取締役会の運営方法 (スクリプト例)

取締役会 重要な決定が下される場所ですが、それがうまく実行された場合に限られます。計画がないと、物事が引き延ばされたり、話題から外れたり、次のステップについて確信が持てなくなったりすることがあります。しかし、適切に設定すれば、会議室にいる全員の会議が集中し、生産性が高まり、役立つものになります。

この記事では、取締役会の運営に関するステップバイステップガイドを、簡単なヒントと実際のスクリプト例とともに紹介します。また、その方法についても説明します。 人工知能ツール メモやアクショントラッキングなどのタスクを処理できるので、事務処理ではなく会話に集中できます。

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取締役会とは

取締役会では、主要な意思決定者が一堂に会し、進捗状況を確認し、課題について話し合い、将来の方向性を設定します。これは、組織の使命、財務、および全体的な戦略に影響する会話を取締役会の議長が導くワーキングセッションです。有能な取締役会議長は、すべてのメンバーからの思慮深い意見を促しながら、議論を順調に進めるのに役立ちます。

会議が始まったら、決まった流れに従ってください。これには通常、会議の開催、議題の承認、旧業務のレビュー、新規事業の紹介、アクションアイテムの割り当てなどが含まれます。適切に運営された会議は、思慮深い意見を述べる場を設けながら、物事を進め続けます。

また、AI はバックグラウンドで会議をサポートし、文書の要約、議事録の取り込み、議論から派生したタスクの整理などにも役立ちます。

結局のところ、取締役会は、経営陣の意思を一致させ、問題を解決し、会社の長期目標をサポートする情報に基づいた意思決定を行うための場となります。

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取締役会の運営方法

取締役会のプロセスの各部分を詳しく見ていきましょう。 アジェンダの計画 アクションアイテムのまとめまで。

1。アジェンダと資料を準備する

アジェンダ

明確な取締役会の議題から始めましょう。焦点を絞り、時間制限を設け、取締役会が検討または決定する必要がある内容と結びつけてください。財務報告書、旧業務、新しい提案、議決権行使項目などの重要なトピックを含めてください。過去の議事録を参照して、未完成の項目を引き継ぎ、背景を説明してください。他の理事会メンバーが準備できるように、会議の数日前に送信してください。

アジェンダの構成方法に関するアイデアを探しているなら、これ スタッフ会議テンプレート 特に定期的なディスカッションや社内の最新情報については、しっかりとした出発点となります。

マテリアル

予算報告書、委員会の最新情報など、議題に関連するすべての補足文書を添付してください。各ファイルにわかりやすいラベルを付けて、簡単にアクセスできるようにしてください。これにより、会議中に全員がメールのスレッドを探し回る必要がなくなります。

AI アシスタンス

すべてを手動で処理する必要はありません。のようなツール タクティク 会議の内容をリアルタイムで書き起こしたり、要点をまとめたり、決定事項を強調したりできます。これにより、慌ててメモを取ることなく会話を進めることができます。

プロのヒント: 要約を書くのに費やす時間を減らしたい? 無料のTactiq Chrome拡張機能をダウンロード 通話に参加するだけで、ハイライト、決定事項、アクションアイテムを自動的にキャプチャできます。

2。構造化された会議フローに従う

構造化された会議は、全員に明確さを与え、議論を順調に進めます。取締役会の基本的な手順に従うことで、会議から会議へと集中力を保ち、一貫性を保つことができます。ここでは、会議の各パートを導く方法と、各自の取締役会に合わせた例を挙げて説明します。

コール・トゥ・オーダー

予定通りに開始し、法的に業務を遂行するのに十分な数の取締役会メンバーが出席していることを確認してください。

「始めましょう。[会社名] の取締役会は現在会期中です。今は [日時] で、定足数は決まっています。」

アジェンダ承認

次に進む前に、全員が会議の議題に同意していることを確認してください。

「皆さんは議題を受け取りました。変更や追加はありますか？承認されない場合、承認を求める申立てをしてもらうことはできますか？」

レポートとディスカッション

委員会の報告書、事務局長からの最新情報、およびその他の常設項目を取り上げます。各チームや委員会が最新情報を共有したり意見を述べたりできるようにすることで、取締役会の役割を明確にするのに役立ちます。

「委員会の報告に移りましょう。財務部の皆さん、最新情報を共有してください。その後、事務局長から連絡があります。」

意思決定

投票や決定の最終決定を行う時期になったら、プロセスを明確に導きましょう。

「私たちはその提案について話し合った。前に進める動議はあるか？全員賛成ですか？」

アクションアイテム

次のステップを明確にして、各トピックを締めくくります。これにより、前回の会議からの継続性が確保されます。

「フォローアップとして、[名前] がポリシーアップデートを起草し、次の会議までに共有します。」

延期

すべての議題が揃ったら、会議を終了します。

「今日の議題はこれで終わりです。他に用事がないのなら、延期の申立てをしてもらえますか？」

チームが定期的な更新や意思決定を行う方法を改善したいとお考えですか?これ チームミーティングテンプレート ボードの設定だけにとどまらない明確なフローを設定するのに役立ちます。

3。会議中

計画を立てることと、開始後に会議を順調に進めることは別のことです。ここでは、議論の焦点を絞り、包括的で、生産的な状況を維持する方法をご紹介します。

参加を促す

他の理事会メンバー、特にまだ発言していないメンバーからの意見を聞いてください。

「ここで一時停止しましょう。まだ聞いていない考えや懸念はありますか？すべての声が含まれていることを確認したいのです。」

議論を促進

物事が行き詰まったり、話題から外れたりした場合に、グループが前進するのを助けてください。

「とりあえずその点をまとめて、時間があれば戻しましょう。とりあえず、現在の項目についてお話ししましょう。」

データ主導の意思決定

意見だけでなく、事実にもとづいた議論を心がけましょう。

「最後の電話をする前に、番号を確認しましょう。前四半期のレポートでは、その影響をより明確に把握できます。」

4。ポストミーティング

会議が終わっても、仕事は終わりません。次に何が起こるかは、その間に起こったことと同じくらい重要です。

会議議事録

確認して 取締役会議議事録 会議の直後に書かれ、共有されます。決定事項や投票、すべてのアクションアイテムを記録し、それに対応する名前と期限を添付する必要があります。

フォローアップ

割り当てられたタスクが進行していることを確認します。次の会議の前にすばやくチェックインしておくと、予期せぬ事態を避け、勢いを保つのに役立ちます。

AI アシスタンス

すべてを手動で処理する必要はありません。AI ツールは会議全体を書き起こし、重要なポイントを要約し、議論を明確なアクションアイテムに変えることができます。そうすれば、記憶や手書きのメモに頼ることがなくなります。

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TactiqとのAIインテグレーションポストミーティング

最も成功した取締役会であっても、次のステップが明確に把握されていないと、その影響が失われる可能性があります。 タクティク 通話終了後に余計な手間をかけずに、起きていることをすべて把握できます。

Tactiqは、ズーム、Google Meet、Microsoft Teamsなどのプラットフォーム間でバーチャルミーティングを文字起こしする強力なAIノートテイカーです。話されたことをただ記録するだけではありません。それに基づいて行動するのに役立ちます。

• ライブトランスクリプション & スピーカータグ: Tactiqは、会議が始まった瞬間から文字起こしを開始します。明確な発言者ラベルが付いたリアルタイムのトランスクリプトが届くので、後で簡単にフォローして確認することができます。
• 文書要約: 取締役会のレポート、財務文書、または戦略資料をアップロードします。Tactiqはそれらを瞬時にまとめることができるので、次回の会議までに何ページもの情報をざっと読む必要はありません。
• 多言語サポート: 国境を越えたコラボレーションが必要ですか？Tactiqは50以上の言語で会議を文字起こしできるので、取締役会メンバーは常に最新情報を把握し、足並みを揃えることができます。
• 自動会議議事録: トランスクリプトを構造化しましょう 取締役会の要約 またはワンクリックで数分間。手作業で書く必要はありません。
• アクションアイテム管理: AI プロンプトを使用して、アクションアイテムの抽出、責任の割り当て、会議後の明確な To-Do リストの作成をすべてトランスクリプトから直接行えます。
• カスタム AI プロンプト: Tactiqにトランスクリプトをフォローアップメール、掲示板の更新、またはWikiエントリに変換するよう依頼してください。プロンプトを保存して、今後の会議の概要や報告のために再利用してください。

Tactiqは、メモを追いかけたり、録音を調べたり、フォローアップを見逃したりするのを防ぐのに役立ちます。会話を明確で実行可能な次のステップに変えるので、あなたも他の理事会メンバーも結果に集中できます。

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よくある質問

取締役会の運営についてどう思いますか？

取締役会を開催するときは、まず電話で注文し、定足数を確認し、議題に従ってください。アクションアイテムを割り当て、意見を奨励し、延期動議で締めくくります。

取締役会を開くためのスクリプトは何ですか？

一般的なスクリプトは次のように始まります。「[会社名] の取締役会は現在会期中です。それは [日時] で、定足数は [出席/欠席] です。」

オープニングボードミーティングのスクリプトはどういう意味ですか？

会議を正式に開始し、日時を記録し、法的に業務を遂行するのに十分な数の理事会メンバーが出席していることを確認します。

取締役会はどのくらいの頻度で会合を開きますか？

ほとんどの取締役会は四半期ごとに開催されますが、組織の規模、目標、法的要件に応じて、毎月または隔月で会合を開く取締役会もあります。

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ラッピングアップ

効果的な取締役会は、計画、構造、およびフォローアップの結果です。明確なアジェンダを設定し、議論を導き、次のステップを把握することで、理事会メンバーの時間と注意を最大限に活用できます。

Tactiqのようなツールを使えば、さらに先へ進むことができます。会議全体の文字起こしから概要やアクションアイテムの生成まで、Tactiqを使うと、メモを取ることではなく会話に集中できます。