El mejor método para tomar notas de reuniones (sin escribir nada)

Los gerentes, directores y líderes de equipos remotos asisten a muchas reuniones en un día. Si eres uno de ellos, puedes enfrentarte al desafío de dirigir la reunión y tomar notas simultáneamente.

Puede que seas un experto en la multitarea, pero cuando se trata de tomar notas, debes ser más eficiente. ¡No pierdas el tiempo escribiéndolo todo! En este artículo, te mostraremos los datos más importantes que debes destacar y el mejor método para tomar notas de las reuniones.

¿Quién debe tomar notas en una reunión?

Pero primero, preguntémonos: ¿quién debería ser responsable de tomar notas?

No hay una regla fija sobre quién debe tomar notas en una reunión. Sin embargo, generalmente se recomienda que la persona que tome las notas sea alguien que no esté presentando o dirigiendo la reunión.

Si usted es el CEO, director o gerente, lo más probable es que dirija la reunión y no tenga la capacidad total para tomar notas detalladas. Dirigir una reunión requiere mucho esfuerzo intelectual y es difícil tomar notas al mismo tiempo.

Puede confiar en la grabación de vídeo y verla después de la reunión, pero seamos sinceros, ¿quién tiene tiempo para hacerlo?

La persona que toma notas en una reunión también varía según el tipo de reunión y quién esté presente en la reunión. Por ejemplo, ¿se trata de una llamada retro con varios equipos, como los equipos de desarrollo, de producto y de marketing? Luego, cada equipo debe tener un anotador asignado y tomar notas de lo que es relevante para ellos.

Estas son algunas maneras de asignar a una persona que tome notas:

1. Decida quién tomará notas por adelantado si no se trata de una reunión periódica.
2. Si se trata de una reunión periódica, pida a un tomador de notas oficial. Este rol se puede rotar de vez en cuando.
3. Asegúrese de proporcionar instrucciones claras sobre qué notas tomar y dónde las personas pueden encontrarlas después de la reunión.

Antes de finalizar la reunión, resuma los puntos de vista y las acciones que necesita ejecutar. Esto garantiza que todos sepan en qué centrarse.

¿Cómo debe grabar las notas de la reunión?

Ahora que está claro quién debe tomar notas, es hora de decidir cómo grabar las notas de la reunión. ¡Hay tantas opciones! Pero las opciones vienen acompañadas de una gran confusión y agobio.

Esto es especialmente cierto para los equipos remotos que utilizan varias herramientas, desde Google Docs a Asana a Notion.

Pero antes de hablar de las herramientas, centrémonos primero en los principales tipos de datos que deberían terminar en tus notas.

Estos son los 3 tipos de datos que debes priorizar:

Perspectiva

Este es el «¡ja, ja!» momento. Podría tratarse de una cotización interesante de un cliente o de una nueva campaña que alguien haya mencionado durante la reunión.

Otras ideas podrían incluir:

• Un descubrimiento sobre un nuevo público objetivo basado en su llamada de análisis
• Una idea para una nueva función o producto que podría atraer a más clientes
• Darse cuenta de que su estrategia de precios actual no funciona

No es necesario tomar medidas con Insight. Necesita un poco de intercambio de ideas, y en la próxima reunión puedes decidir si se debe convertir oficialmente en un tema de acción.

Elemento de acción

Hablando de puntos de acción... Esto debe hacerse como resultado de la reunión. Puede ser cualquier cosa, desde «hacer un seguimiento de la presentación de John» hasta «crear nuevas creatividades publicitarias».

Otros elementos de acción incluyen:

• Enviar una encuesta a los clientes para obtener comentarios sobre el nuevo producto
• Pedir al equipo de diseño que cree estructuras alámbricas para la nueva función
• Crear un plan de proyecto para el próximo trimestre

Estos elementos de acción deben asignarse a alguien con una fecha de vencimiento clara. La mejor manera de hacerlo es usar una herramienta de administración de tareas como Asana, Trello o Notion. Esto garantiza que nada pase desapercibido y que todos sepan lo que tienen que hacer.

Decisiones

El último tipo de datos que debe tener en cuenta son las decisiones tomadas durante la reunión. Por ejemplo, «lanzaremos el nuevo producto en la fecha XYZ».

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También se llega a una decisión de deliberaciones anteriores, y ahora se ha llegado a un consenso sobre qué hacer.

Algunas decisiones podrían incluir:

• La estrategia de comercialización del nuevo producto
• Qué plataforma publicitaria usar para la próxima campaña
• Quién será la persona clave para cada entrega

Ahora que sabe de qué datos tomar nota, analicemos la mejor manera de tomar notas.

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El mejor método para tomar notas de reuniones

¡El mejor método para tomar notas es no escribir nada! ¿Cómo es eso posible? Es posible con Tactiq.

Tactiq proporciona la transcripción en tiempo real de su Zoom, Google Meet, y Equipo de Microsoftcomo reuniones.

Si bien su función principal es grabar automáticamente una transcripción completa de la llamada, lo que la hace perfecta como Aplicación de notas para reuniones con IA es la capacidad de resaltar cualquier oración para convertirla en información, elemento de acción, decisión o pregunta.

Incluso sugerirá automáticamente cuándo una oración es una idea, un elemento de acción, una decisión o una pregunta en función de las palabras pronunciadas en la reunión.

¡Ni siquiera tendrás que escribir nada! Tras la reunión, recibirás un correo electrónico con un enlace a tu expediente académico y un resumen de los puntos destacados.

Esto le ahorra mucho tiempo porque:

• No tiene que escribir nada durante la reunión. Solo tienes que esperar a que se destaquen los elementos correctos.
• No tienes que leer toda la transcripción después de la reunión. Solo tienes que marchar.
• Puedes integrarlo con otras herramientas como Confluencia, Google Drive y Noción, para que pueda convertir esos elementos de acción en sus operaciones diarias.
• Puedes compartirlo con otros compañeros de equipo en formato PDF o Google Doc.

Ha revolucionado mi proceso de toma de notas como escritor independiente y comercializador.

Cuando tengo llamadas con clientes, es mi responsabilidad tomar notas. Pero es difícil hablar y escribir al mismo tiempo. Por lo tanto, ¡la función destacada es increíblemente útil!

Después de la reunión, solo incluyo los aspectos más destacados como viñetas en el correo electrónico y adjunto el PDF para obtener la transcripción completa.

Cómo empezar a usar Tactiq para su reunión

El resaltado de notas es solo una de las características clave de Tactiq. Tú y tu equipo deberían empezar a usarlo en cada reunión.

A continuación te explicamos cómo empezar:

1. Instala Tactiq en Chrome.
2. Regístrate para obtener una cuenta gratuita.
3. Conecta tu herramienta de videoconferencia en Integraciones.

4. Asegúrese de activar las funciones de transcripción en su herramienta de videoconferencia correspondiente.
5. Comience la reunión como lo hace habitualmente y la ventana de Tactiq aparecerá en la parte inferior derecha de la reunión.

Tactiq incluye 10 reuniones gratuitas al mes. Pero si tu equipo y tú tenéis más llamadas cada mes, podéis cambiaros a los planes Pro y Team, que ofrecen llamadas ilimitadas y resaltadas automáticas.

Envolviéndolo

Hay muchas maneras de tomar notas. Lo importante es entender quién toma notas y en qué tipos de datos debes centrarte. Y, por supuesto, puedes escribir tus notas, pero puedes usar herramientas como Tactiq para que sea fácil e indoloro dirigir la reunión y tomar notas al mismo tiempo.