y el máximo de reservas que acepta por día
   - Calendarios comprobados para comprobar su disponibilidad - selecciona las casillas junto a los calendarios si te suscribes a otros calendarios para comprobar tu disponibilidad
   - Color - cambia el color de tu horario de citas
7. Haga clic 'Próximo'.‍
8. Elige una foto, un nombre, una ubicación, una conferencia (presencial, telefónica o videoconferencia) y una descripción de la página de reserva para explicar tu servicio.
9. Pulsa Guardar y ahora también puedes añadir un formulario de reserva para que los asistentes lo rellenen y te envíen correos electrónicos de confirmación de la reserva y recordatorios a ti y a la persona que concertó la cita.

Solucionar problemas con las franjas horarias para citas de Google Calendar

¿Por qué no puedo crear espacios para citas en Google Calendar?

Tenga en cuenta que los espacios para citas solo están disponibles para Espacio de trabajo de Google usuarios. No puedes acceder a él desde una cuenta personal de Google. Comprueba si has iniciado sesión en la cuenta correcta o si te has suscrito a un plan de Google Workspace (necesitas al menos el Estándar empresarial plan para acceder a las franjas horarias).

¿Por qué no aparecen los espacios para citas de mi calendario de Google?

Asegúrate de que tu calendario esté configurado como «Público». De lo contrario, otras personas no verán los horarios de tus citas. A continuación, te explicamos cómo puedes cambiar la configuración de visibilidad:

1. En tu ordenador, abre Calendario de Google.
2. Selecciona el evento que deseas actualizar.
3. Haga clic 'Visibilidad predeterminada' y selecciona la configuración de privacidad del evento.
4. Golpear 'Ahorrar'.

¿Puedes reemplazar Calendly por las franjas horarias para citas de Google Calendar?

Tanto Appointment Slots de Google Calendar como Calendly ofrecen soluciones de programación de citas, pero tienen diferentes funciones y beneficios. Las ranuras para citas de Google Calendar están integradas con Google Calendar y son útiles si ya utilizas Google Workspace (anteriormente G-Suite). Te permite crear franjas horarias específicas directamente en tu calendario y compartirlas con otras personas. Sin embargo, sus opciones de personalización son limitadas y es posible que no se adapte a necesidades de programación complejas. Además, no ofrece funciones de análisis ni de equipo, como la capacidad de administrar varios departamentos grandes.

Calendly, por otro lado, es una herramienta de programación independiente que ofrece funciones más avanzadas, como integraciones con varias aplicaciones (incluidas Google Calendar, Microsoft Teams, Outlook, Slack, etc.), personalizaciones, recordatorios y más. Algunas funciones avanzadas requieren un plan de pago.

La elección entre los dos dependerá en gran medida de sus necesidades específicas. Si estás buscando una solución de programación sencilla directamente vinculada a tu calendario de Google, las franjas horarias de citas de Google pueden ser una buena opción. Aun así, si necesitas funciones e integraciones de programación más avanzadas, Calendly podría ser una mejor opción.

Cómo aumentar su productividad al reservar citas

Además de utilizar las ranuras para citas de Google Calendar, hay otras formas de mejorar su productividad al programar llamadas y citas. Simplemente sigue estos consejos:

1. Crea plantillas de correo electrónico estándar para confirmaciones de citas e instrucciones a fin de ahorrar tiempo y mantener la profesionalidad.
2. Usa notificaciones y recordatorios automáticos para garantizar la puntualidad y minimizar las ausencias.
3. Mantenga las reuniones concisas y con un propósito para aprovechar al máximo su tiempo.
4. ¡Integre Tactiq en su flujo de trabajo de programación de citas! Capacidades de transcripción y toma de notas en tiempo real de Tactiq revoluciona la forma en que interactúas durante las llamadas. Puedes concentrarte en la conversación mientras Tactiq captura cada detalle. Después, usa las transcripciones de Tactiq, que permiten realizar búsquedas, para extraer las conclusiones clave y hacer un seguimiento de las acciones sin esfuerzo. Al combinar las funciones de Tactiq con la programación estratégica, optimizas la administración del tiempo. Para instalar Tactiq en su computadora, siga estos pasos:
   - Visita el Resumen de Tactiq GPT | Chrome Web Store y haga clic 'Añadir a Chrome' en el lado derecho de la página, luego «Agregar extensión».
   - Ve a Google Meet. El widget Tactiq estará en la parte derecha de la pantalla.

Si quieres obtener más información sobre cómo enviar una invitación a Google Meet, consulta nuestra guía aquí: Cómo enviar una invitación a Google Meet. Si quieres obtener más información sobre el uso de ChatGPT para resumir tus largas sesiones de Google Meet, consulta nuestra guía aquí: ChatGPT para Google Meet: cómo usar la IA para resumir reuniones largas.

Programación de citas simplificada

Los espacios para citas de Google Calendar facilitarán la creación y la gestión de tus reuniones y te mantendrán al tanto de ellas. Esta funcionalidad garantiza una colaboración fluida, especialmente para los usuarios de Google Workspace, y simplifica el proceso de programación. Si bien es posible que las ranuras para citas de Google Calendar no ofrezcan la personalización más completa que se encuentra en otras herramientas, es importante tener en cuenta que siguen ofreciendo importantes beneficios de programación para mejorar la productividad.