How to Take Board Meeting Minutes (Free Word Templates)

取締役会は、戦略的意思決定、計画、および組織の円滑な運営を確保するために不可欠です。しかし、多くのチームが直面する課題の 1 つは、会議中に行われた議論や決定を効果的に記録し、文書化することです。適切なものがないと 会議議事録、貴重な洞察や行動が失われる可能性があります。

この記事では、取締役会の議事録の重要性、議事録に含めるべき内容について説明し、始めるのに役立つ無料のテンプレートを提供します。

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取締役会の議事録とは

取締役会の議事録は、取締役会会議中に行われた議論、決定、および行動の公式記録です。法令遵守、ガバナンス、歴史の参照など、複数の重要な目的を果たします。

議事録に含まれる一般的な要素:

• 日付と時刻: 会議が行われた日時。
• 出席者: 出席者と欠席者の名前。
• 動議と投票: 提案、秒数、および投票結果の記録。
• 議論の要約: 重要なポイントと結論。
• 決定と行動: 合意された手順と責任
• 延期: 会議が終了した時刻。
• 次回のミーティング: 次回の会議の日付と時刻。

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取締役会の議題のテンプレートを作成する方法

適切に構成されたアジェンダは、効果的な取締役会の議事録の基礎となります。議論を順調に進め、重要なトピックを確実に網羅するのに役立ちます。テンプレートに取り掛かる前に、組織のニーズに基づいて独自のアジェンダ形式を作成することを検討してください。

一般的な取締役会の議題テンプレートに含めるべき内容は次のとおりです。

• 会議詳細: 会議の日付、時間、場所
• コール・トゥ・オーダー: 会議が正式に始まるとき
• 前の議事録の承認: 過去の会議記録を確認して承認する時間
• レポート: 財務報告書、委員会最新情報、エグゼクティブレポート
• オールドビジネス: 前回の会議で未解決の問題のフォローアップ
• 新規事業: 議論や意思決定のために導入された新しいトピック
• オープンディスカッション: 理事会メンバーまたはパブリックコメント用のセクション
• アクションアイテム: 今後の担当者のまとめ
• 次回のミーティング: 次回の会議の日時を確認
• 延期: 会議の正式な閉会

この構成から始めて、非営利団体の理事会、スタートアップのリーダーシップチーム、コーポレートガバナンス委員会など、会議の種類に応じてセクションを調整できます。

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取締役会の議事録テンプレートトップ10

適切なテンプレートを見つけると、議事録の作成がはるかに簡単になります。始めるのに役立つ 10 個の無料テンプレートをご紹介します。

1。基本的な取締役会議議事録テンプレート

このテンプレートは、日付、時刻、出席者、動作、アクションなどの重要なセクションを含む形式を提供します。シンプルで包括的な記録を必要とする組織に最適です。

Google Docsから基本的な取締役会会議テンプレートをダウンロードしてください。

基本理事会会議テンプレートを.docx (Word) ファイルとしてダウンロードします。

2。非営利団体理事会議事録テンプレート

非営利団体向けに作られたこのテンプレートは、透明性と説明責任に重点を置いて、ガバナンス基準と法的要件の遵守を保証します。

Google Docs で非営利団体理事会の議事録テンプレートをダウンロードしてください。

非営利団体理事会の議事録テンプレートを.docx (Word) ファイルとしてダウンロードします。

3。正式な取締役会議議事録テンプレート

よりフォーマルな設定向けに設計されたこのテンプレートには、詳細な記録のための構造化されたセクションが含まれているため、企業環境に適しています。

Google Docsから正式な取締役会の議事録テンプレートをダウンロードしてください。

正式な取締役会の議事録テンプレートを.docx (Word) ファイルとしてダウンロードします。

4。スタートアップボード会議議事録テンプレート

スタートアップ企業に最適なこのテンプレートは、戦略的計画と意思決定に重点を置いており、新規企業が進捗状況と計画を効果的に文書化するのに役立ちます。

Google Docsからスタートアップボード議事録テンプレートをダウンロードしてください。

スタートアップボード会議議事録テンプレートを.docx (Word) ファイルとしてダウンロードします。

5。企業取締役会議議事録テンプレート

このテンプレートは企業向けで、必要なすべての要素をプロフェッショナルなフォーマットで網羅し、すべての決定と行動が明確に文書化されていることを確認しています。

Google Docsで取締役会の議事録テンプレートをダウンロードしてください。

企業の取締役会の議事録テンプレートを.docx (Word) ファイルとしてダウンロードします。

6。詳細な掲示板会議議事録テンプレート

このサンプルテンプレートでは、広範囲にわたる会議での決定とアクションを追跡しながら、ディスカッションポイントを詳しく説明します。

Google Docsで詳細なディスカッション掲示板議事録テンプレートをダウンロードしてください。

詳細なディスカッション掲示板会議議事録テンプレートを.docx (Word) ファイルとしてダウンロードします。

7。行動指向の取締役会議事録テンプレート

このテンプレートでは、フォローアップと責任を簡単に追跡できるように、アクションと結果を強調しています。

Google Docsでアクション指向の取締役会議議事録テンプレートをダウンロードしてください。

アクション指向の取締役会議議事録テンプレートを.docx (Word) ファイルとしてダウンロードします。

8。非公式理事会議事録テンプレート

あまりフォーマルではない会議に適したこのサンプルテンプレートには、基本的なセクションが含まれていますが、よりリラックスした形式になっています。

Google Docsで非公式の取締役会議議事録テンプレートをダウンロードしてください。

非公式理事会議事録テンプレートを.docx (Word) ファイルとしてダウンロードします。

9。Tactiqの人工知能搭載ミーティング議事録アシスタント

TactiqのAI搭載議事録アシスタントは、会議の主要な詳細情報を自動的にキャプチャしてフォーマットします。TactiqのAI会議ツールキットは、仮想会議をリアルタイムで書き起こす場合でも、アップロードした音声ファイルから議事録を生成する場合でも、詳細で正確な文書化を保証します。GPT AI プロンプトをカスタマイズしてディスカッションからのアクションを自動化し、会議ごとにカスタマイズされた AI 議事録を作成します。

タクティックのAIミーティングツールキット 詳細な作成に役立ちます 正確な取締役会議議事録 楽に。カスタマイズした会議プロンプトは、定期的な会議のテンプレートとして保存できます。詳細については以下をご覧ください。 会議テンプレートの作成方法。

プロンプトの例:取締役会の議事録

TactiqのAIは、取締役会の会議を自動的に書き起こして要約し、すべての重要な詳細を含む議事録を作成できます。次の AI プロンプトを使用できます。

「重要な議論、決定、割り当てられたアクションを含めて、今日の取締役会を要約してください。会議の日付、会議の招集時間、場所、出席者、欠席者、前回の議事録の承認、議題項目、公開討論、次回の会議日時、延期時間を含めてください。

結果は次のとおりです。

数ステップで取締役会の議事録を作成する準備はできましたか？ 無料のTactiq Chrome拡張機能を今すぐダウンロードしてください。

10。包括的な取締役会議議事録テンプレート

このテンプレートは、すべての標準セクションに加えて、一般市民の参加やオープンディスカッションのための追加領域を含む包括的な形式を提供するため、大規模な組織やより複雑な会議に適しています。

Google Docsから包括的な取締役会議議事録テンプレートをダウンロードしてください。

包括的な取締役会の議事録テンプレートを.docx (Word) ファイルとしてダウンロードします。

他のタイプの会議テンプレートをお探しですか？

これらのフォーマットを以下のように調整できます。 マーケティング会議テンプレート、 営業会議アジェンダテンプレート、または プロジェクトキックオフテンプレート—チームのニーズに合ったものなら何でも。

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理事会秘書は何を記録する必要がありますか？

取締役会の秘書は、正確かつ包括的な議事録を作成する必要があります。記録する必要がある主な要素は次のとおりです。

• 会議の日付: 会議が行われた正確な日付。
• 会議が予定通りに召集された時間: 会議が正式に始まったとき。
• 会議参加者と欠席者の名前: 出席者と欠席者のリスト。
• 過去の議事録の訂正と修正: 前回の会議の議事録に変更が加えられた場合
• 現在のアジェンダへの追加: 会議中に新しい項目が議題に追加されました。
• クォーラムが存在するかどうか: 会議を実施するのに必要な最低人数のメンバーが出席していることを確認する。
• 提出または却下: 提出された提案の詳細、提出者、および提案が受理されたか否かを示します。
• 投票: 動議が行われ、賛成されたことを示す文書と投票の結果。
• 取られた、または取られることに合意した措置: 責任者や期限など、具体的な行動が決定されました。
• 次のステップ: フォローアップアクションとその責任者
• お預かりするアイテム: 取り上げられず、今後の会議のために延期されたトピック。
• 新規事業: 会議中に紹介された新しい問題またはトピック。
• 公開討論または一般参加: 取締役会以外のメンバーによる一般的な議論や寄稿
• 次回の会議日時: 次回の会議の予定日時。
• 休会時期: 会議が終了したとき。

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取締役会の議事録を段階的に作成する方法

効果的な取締役会の議事録を書くのに役立つステップバイステップガイドは次のとおりです。

ステップ 1: 会議前の準備

• アジェンダを確認: 会議の議題や議論される文書をよく理解しておいてください。
• テンプレートをセットアップ: 組織のニーズに合った、必要なセクションがすべて含まれているテンプレートを選択してください。

ステップ 2: 会議中に重要な情報を記録する

• 基本情報から始める: 会議の日付、時刻、場所をメモしておきます。出席者と欠席者の名前を記録します。
• 定足数の確立: 会議を検証するための定足数に達しているかどうかを確認します。
• アジェンダに従ってください。 変更や追加を含め、対象となる各議題を書き留めてください。

ステップ 3: 議論と決定を文書化する

• ディスカッションの要約: 逐語的に記録しなくても、議論の本質を捉えましょう。重要なポイントや意見の相違点に焦点を当てる。
• モーションを記録: すべての動議、誰が立候補し、誰が支持したか、および投票結果を書き留めてください。
• 詳細な決定と行動: 責任者や期限など、合意された決定と行動を文書化してください。

ステップ 4: 会議後のレビューと修正

• あいまいさを明確にする: メモの一部が不明な場合は、できるだけ早く会議の参加者に明確に伝えてください。
• 完全性をチェック: すべての議題項目、動議、投票、決定が正確に記録されていることを確認してください。
• 校正: 議事録にスペル、文法、および完全性の誤りがないか確認してください。

ステップ 5: 承認を得るために配布する

• 議事録草案の共有: 議事録の草案を理事会の全メンバーに送付し、確認と修正を依頼します。
• フィードバックを組み込む: 理事会メンバーからのフィードバックに基づいて必要な修正を行います。
• ファイナライズして配布: 承認されたら、最終版をすべての関係者に配布し、公式記録に保存します。

これらの手順により、組織にとって貴重なリソースとなる、明確で正確かつ役立つ取締役会の議事録を作成できます。

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取締役会の議事録で避けるべきよくある間違い

正確な取締役会の議事録を作成する際に避けるべき一般的な落とし穴は次のとおりです。

定足数の文書化に失敗

会議の開始時には、必ず定足数に達していることを確認し、記録してください。これがないと、会議中に下された決定は無効になる可能性があります。

アクションのあいまいな説明の提供

Be clear and specific about actions taken. Avoid vague language that can lead to misunderstandings about what was decided and who is responsible.

Including Unnecessary or Harmful Information

Stick to the facts and avoid including personal opinions or confidential information that could be damaging if shared outside the board.

Delaying the Distribution and Approval of Minutes

After the meeting, distribute the draft minutes as soon as possible to ensure timely review and approval. Delays can lead to forgotten details and reduce the minutes' effectiveness.

By avoiding these common mistakes, you can ensure your board meeting minutes are accurate, clear, and beneficial for your organization.

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How Can Tactiq Help with Board Meeting Minutes?

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Tactiq is an AI-powered meeting assistant that helps you transcribe and summarize virtual meetings in real-time. Whether you're on Zoom, Google Meet, or Microsoft Teams, Tactiq automatically captures everything from key discussions to action items—so you can stay engaged without worrying about taking notes.

Here’s how Tactiq makes board meeting minutes easier and more accurate:

• Live Transcription: Automatically records what’s said during the meeting, so nothing is missed.
• AI-Powered Summaries: Generate concise summaries of discussions, decisions, and follow-ups.
• Custom AI Prompts: Use saved prompts to instantly turn transcripts into structured meeting minutes.
• Upload Audio or Video Files: Generate transcripts and summaries even if the meeting wasn’t held on a supported platform.
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• Automated Follow-Ups: Turn insights into emails, task lists, or documentation with a few clicks.

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FAQs

How detailed should meeting minutes be?

Minutes should summarize the meeting's key points, decisions, and actions. They don't need to be a verbatim transcript but should capture the essence of discussions and outcomes. Focus on the main ideas and decisions rather than recording every word to make them more readable and useful for future reference.

When should board meeting minutes be distributed?

Distribute the draft minutes promptly after the meeting to ensure that details are fresh in the participants' minds. Allow members of the board to review the minutes and suggest corrections before the next meeting.

Who should take minutes at a board meeting?

The board secretary is usually responsible for taking minutes, ensuring accuracy, and maintaining records. If the secretary is unavailable, another board member can take minutes for that meeting.

How do boards approve minutes at a board meeting?

Approval of minutes typically requires a unanimous consent vote from the board members present. Minutes are usually reviewed and approved at the beginning of the subsequent board meeting to allow members to confirm their accuracy.

How do you structure a board meeting agenda?

A typical board meeting agenda includes key elements like the meeting date, call to order, approval of past minutes, reports, old and new business, action items, and adjournment. You can customize the structure depending on the organization’s size and purpose.

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Wrapping Up

Accurate board meeting minutes support transparency, legal compliance, and effective follow-through. With the right structure and tools, you can capture key decisions and actions without missing a detail.

Instead of taking notes manually, use a tool like Tactiq to help you transcribe virtual meetings in real-time, summarize key discussions, and generate follow-up actions automatically. It works across Zoom, Google Meet, and Microsoft Teams—helping your team stay focused while Tactiq handles the documentation.

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