Cómo usar ChatGPT para incorporar nuevos empleados

Asumir un nuevo rol es siempre una mezcla de emoción, curiosidad y un toque de nerviosa anticipación. La experiencia adquiere una dimensión completamente nueva cuando esta transición se produce de forma remota. Como fundadores y gerentes de recursos humanos, el desafío consiste en garantizar que el espacio virtual sea tan acogedor e informativo como una oficina física. ¿Cómo podemos transformar los píxeles y las comunicaciones digitales en conexiones genuinas e introducciones completas?

En este artículo, abordaremos:

• ¿Qué es una incorporación efectiva?
• Cómo usar ChatGPT para la incorporación
• Herramientas que puedes usar para mejorar tus llamadas de incorporación

¿Qué es la incorporación efectiva?

Antes de entrar en cómo Chat GPT puede revolucionar tu incorporación, asegurémonos de que estamos al tanto de lo que hace que la incorporación funcione, especialmente para los equipos remotos.

Desde la perspectiva del empleador:

• Objetivos claros: Establezca expectativas claras para la primera semana, el mes y más allá. Esto ayuda a los nuevos empleados a entender lo que se espera y les permite trabajar para lograr hitos tangibles.
• Plan de incorporación organizado: Especialmente en entornos remotos, tener un plan bien estructurado garantiza que los nuevos empleados se sientan apoyados y no perdidos en el espacio digital.
• Registros regulares: Debido a la falta de interacciones físicas, registrarse con frecuencia ayuda a evaluar cómo se adaptan los nuevos empleados y si necesitan apoyo adicional.
• Interacción en equipo: Organice presentaciones y reuniones virtuales para equipos. Establecer relaciones en un entorno remoto es vital para que los nuevos empleados se sientan parte del equipo.
• Comparta los valores de la empresa: Hable sobre la cultura y los valores de su empresa. Cuando los empleados no pueden «sentir» el entorno de la oficina, es crucial comunicar lo que la empresa representa.

Desde la perspectiva del empleado:

• Canales de comunicación claros: Los nuevos empleados deben saber con quién ponerse en contacto si tienen algún problema o pregunta. En una configuración remota, las rutas de comunicación definidas, como los canales exclusivos de Slack o los contactos designados, pueden ayudar.
• Fácil acceso a las herramientas: Asegúrese de que los nuevos empleados tengan todas las herramientas digitales que necesitan desde el primer día, ya sea el acceso al software o los detalles de inicio de sesión para las herramientas de gestión de proyectos.
• Formación continua en línea: Brindar acceso a sesiones de capacitación y talleres virtuales. Esto no solo les ayuda a ponerse al día, sino que también les ayuda a sentirse más integrados.
• Plataformas de comentarios: Establezca sesiones de comentarios periódicas o utilice plataformas digitales donde puedan compartir sus experiencias, ideas y cualquier posible mejora.
• Crea una bienvenida virtual: Organice una cálida bienvenida virtual, tal vez a través de una videollamada de equipo o incluso de una divertida tarjeta de bienvenida digital.

Para los equipos remotos, la incorporación requiere una planificación minuciosa y las herramientas digitales adecuadas. El objetivo es cerrar la brecha causada por la distancia física y hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y seguros.

¿Cuáles son las 4 C de una incorporación efectiva?

Las 4 C de la incorporación son cumplimiento, aclaración, cultura, y conexión. Según lo definido por Dra. Talya Bauer., estos componentes críticos ayudan a analizar la esencia de la incorporación, que es especialmente importante para los equipos remotos.

• Cumplimiento: Las normas y reglamentos legales y relacionados con las políticas básicas que un empleado debe conocer. Compartir y obtener el reconocimiento de la política de trabajo remoto de la empresa, garantizando que las normas de protección de datos y confidencialidad se comuniquen y entiendan con claridad.
• Aclaración: Asegurarse de que el nuevo empleado comprenda su función y responsabilidades laborales. Una sesión de incorporación virtual detallada con su supervisor directo, en la que las tareas se definen claramente con herramientas como Trello o Asana, y en la que se aclaran los objetivos y los principales resultados para los próximos meses.
• Cultura: Informar al nuevo empleado sobre la cultura organizacional, sus valores y normas.
• Conexión: Ayudar al nuevo empleado a establecer relaciones y redes interpersonales.

Cada una de estas C sirve como un pilar que sostiene la estructura de una incorporación efectiva. Cuando se adaptan al entorno de trabajo remoto, garantizan que la distancia no perjudique la calidad de la experiencia de incorporación.

Cómo usar ChatGPT para incorporar nuevos empleados

Si tu empresa ha cambiado recientemente a una operación totalmente remota, podrías considerar actualizar tus procesos de incorporación actuales o crear otros nuevos. Incorporación los nuevos empleados pueden ser bastante estresantes para los gerentes y los nuevos empleados. Debes darles a tus empleados tiempo suficiente para adaptarse y, al mismo tiempo, tratar de ser productivos durante las primeras semanas.

Afortunadamente, ChatGPT puede ayudarte a actualizar y añadir nuevos procesos de incorporación.

Solicita sugerencias para mejorar el proceso de incorporación actual

La mejor manera de empezar a usar ChatGPT es pedirle sugerencias sobre cómo mejorar tus procesos de incorporación actuales.

Este es un mensaje para empezar:

• «Quiero que actúes como un gerente de recursos humanos experto en la incorporación de nuevos empleados. Este es nuestro proceso de incorporación actual [agrega tu proceso de incorporación actual]. Sugiere formas en las que podemos mejorar esto».

Crear un nuevo proceso de incorporación para un nuevo rol

Si eres una empresa nueva y empiezas desde cero, ChatGPT es muy útil para crear un plan.

Estas son algunas instrucciones que le ayudarán:

• «¿Qué módulos de formación inicial beneficiarían a un [rol específico, por ejemplo, 'analista de datos']?»
• «¿Qué desafíos prevé para un nuevo [rol específico] que trabaje de forma remota y cómo podemos abordarlos?»
• «¿Qué hitos debemos establecer para un [rol específico] durante sus primeros 30 días?»
• «¿Cómo podemos integrar mejor un nuevo [rol específico] en la dinámica actual de nuestro equipo?»
• «¿Cuáles son los principales recursos que un nuevo [rol específico] podría necesitar para empezar sin problemas?»

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Enumere las herramientas necesarias para la incorporación

ChatGPT también puede ayudarte a optimizar tus herramientas actuales de incorporación. Personalmente, como gerente de proyectos, uso Noción para las listas de verificación de incorporación. Pero el tuyo puede ser más complicado con más herramientas.

Estas son algunas instrucciones que puedes usar para optimizar tus herramientas:

• «Estas son las herramientas que utilizamos actualmente para la incorporación [herramientas de lista]. Sugiera formas de optimizar estas herramientas. Elimine las herramientas redundantes y añada algo que necesitemos pero que aún no tenemos».
• «Estamos incorporando un [puesto]. ¿Cuáles son las nuevas herramientas que deberían incluirse en su incorporación?»

Recuerda que ChatGPT no tiene acceso a datos en tiempo real. Las herramientas que sugerirá no irán más allá de 2021. Asegúrate de usar ChatGPT como punto de partida, pero también debes preguntar a tus compañeros e investigar más sobre las herramientas más recientes que pueden ayudarte.

Sugerir un cronograma para la incorporación

Una vez que tenga las optimizaciones, también puede pedirle a ChatGPT que cree un cronograma diario, semanal y mensual real.

Estas son algunas sugerencias para inspirarte:

• «¿Cuál debería ser el enfoque de la primera semana para un nuevo empleado remoto?»
• «¿Con qué frecuencia se deben programar los registros iniciales?»
• «¿Cuándo se debe introducir a un nuevo empleado en los proyectos de todo el equipo?»
• «¿Cuál es el cronograma óptimo para introducir la cultura y los valores de la empresa?»
• «¿Puedes mostrar una tabla del cronograma de incorporación de dos semanas que equilibre el entrenamiento, las presentaciones y las tareas prácticas?»

Más consejos de incorporación

La incorporación correcta es una combinación de herramientas prácticas, un toque humano y una pizca de previsión. Más allá de las ideas y estrategias que hemos analizado, aquí hay algunos consejos más que pueden marcar una diferencia significativa.

Ace la llamada de incorporación

La llamada de incorporación inicial marca la pauta para todo el recorrido de un nuevo empleado en la empresa. No se trata solo de transmitir información, sino también de hacer que se sientan bienvenidos y valorados.

• Esté preparado: Conozca la agenda a la perfección. Suena básico, pero estar organizado transmite profesionalismo.
• Cálida bienvenida: Empieza con un toque personal. Comparte un poco sobre el equipo, las tradiciones de la empresa y los momentos más ligeros.
• Escucha activa: Es su primer día. Es posible que tengan toneladas de preguntas o inquietudes. Bríndeles espacio para expresarlos.
• Retroalimentación: Antes de finalizar la llamada, pregunte por sus impresiones iniciales. Esto demuestra que valoras su opinión desde el primer día.

Usa Tactiq para tomar notas

Unirse a una nueva empresa puede resultar abrumador y los detalles pueden perderse. Asegúrate de equipar a tu equipo y a los nuevos empleados con una herramienta como Tactiq. Tactiq es una herramienta de transcripción en tiempo real que captura automáticamente todos los detalles de la reunión.

• Captura en tiempo real: Usa Tactiq durante las sesiones de incorporación para transcribir conversaciones. Es excelente para consultarlo más adelante.
• Organice y destaque: Clasifica y resalta fácilmente los puntos clave. Desde los detalles específicos de la función hasta las políticas de la empresa, mantén todo bajo control.
• Comparte y colabora: Comparta las notas con los nuevos empleados para que puedan revisar cualquier parte de la conversación.

Puedes instala la extensión gratuita Tactiq para Chrome, para que puedas empezar a usarlo en tu próxima llamada de incorporación.

Usa las notas para mejorar la incorporación futura

Las notas que tomas no son solo para el presente. Son una mina de oro de ideas para el futuro. Con los permisos y la documentación adecuados, la reunión de incorporación se puede utilizar para mejorar la incorporación futura. Obtendrás datos reales sobre los procesos de tu empresa y, con el tiempo, podrás utilizarlos para realizar los cambios que necesites.

Por ejemplo, puedes:

• Reúna las preguntas más frecuentes al unirse a su empresa
• Detecta tendencias sobre ciertos roles
• Comprenda los comentarios iniciales de los nuevos empleados

Tener estos datos te permite actualizar tu proceso de incorporación. Por ejemplo, puedes crear una sección de preguntas frecuentes página para nuevas contrataciones. De esta manera, tienen las respuestas desde el principio. Con Tactiq, podrás seleccionar todas las transcripciones de incorporación en Notion y Google Docs.

Finalizando el proceso de incorporación

La incorporación, especialmente en un entorno remoto, es algo más que marcar casillas y completar una lista de verificación. Se trata de construir puentes, fomentar las conexiones y sentar una base sólida para una relación profesional duradera. Con herramientas como ChatGPT y Tactiq en tu arsenal, combinadas con un enfoque centrado en el ser humano, estás listo para crear una experiencia de incorporación que informe e inspire.