Cómo usar ChatGPT para incorporar nuevos empleados

‍Comenzar un nuevo trabajo es emocionante, pero el proceso de incorporación puede resultar abrumador, especialmente para los nuevos empleados que se incorporan de forma remota. Como empresa, quieres que tus plantillas de incorporación, formación y primeras llamadas brinden a los nuevos empleados claridad, conexión y confianza desde el primer día.

Chat GPT puede ayudarlo a generar plantillas de incorporación, crear instrucciones personalizadas para los módulos de capacitación e incluso redactar una guía paso a paso para la incorporación de usuarios y nuevos empleados. Si se usa bien, ayuda a los empleados a adaptarse más rápido y, al mismo tiempo, brinda a los gerentes una herramienta para mejorar la productividad y recopilar comentarios valiosos.

En este artículo, abordaremos:

• Qué hace que un proceso de incorporación sea efectivo
• Cómo usar las instrucciones y plantillas de ChatGPT para la incorporación
• Herramientas que mejoran la incorporación de llamadas y la toma de notas

¿Qué es una incorporación eficaz?

Para los empleados nuevos, un proceso de incorporación sólido hace más que entregar los inicios de sesión y los documentos de formación. Establece la pauta sobre cómo se conectarán con el equipo, comprenderán la cultura de la empresa y encontrarán su camino dentro de la empresa.

Un plan de incorporación eficaz debe cubrir tanto las perspectivas del empleador como las del empleado.

Desde la perspectiva del empleador:

• Objetivos claros: Defina las expectativas para la primera semana, el mes y más allá. Esto brinda a los nuevos empleados hitos por los que trabajar.
• Plan de incorporación organizado: Un proceso estructurado ayuda a los nuevos empleados a sentirse apoyados y confiados.
• Registros regulares: Los puntos de contacto frecuentes reducen la incertidumbre y brindan espacio para las preocupaciones.
• Interacción en equipo: Programe presentaciones virtuales y reuniones informales para entablar relaciones desde el principio.
• Valores de la empresa: Comunique la cultura, la visión y los objetivos específicos de su empresa.

Desde la perspectiva del empleado:

• Canales de comunicación claros: Los nuevos empleados deben saber con quién ponerse en contacto y cómo hacerlo.
• Fácil acceso a las herramientas: Proporcione el software, los detalles de inicio de sesión y las cuentas desde el primer día.
• Formación continua en línea: Ofrezca oportunidades de aprendizaje continuo para apoyar el crecimiento a largo plazo.
• Plataformas de comentarios: Ofrezca a los empleados una forma de compartir sus ideas, preguntas y experiencias.
• Una cálida bienvenida: Los pequeños gestos, como una llamada virtual de bienvenida o una tarjeta de equipo, ayudan mucho.

💡 Consejo profesional: ¿Estás realizando llamadas de incorporación en Zoom, Google Meet o MS Teams? ¿Usa Tactiqde transcripción en tiempo real para capturar todos los detalles y convertirlos en notas de IA que los nuevos empleados pueden revisar en cualquier momento.

Cómo usar ChatGPT para incorporar nuevos empleados

Si su empresa está desarrollando o mejorando su proceso de incorporación, ChatGPT puede ayudar tanto a los gerentes como a los nuevos empleados. Con el GPT-5, puedes generar plantillas de incorporación personalizadas, crear instrucciones para capacitaciones específicas para cada puesto e incluso diseñar cronogramas que ayuden a los nuevos empleados a adaptarse rápidamente.

Solicita sugerencias para mejorar tu proceso de incorporación actual.

Empieza por pedirle a ChatGPT que te dé su opinión sobre lo que ya tienes. Esto te brinda sugerencias basadas en tu proceso de incorporación actual y te ayuda a refinarlo con nuevas ideas.

Ejemplo de mensaje:

«Quiero que actúes como un gerente de recursos humanos experto en la incorporación de nuevos empleados. Este es nuestro proceso de incorporación actual [inserte los detalles]. Sugiera formas de mejorarlo».

Crea un nuevo plan de incorporación para un puesto específico.

Si estás incorporando nuevos empleados para puestos que no has ofrecido antes, ChatGPT puede generar plantillas para módulos de formación, hitos y objetivos específicos de cada puesto.

Ejemplos de indicaciones:

• «¿Qué módulos de formación beneficiarían a un nuevo representante de servicio al cliente en sus primeros 30 días?»
• «¿Qué desafíos podría enfrentar un nuevo analista de datos de forma remota y cómo podemos respaldarlos?»
• «¿Qué hitos debemos establecer para un nuevo empleado en sus primeros 60 días?»

Optimice las herramientas y el acceso.

Los nuevos empleados necesitan las herramientas adecuadas desde el primer día. ChatGPT puede sugerirte formas de mejorar el software y los sistemas que utilizas, asegurándote de que las cuentas y el acceso se configuren sin problemas. Personalmente, como gerente de proyectos, uso Noción para las listas de verificación de incorporación. Pero el tuyo puede ser más complicado con más herramientas.

Ejemplos de indicaciones:

• «Estas son las herramientas que utilizamos actualmente para la incorporación [herramientas de lista]. Sugiera formas de optimizar esta configuración para los nuevos empleados».
• «Estamos incorporando un [puesto]. ¿Cuáles son las nuevas herramientas que deberían incluirse en su incorporación?»

Sugiera un cronograma paso a paso.

Por último, ChatGPT puede crear cronogramas de incorporación que equilibren la capacitación, las presentaciones y las tareas específicas de cada rol.

Ejemplo de mensaje:

• «¿Se puede generar un cronograma de incorporación de dos semanas para un nuevo empleado, que equilibre la cultura empresarial, la formación y el trabajo en proyectos?»
• «¿Cuál debería ser el enfoque de la primera semana para un nuevo empleado remoto?»
• «¿Con qué frecuencia se deben programar los registros iniciales?»
• «¿Cuándo se debe introducir a un nuevo empleado en los proyectos de todo el equipo?»

¿Cuáles son las 4 C de una incorporación efectiva?

Las 4 C de la incorporación son el cumplimiento, la aclaración, la cultura y la conexión. Según lo definido por Dra. Talya Bauer, estos componentes críticos ayudan a analizar la esencia de la incorporación, que es especialmente importante para los equipos remotos.

• Cumplimiento: Las normas y reglamentos básicos legales y relacionados con las políticas que un empleado debe conocer. Compartir y obtener el reconocimiento de la política de trabajo remoto de la empresa, garantizando que las normas de protección de datos y confidencialidad se comuniquen y entiendan con claridad.
• Clarificación: Garantizar que el nuevo empleado comprenda su función y responsabilidades laborales. Una sesión de incorporación virtual detallada con su supervisor directo, en la que las tareas se definen claramente con herramientas como Trello o Asana, y en la que se aclaran los objetivos y los principales resultados para los próximos meses.
• Cultura: Informar al nuevo empleado sobre la cultura organizacional, sus valores y normas.
• Conexión: Ayudar al nuevo empleado a establecer relaciones y redes interpersonales.

Cada una de estas C sirve como un pilar que sostiene la estructura de una incorporación efectiva. Cuando se adaptan al entorno de trabajo remoto, garantizan que la distancia no perjudique la calidad de la experiencia de incorporación.

Más consejos de incorporación

La combinación de planificación, cultura empresarial y conexión humana ayuda a los nuevos empleados a sentirse apoyados desde el primer día. Estos son algunos consejos prácticos para fortalecer tu proceso de incorporación:

Ace la llamada de incorporación

La llamada de incorporación inicial marca la pauta para todo el recorrido de un nuevo empleado en la empresa. No se trata solo de transmitir información, sino también de hacer que se sientan bienvenidos y valorados.

• Esté preparado: Conozca la agenda a la perfección. Suena básico, pero estar organizado transmite profesionalismo.
• Cálida bienvenida: Empieza con un toque personal. Comparte un poco sobre el equipo, las tradiciones de la empresa y los momentos más ligeros.
• Escucha activa: Es su primer día. Es posible que tengan toneladas de preguntas o inquietudes. Bríndeles espacio para expresarlos.
• Comentarios: Antes de terminar la llamada, pregunte por sus impresiones iniciales. Esto demuestra que valoras su opinión desde el primer día.

Usa las notas para mejorar la incorporación futura

El análisis de las notas de las sesiones de incorporación te ayuda a detectar preguntas comunes, perfeccionar las plantillas y abordar los desafíos a los que se enfrentan los nuevos empleados. Con el tiempo, estos datos fortalecen tu proceso de incorporación.

Por ejemplo, puedes:

• Cree una sección de preguntas frecuentes para los nuevos empleados basada en consultas repetidas.
• Realice un seguimiento de las tendencias específicas de cada puesto para actualizar la formación.
• Capture los comentarios que dan forma a la cultura de la empresa.

Captura y comparte notas de incorporación con Tactiq

En lugar de confiar únicamente en las instrucciones de ChatGPT, que requieren que copies las transcripciones o escribas los detalles manualmente, puedes facilitar la incorporación con Tactiq. Captura todo en tiempo real durante las llamadas en Zoom, Google Meet y MS Teams, y luego usa la inteligencia artificial para convertir esos datos en útiles recursos de incorporación para los nuevos empleados.

• Captura en tiempo real: A diferencia de ChatGPT, que no puede unirse a tus llamadas, Tactiq transcribe las conversaciones a medida que ocurren, por lo que no se pierde ningún detalle clave.
• Organice y destaque: Etiquete las tareas específicas de la función, las políticas de la empresa o los recordatorios durante la llamada para consultarlos fácilmente más adelante.
• Comparte y vuelve a visitar: Proporcione a los nuevos empleados acceso a las transcripciones y Resúmenes generados por IA para que puedan revisar la información en cualquier momento sin pedir a los gerentes que repitan los detalles.
• Asistente de IA incorporado: Usa el asistente de IA para crear rápidamente plantillas de incorporación, preguntas frecuentes o formación recapitulaciones para nuevas contrataciones. Por ejemplo, los gerentes pueden preguntar:

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• «Resuma la llamada de incorporación de hoy en una lista de verificación para los nuevos empleados».
• «Crea una sección de preguntas frecuentes a partir de las preguntas más frecuentes que hicimos en nuestra última sesión de incorporación».
• «Redacte un mensaje que explique la cultura de nuestra empresa a los nuevos empleados».

Con Tactiq, obtienes soporte basado en inteligencia artificial para crear materiales de incorporación consistentes, garantizando que cada nuevo empleado reciba la misma claridad y orientación.

Instala la extensión gratuita de Tactiq para Chrome y comience a usarlo en su próxima llamada de incorporación para facilitar el proceso tanto para los gerentes como para los nuevos empleados.

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Finalizando el proceso de incorporación

La incorporación no consiste solo en formularios y listas de verificación. Se trata de crear claridad, establecer conexiones y dar confianza a los nuevos empleados desde el principio. ChatGPT puede respaldar este proceso con instrucciones, plantillas e ideas de capacitación específicas para cada puesto. Pero cuando se trata de capturar conversaciones reales y convertirlas en recursos que se puedan compartir, Tactiq marca la diferencia.

Con transcripciones en tiempo real y resúmenes de inteligencia artificial, Tactiq ayuda a los gerentes a transformar cada llamada de incorporación en guías, preguntas frecuentes y plantillas repetibles para futuras contrataciones. Esto significa menos tiempo para repetir los detalles y más tiempo para centrarse en desarrollar la cultura de la empresa y apoyar a los empleados.

👉 Prueba Tactiq hoy para convertir sus llamadas de incorporación en recursos duraderos que ayuden a todos los nuevos empleados a tener éxito.

Preguntas frecuentes sobre el uso de ChatGPT para la incorporación de nuevos empleados

¿Cuáles son los elementos clave de una incorporación remota eficaz?

Objetivos claros, planes estructurados, controles periódicos, presentaciones de equipos y cultura empresarial compartida. Estas medidas ayudan a los nuevos empleados a sentirse apoyados y conectados.

¿Cómo puede ChatGPT mejorar el proceso de incorporación?

Puede generar plantillas de incorporación, indicaciones y cronogramas para funciones específicas. Esto ahorra tiempo a los gerentes y garantiza que la incorporación se adapte a cada puesto.

¿Cuáles son las 4 C de la incorporación?

Cumplimiento, aclaración, cultura y conexión. Juntos, cubren los aspectos básicos legales, aclaran las responsabilidades, comparten valores y construyen relaciones.

¿Cómo admite Tactiq las llamadas de incorporación?

Tactiq transcribe las llamadas en tiempo real, organiza las notas y te permite crear plantillas de incorporación, preguntas frecuentes y seguimientos para los nuevos empleados.

¿Cómo pueden las notas de incorporación mejorar las experiencias futuras?

El análisis de las transcripciones y las notas revela preguntas y comentarios comunes. Los gerentes pueden usar estos datos para refinar las plantillas, crear preguntas frecuentes y facilitar la incorporación para futuras contrataciones.

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