Cómo usar ChatGPT como gestor de proyectos

Como gerente de proyectos, la eficiencia y la productividad son las principales prioridades. Sin embargo, con tantas tareas entre manos, gestionar la carga de trabajo puede resultar difícil. Ahí es donde Chat GPT entra. Esta herramienta de inteligencia artificial puede ayudar a simplificar muchas de las tareas que requieren mucho tiempo, desde la creación de resúmenes de reuniones y puntos de acción hasta la investigación de temas complejos y la reescritura de las actualizaciones de estado.

Antes de empezar: Configure su cuenta de OpenAI.

Antes de empezar a usar ChatGPT, asegúrate de tener un Cuenta OpenAI. Crear uno es gratis. Puedes empezar a usarlo en el momento en que te registres. Pero a veces, el servidor se sobrecarga cuando lo usan demasiadas personas.

Aquí es cuando resulta útil tener una cuenta de ChatGPT Plus, que viene con un enlace de inicio de sesión independiente. De esta manera, puedes seguir usando ChatGPT incluso si el servidor está lleno. Sin embargo, por el momento, aún no está disponible para todos los países. Siempre puedes inscribirte en la lista de espera.
Si todavía estás explorando ChatGPT, es mejor aprovechar la versión gratuita.

¿Cómo puede ChatGPT ayudar a los gerentes de proyectos?

Como gerente de proyectos de marketing, dedico la mayor parte de mi tiempo a reuniones, investigación, planificación y documentación. Esto no solo lleva mucho tiempo, sino que también consume gran parte del ancho de banda de mi cerebro.
Por suerte, con la ayuda de ChatGPT, puedo acelerar algunos de mis flujos de trabajo y reducir la carga de mi cerebro. Por ejemplo, investigar y resumir puede llevar un par de horas, especialmente durante las primeras etapas de un proyecto. Pero recopilar datos y resumirlos de manera clara y concisa son la experiencia de ChatGPT. ¡Lo que me lleve horas me llevará segundos con la IA!

{{rt_cta_ai-conveniencia}}

Cree al instante resúmenes de reuniones y elementos de acción

Como gerente de proyectos (o cualquier profesional remoto, en realidad), lo más probable es que tenga reuniones largas y recurrentes. Dependiendo de la carga de trabajo de tu proyecto, esto puede ser de entre 5 y 10 horas por semana. Esto no incluye el tiempo que dedicas a prepararte para la reunión y a documentarla después.
Así es como uso ChatGPT para ahorrar tiempo en cualquier tipo de reunión:

1. Asegúrese de grabar la llamada y generar un archivo de transcripción completo.
2. Copia y pega la transcripción en ChatGPT.
3. Extraiga los resúmenes y los elementos de acción.

Leer la transcripción manualmente y sacar las cosas más importantes normalmente me lleva 30 minutos. Pero con ChatGPT, esto lleva 30 segundos o menos. Lea cómo usar ChatGPT con Zoom o Transcripciones de Google Meet para obtener una guía paso a paso.

ChatGPT funciona muy bien, pero como puedes ver, el trabajo manual sigue siendo necesario: copiar y pegar la transcripción y usar instrucciones para extraer lo que deseas.
La forma más fácil y rápida de hacerlo es usar Tactiq. Tactiq es una herramienta de transcripción en tiempo real para Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. Pero lo más sorprendente es que GPT3 (la tecnología oculta de ChatGPT) está integrada en Tactiq. Esto significa que puedes genere resúmenes al instante, temas de acción y agendas.
A continuación te explicamos cómo probar Tactiq:

1. Instala Tactiq gratis en Google Chrome.
2. Conecta Zoom, Google Meet o Teams en Integraciones.
3. Únase a la llamada como de costumbre.
4. Tras la llamada, recibirás un correo electrónico con un enlace a tu expediente académico.

Una vez que tengas la transcripción, haz clic en «Generar resumen de IA».

¡Y listo! Tendrás un resumen fácil de leer y muy preciso. También puede generar los elementos de acción con los nombres de los asistentes.

Y si necesita planificar otra reunión, Tactiq sugiere los siguientes puntos del orden del día. Puedes eliminar fácilmente los que no necesites.

Este método es perfecto para llamadas como...

• 1 a 1 reuniones
• Convocatorias iniciales
• Planificación de llamadas
• Monólogos diarios

... y más. Una vez que tenga la transcripción, puede convertirla en otra contenido usando ChatGPT. Por ejemplo, puede convertirlo en un documento de planificación o para iniciar su investigación.

Acelere el proceso de lluvia de ideas e investigación

Otra tarea que requiere mucho tiempo para los gerentes de proyectos es la lluvia de ideas y la investigación. Según el alcance del proyecto, puede tardar entre 30 minutos y 3 horas. Por ejemplo, planificar un calendario de contenido para 3 meses me lleva unos días.

Así es como uso ChatGPT para la lluvia de ideas y la investigación:

1. Establezco un objetivo específico para cada sesión.
2. Hago preguntas en función del objetivo.
3. Utilizo las respuestas iniciales para investigar más.

Por ejemplo, mi proyecto de marketing reciente consiste en determinar el público objetivo principal en el que centrarme. La clienta quiere centrarse en las ciudades de altos ingresos más cercanas a su zona horaria.
Entonces, le pedí a ChatGPT que enumerara las principales ciudades que necesitan entrenamiento de vida y que están más cerca de la zona horaria de Dinamarca. Esta es la respuesta:

Como puede ver, proporcionó una respuesta muy específica basada en lo que necesitaba. También reduce las ciudades en las que necesito investigar más.

Ayude a crear y documentar procedimientos

Crear y documentar los procedimientos es fundamental para garantizar el éxito de un proyecto. Sin embargo, el proceso puede llevar mucho tiempo y ser abrumador, especialmente cuando se administran varios proyectos simultáneamente. Aquí es donde ChatGPT resulta útil.

Puede:

• Simplifique la creación de procedimientos con el formato, el tono, la estructura, las plantillas y los ejemplos sugeridos.
• Garantizar la coherencia en el formato y el tono del procedimiento.
• Simplifique el lenguaje para una mejor comprensión.

La creación de procedimientos funciona muy bien si ya tienes el contenido inicial. Por ejemplo, en un proyecto en el que estoy trabajando, estamos convirtiendo la transcripción de una transmisión en directo en una entrada de blog. He creado un procedimiento que dura 30 minutos. Hecho manualmente, ¡lleva más de 3 horas!
Esta es una de las instrucciones que he usado:

El uso de ChatGPT puede ayudar a acelerar el proceso de redacción de los procedimientos. A veces, todo lo que necesitas son viñetas con tus ideas. ChatGPT se encargará del resto de la escritura.

Reescribir actualizaciones de estado

Por último, los directores de proyectos dedican su tiempo a informar a las partes interesadas sobre el estado de los proyectos. Escribir actualizaciones desde cero puede ser estresante. ¡O terminas escribiendo una actualización muy larga!

Las actualizaciones de estado deben ser claras y precisas.

Con ChatGPT, puedes:

• Pídele que reescriba una actualización larga en fragmentos cortos.
• Escribe las actualizaciones en un tono o estilo de escritura diferente.
• Resuma un informe largo y conviértalo en una breve actualización de estado.

Puedes reescribir prácticamente cualquier cosa que quieras, desde correos electrónicos hasta publicaciones en redes sociales e historias de usuarios.

Los casos de uso de ChatGPT son ilimitados

Estos flujos de trabajo pueden proporcionarle más ideas para sus propios casos de uso y flujos de trabajo como administrador de proyectos. Si bien puedes lograr cualquier cosa en ChatGPT, siempre puedes confiar en herramientas como Tactiq con una integración de ChatGPT integrada. Con estas herramientas, puedes simplificar, agilizar y acelerar los flujos de trabajo. De esta forma, puede centrarse en tareas de alto nivel y disponer de más tiempo en su jornada laboral.