Cómo usar ChatGPT para las notas de las reuniones

La gestión de varias reuniones puede resultar abrumadora para los profesionales remotos, especialmente cuando se ocupan de tareas administrativas como tomar notas, hacer un seguimiento de las decisiones y compartir actas. El proceso manual puede llevar mucho tiempo, ser estresante y propenso a errores, lo que puede provocar problemas de comunicación y posibles contratiempos.

Pero, ¿y si hubiera una forma de automatizar este proceso y hacerlo más eficiente? En esta entrada del blog, exploramos el uso de la IA, específicamente el poderoso (y más popular) modelo lingüístico ChatGPT, para simplificar las notas de las reuniones y una alternativa aún mejor: Tactiq.

He aquí un vistazo rápido a lo que cubriremos:

• ¿Puede ChatGPT resumir las transcripciones de las reuniones?
• Ventajas y desventajas de usar ChatGPT para reuniones
• Tactiq: la mejor alternativa de ChatGPT para tomar notas de reuniones

¿Qué es ChatGPT?

Es posible que ya esté familiarizado con Chat GPT. Quién no ha oído hablar de ello, ¿verdad?

Pero por si te lo perdiste... aquí está la verdad:

ChatGPT es un modelo de lenguaje de IA desarrollado por OpenAI. Es posible que lo hayas usado para redactar correos electrónicos, crear contenido o responder preguntas. Pero, ¿te has planteado alguna vez cómo esta potente herramienta podría ayudarte con las notas de las reuniones?

ChatGPT utiliza el aprendizaje automático para comprender, generar y responder a textos similares a los humanos, lo que lo convierte en una herramienta versátil en muchos contextos, incluida la vida profesional. Imagina tener un asistente que nunca duerme y que puede proporcionar resúmenes precisos y concisos de tus reuniones. ¡Las posibilidades son infinitas!

Estas son las formas más comunes de usar ChatGPT para las reuniones:

• Preparación: Puede ayudar a redactar las agendas de las reuniones en función de su objetivo, lo que garantiza que se mantenga organizado y puntual durante la reunión.
• Lluvia de ideas: Puede generar ideas y proporcionar información durante las sesiones de lluvia de ideas.
• Escritura de minutos: Puede ayudar a redactar actas detalladas de la reunión inmediatamente después de la sesión.
• Correos electrónicos de seguimiento: Puede crear correos electrónicos y mensajes de seguimiento basados en las decisiones y acciones clave de la reunión.
• Transcripción: Puede convertir sus palabras habladas en texto escrito, lo que es ideal para profesionales remotos que prefieren discutir ideas verbalmente.
• Resumen: Lo que es más importante, puede resumir largas transcripciones de reuniones, proporcionando una versión resumida y comprensible de las discusiones.

Con ChatGPT, estar al tanto de las reuniones nunca ha sido tan fácil. Profundicemos en ese último punto: resumir las transcripciones de las reuniones.

¿Puede ChatGPT resumir las transcripciones de las reuniones?

¡Absolutamente! ChatGPT puede resumir las transcripciones de las reuniones, una función que puede ser increíblemente útil para reuniones muy largas. Si alguna vez te has encontrado con páginas de transcripciones, aquí es donde ChatGPT realmente brilla.

Para usar ChatGPT para los resúmenes de las reuniones, simplemente envíale la transcripción completa y usa instrucciones específicas para solicitar un resumen. A continuación, la IA procesa el contenido, identifica los puntos clave y ofrece un breve resumen.

Estas son algunas indicaciones:

• «¿Puede resumir las decisiones clave de esta transcripción?»
• «¿Cuáles fueron los principales puntos de discusión en esta reunión?»
• «Deme una breve descripción de los elementos de acción discutidos».
• «¿A quiénes se les asignaron tareas en esta reunión y cuáles son esas tareas?»
• «Resalte los principales desafíos o temas discutidos en esta reunión».

Proporcionar resúmenes concisos a partir de grandes cantidades de texto le permite centrarse más en los elementos procesables y menos en la documentación. Lee nuestra entrada de blog, Plantilla de indicaciones de ChatGPT para una reunión: la guía definitiva, para obtener más información sobre cómo usar las indicaciones de las reuniones.

Como administrador de contenido, también utilizo las transcripciones de las reuniones para generar ideas para el contenido. Por ejemplo, cuando realizo un taller sobre inteligencia artificial, identifico las ideas clave que he compartido y, a continuación, las convierto en publicaciones de LinkedIn.

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Ventajas y desventajas de usar ChatGPT para reuniones

ChatGPT aporta una serie de beneficios a su flujo de trabajo profesional, especialmente cuando se trata de gestionar las notas de las reuniones. Sin embargo, como cualquier herramienta, no está exenta de limitaciones. Equilibrar los pros y los contras puede ayudarlo a maximizar su potencial y a comprender dónde la participación humana sigue siendo vital.

Pros

• Eficiencia: ChatGPT automatiza el proceso de tomar notas y resumir, lo que le permite ahorrar un tiempo considerable.
• Precisión: Ofrece resúmenes precisos y coherentes, lo que minimiza el riesgo de errores o descuidos humanos.
• Disponibilidad: Como IA, ChatGPT está disponible las 24 horas del día para ayudarte, lo que lo hace ideal para profesionales que trabajan en diferentes zonas horarias.
• Versatilidad: Además de resumir, también puede ayudar a redactar las agendas de las reuniones, escribir correos electrónicos de seguimiento y transcribir las discusiones verbales.

Contras

• Requiere indicaciones: Si bien es potente, ChatGPT no es completamente autónomo. Necesita instrucciones para proporcionar resúmenes, lo que significa que tienes que especificar lo que quieres.
• Limitaciones en la longitud del texto: Hay un límite en la longitud de la transcripción que se puede introducir para el resumen, lo que puede ser difícil en reuniones particularmente largas.
• Comprensión contextual: Aunque es impresionante, la comprensión de la IA todavía no está a la altura de la comprensión humana, especialmente cuando se trata de conversaciones matizadas.
• Limitaciones lingüísticas: Actualmente, ChatGPT funciona principalmente en inglés, lo que podría ser una limitación para las reuniones multilingües.

Dirijo equipos de contenido en Filipinas y hablamos tagalo. ChatGPT puede traducir texto del tagalo al inglés (y viceversa). Pero la mayoría de las herramientas de transcripción no pueden transcribir la voz del tagalo a texto. Por lo tanto, no tenemos una transcripción en tagalo. Este puede ser el caso de su idioma.
Pero si escribes y hablas en inglés, ¡no hay de qué preocuparse!

A pesar de estas limitaciones, ChatGPT sigue siendo una forma eficaz de gestionar las notas de las reuniones. Pero, ¿y si pudiéramos ir un paso más allá? ¿Y si hubiera una forma de disponer de una IA que pudiera integrarse sin problemas en sus reuniones, tomar notas y proporcionar resúmenes sin tener que copiar y pegar manualmente la transcripción?

¿Cómo se automatizan las notas de las reuniones?

Si bien el poder de ChatGPT facilita considerablemente el resumen de las notas, el hecho es que no es totalmente autónomo. Para una experiencia perfecta, hay varias soluciones que pueden ayudar a automatizar las notas de las reuniones.

Usa la toma de notas integrada en Microsoft Teams o Zoom

Estas plataformas ofrecen funciones integradas para tomar notas, que pueden ser un buen punto de partida para automatizar las notas de las reuniones. La limitación aquí es que estás restringido a la plataforma. Es posible que esta solución carezca de la flexibilidad necesaria si se coordina con varios equipos o contratistas que prefieren diferentes herramientas de conferencia, como Google Meet.

¿Puede ChatGPT transcribir reuniones en vivo?

ChatGPT requiere una herramienta de terceros como Tactiq para la integración directa con las herramientas de videoconferencia para la transcripción y el resumen en tiempo real.

Aproveche la función de inteligencia artificial de Notion

Notion tiene una función de IA eso puede ayudar a resumir las transcripciones de las reuniones. Cada vez son más las herramientas de gestión de proyectos que integran las herramientas de ChatGPT en sus flujos de trabajo, por lo que esta puede ser una solución alternativa para ti.

Sin embargo, este proceso aún requiere que descargue la transcripción, la cargue en Notion y proporcione instrucciones para resumirla. Esto puede resultar engorroso y llevar mucho tiempo.

Integre una herramienta de inteligencia artificial con ChatGPT incorporado

La mejor alternativa es utilizar una herramienta completa como Tactiq, que tiene ChatGPT integrado en su funcionalidad. Tactiq puede transcribir conversaciones en tiempo real y generar resúmenes de reuniones utilizando el poder de ChatGPT. Identifica y resalta automáticamente las decisiones y los elementos de acción clave, lo que proporciona una experiencia fluida y sin intervención.

Tactiq: la mejor alternativa de ChatGPT para tomar notas de reuniones

Si está buscando una solución integral para automatizar las notas de sus reuniones, Tactiq es la solución perfecta. Como herramienta de inteligencia artificial avanzada, Tactiq ha integrado ChatGPT en su funcionalidad, aprovechando lo mejor de ambos mundos para ofrecerte una experiencia de toma de notas autónoma.

Estas son las ventajas de usar una nota de reunión basada en inteligencia artificial como Tactiq:

• Independencia de la plataforma: Puede usar Tactiq con cualquier herramienta de videoconferencia, lo que garantiza flexibilidad y comodidad, sin importar con quién se reúna.
• Sin necesidad de indicaciones: Las capacidades de IA integradas de Tactiq significan que no tiene que preocuparse por pensar en las instrucciones correctas para resumir.
• Indicaciones personalizadas con Kits de reuniones con IA: Si quieres crear instrucciones personalizadas, Tactiq te permite hacerlo con su función AI Meeting Kits.

Los kits de reuniones con IA ofrecen una forma única de agilizar aún más el proceso de toma de notas. Estos kits le permiten crear y guardar instrucciones personalizadas en función de sus patrones de reunión habituales.

Por ejemplo, si realizas reuniones de actualización de proyectos con regularidad, puedes crear un kit de reuniones de IA que solicite automáticamente «actualizaciones clave del proyecto», «riesgos identificados» y «próximos pasos». De esta forma, puedes reutilizar el mismo kit para todas las reuniones similares, lo que garantiza la coherencia y la facilidad.

Cómo empezar a usar Tactiq para transcribir y tomar notas en su próxima reunión

1. Instale Tactiq en tu navegador Google Chrome.
2. Conecta tu herramienta de videoconferencia preferida.
3. Cuando te unas a tu próxima llamada, verás la ventana de Tactiq en el lado derecho de la pantalla.

Aquí es donde verás la transcripción en tiempo real. Se resaltarán automáticamente, pero también puedes resaltar oraciones y tomar notas manualmente. Todas se grabarán y formarán parte de tu expediente académico después de la llamada.

Como director de proyectos, Tactiq es mi herramienta favorita. Además, tengo ansiedad. Tener Tactiq me ha ayudado a controlar mejor mi ansiedad porque sé que tengo un registro de todo.

El futuro es brillante para las notas de reuniones basadas en inteligencia artificial

ChatGPT y Tactiq han revolucionado la forma en que abordamos las notas de las reuniones. Desde la transcripción hasta el resumen, la toma de notas con inteligencia artificial ahorra tiempo y garantiza la precisión. Pero no está exento de desafíos.

Por eso, la capacidad de Tactiq para integrar los puntos fuertes de ChatGPT y añadir funciones adicionales, como indicaciones personalizadas, demuestra el potencial transformador de la IA en nuestra vida profesional. A pesar de las limitaciones actuales, podemos esperar un futuro en el que las herramientas de inteligencia artificial hagan que las reuniones sean más ágiles y eficientes. El camino de la IA en las reuniones no ha hecho más que empezar y el camino que queda por recorrer es prometedor.

PREGUNTAS MÁS FRECUENTES

¿ChatGPT es capaz de identificar a los diferentes ponentes de una reunión?

ChatGPT puede procesar las transcripciones etiquetadas por el orador, pero la identificación de los oradores en tiempo real requiere la integración con servicios de transcripción como tactiq.io, que admiten la identificación del hablante.

¿Puede ChatGPT resumir reuniones largas sin perder información crítica?

Sí, ChatGPT puede proporcionar resúmenes que destaquen los puntos clave, las decisiones y los elementos de acción, pero la calidad depende de la claridad de la transcripción de la entrada.

¿Puede ChatGPT generar elementos de acción a partir de las discusiones de las reuniones?

Sí, al analizar la transcripción de la reunión, ChatGPT puede identificar y enumerar los puntos de acción discutidos durante la reunión. Para obtener resultados instantáneos, utilice Tomador de notas Tactiq AI