Como escrever o memorando de reunião perfeito (com e sem IA)

Você acabou de sair de uma reunião cheia de ideias, planos e entusiasmo.

Mas você está se perguntando: “Como posso condensar o que discutimos em um documento conciso que mantém todos na mesma página?” É aqui que entra um memorando de reunião.

Neste artigo, exploraremos como escrever o memorando de reunião perfeito, com e sem a ajuda da IA.

O que é um memorando de reunião?

Um memorando de reunião é um documento que inclui detalhes da reunião, como cabeçalho, objetivos, pauta, discussão e itens de ação. Às vezes, também é chamado de memorando, resumo ou ata de reunião. Mas seja qual for o nome, um memorando de reunião garante que todas as principais conclusões e decisões sejam registradas e comunicadas de forma eficaz à sua equipe.

Objetivo de um memorando de reunião

Um memorando de reunião tem vários propósitos:

• Documentação: É um registro escrito do que aconteceu durante uma reunião.
• Responsabilidade: Ele descreve claramente os itens de ação, prazos e proprietários para garantir a responsabilidade e o acompanhamento.
• Alinhamento: Isso mantém a equipe alinhada com suas metas e objetivos, para que todos tenham uma visão geral do que estão fazendo.

Elementos-chave de um memorando de reunião

Um memorando de reunião bem estruturado normalmente inclui os seguintes elementos:

• Cabeçalho: Contém a linha de assunto, a data e os participantes da reunião.
• Objetivo: Afirma claramente o propósito da reunião.
• Agenda: Fornece um breve resumo dos tópicos abordados durante a reunião.
• Discussão: Resume as principais discussões da reunião, geralmente na ordem em que ocorreram.
• Itens de ação: A lista inclui tarefas, prazos para conclusão e quem é responsável.
• Próxima reunião: Se aplicável, o memorando pode mencionar quando será a próxima reunião.

Exemplo do memorando de reunião perfeito

O memorando de reunião perfeito deve incluir todos os detalhes importantes de uma reunião. Aqui está um exemplo abaixo:

Linha de assunto: Análise trimestral de marketing

Data: 20 de outubro de 2023

Para: Equipe de marketing

De: [Seu nome], [Seu cargo]

Olá equipe!

Espero que você esteja bem. Nossa recente reunião trimestral com a equipe foi produtiva e quero compartilhar um breve resumo e um plano de ação com você.

Objetivo:

Discutimos nossas estratégias e metas de marketing para o próximo trimestre.

Destaques:

• Discutimos nossas principais métricas e descobrimos que a conversão em nossos anúncios diminuiu.
• Analisamos nossas estratégias atuais e descobrimos que nossa segmentação de público é muito ampla.
• Analisamos o que nossos concorrentes estão fazendo e descobrimos que o leilão está mais competitivo do que antes, com nossos concorrentes lançando criativos de alto desempenho.
• Verificamos o feedback dos clientes e identificamos várias oportunidades de melhoria.

Itens de ação:

• Revise nossos anúncios on-line. Proprietário: Gerente de Marketing, prazo: 15 de novembro de 2023
• Melhore o conteúdo do nosso site. Proprietário: Content Writer, prazo final: 10 de dezembro de 2023
• Fique de olho na nossa concorrência. Proprietário: Gerente de vendas, prazo: em andamento
• Estabeleça metas de desempenho mais claras. Proprietário: Líder da equipe, prazo: 28 de outubro de 2023

Analise esses itens e falaremos sobre nosso progresso em 15 de novembro de 2023.

Obrigado pelo seu trabalho árduo!

Atenciosamente,

[Seu nome]

[Seu cargo]

Este exemplo de memorando comunica os objetivos, destaques e itens de ação da reunião. Use esse exemplo de memorando como um roteiro claro para sua equipe seguir.

Como escrever o memorando de reunião perfeito sem IA

As ferramentas de IA podem ajudar na redação de memorandos de reuniões, mas é importante entender o processo manual. Você pode usar as 4 palavras-chave para ajudá-lo a criar um memorando claro:

• Objetivo: Indique claramente o propósito do memorando.
• Audiência: Dirija-se aos destinatários pretendidos.
• Conteúdo: Organize as informações de forma concisa.
• Ação: inclua as próximas etapas e responsabilidades.

Aqui está um guia detalhado para ajudar você a criar um memorando que mantenha sua equipe alinhada:

Etapa 1: defina seu propósito

Comece identificando os principais objetivos do memorando da reunião. Qual é o objetivo principal do memorando e o que você deseja transmitir ao seu público? Considere as seguintes perguntas:

• Qual foi o motivo da reunião?
• Quais são as principais conclusões e itens de ação?
• Há alguma informação ou atualização crucial que eu precise comunicar desde que a reunião ocorreu?

Etapa 2: consideração do público

Pense no seu público. Você está se dirigindo a toda a equipe ou a indivíduos específicos? As principais considerações incluem:

• Há membros específicos da equipe que precisam agir?
• Qual nível de detalhe é apropriado? Todo mundo tem o que precisa?

Etapa 3: clareza e brevidade

Mantenha seu memorando claro e conciso. Considere as dicas a seguir para maior clareza e concisão:

• Use uma linguagem simples e fácil de entender.
• Evite termos técnicos ou jargões específicos do setor.
• Considere usar marcadores, cabeçalhos e subtítulos para estruturar o conteúdo.

Etapa 4: itens de ação e prazos

Certifique-se de incluir itens de ação, responsabilidades e prazos no memorando de reunião da equipe. Isso ajuda a garantir que o que você discutiu seja feito. Veja como lidar com itens de ação e prazos de forma eficaz:

• Liste claramente os itens de ação que resultam da reunião.
• Atribua responsabilidades a membros específicos da equipe.
• Inclua prazos ou datas-alvo para concluir tarefas.

Isso é tudo o que você precisa para escrever um memorando de reunião, mas e se você não precisasse escrever um memorando de reunião? Com acesso à transcrição de uma reunião, a IA pode fazer isso em vez disso!

Como escrever um memorando de reunião com IA

As ferramentas de IA podem ajudar você a criar facilmente um memorando de reunião. Com ferramentas de IA como Tática, você pode transcrever suas reuniões virtuais. Aqui está um guia passo a passo para usar a IA da Tactiq para escrever um memorando de reunião:

1. Baixe a extensão Tactiq para Chrome: Você pode baixar a extensão gratuita do Chrome da Tactiq aqui.

2. Grave e transcreva: Depois de instalar a extensão Tactiq, grave a reunião em sua ferramenta de videoconferência preferida (Google Meet, Zoom, MS Teams etc.). Você verá o widget Tactiq à direita transcrever a conversa em tempo real.

3. Acesse a transcrição: Após a reunião, a transcrição será salva automaticamente em um lista de transcrições dentro do Tactiq que você pode pesquisar, visualizar e baixar.

4. Resuma os pontos-chave do memorando da reunião: Use a transcrição como referência para resumir discussões, decisões e itens de ação importantes. A IA da Tactiq também destaca automaticamente muitos dos pontos importantes da transcrição.

Seguindo este guia, você pode criar um memorando de reunião bem informado, conciso e alinhado com os objetivos da sua equipe. Usar a IA aqui economiza tempo e minimiza o risco de ignorar detalhes importantes de reuniões anteriores.

Como escrever um memorando de reunião com a IA do ChatGPT

Usar a IA do ChatGPT também pode ajudar você a economizar tempo escrevendo memorandos de reuniões. Aqui está um guia passo a passo para usar o ChatGPT para escrever memorandos de reuniões com exemplos de instruções:

Etapa 1: tenha acesso à transcrição da chamada (por exemplo, com o Tactiq)

• Use o Tactiq para criar uma transcrição da sua reunião. Você pode ver nosso vídeo instrutivo aqui.

Etapa 2: selecione os prompts

• Defina o tom: Escolha as instruções que correspondam ao tom e ao estilo que você deseja para o memorando. Por exemplo:

• “Elabore um memorando profissional e informativo sobre nossa reunião trimestral de equipe.”

• Identifique tópicos importantes: Especifique os tópicos que você deseja abordar. O ChatGPT usará essas informações para gerar conteúdo relevante. Por exemplo:

• “Discuta a seção de desempenho financeiro no memorando.”

• Identifique itens acionáveis: Solicite que o ChatGPT identifique itens acionáveis e detalhes importantes da discussão da reunião. Exemplos de solicitações incluem:

• “Destaque os itens de ação da equipe de marketing que precisam de atenção imediata.”
• “Liste os prazos das tarefas discutidas no departamento de vendas.”

Etapa 3: o ChatGPT gera conteúdo

• Copie e cole a transcrição no ChatGPT. Isso cria a base do seu memorando.
• Forneça solicitações: Alimente o ChatGPT com solicitações específicas que você escolheu anteriormente.

• Guide ChatGPT: O ChatGPT gerará seções do seu memorando com base nas solicitações que você forneceu. Você pode orientar a IA sendo mais explícito em suas solicitações. Por exemplo:

• “Explique os objetivos do novo projeto e os membros da equipe responsáveis.”

Etapa 4: revisar e editar

• Supervisão humana: Sempre revise o conteúdo gerado pelo ChatGPT para garantir precisão e coerência.
• Edite para maior clareza: Edite o conteúdo para maior clareza e legibilidade. Você pode reformular frases, corrigir a gramática e garantir que as informações fluam logicamente.

Ao usar o ChatGPT, você pode economizar tempo produzindo um memorando de reunião claro e acionável. A IA pode ajudar a criar o memorando, mas lembre-se de que você precisará editá-lo para torná-lo mais polido e coerente.

Principais dicas sobre como escrever o memorando de reunião perfeito (com ou sem IA)

Aqui está um resumo rápido das dicas para ajudar você a escrever um memorando de reunião eficaz:

1. Abordagem: Lembre-se de que um memorando documenta detalhes e decisões importantes da reunião, não tudo dentro de uma reunião!
2. Estrutura: Um memorando de reunião bem estruturado inclui um cabeçalho com o assunto, a data e os participantes, uma declaração objetiva, uma pauta, resumos de discussões, itens de ação com responsabilidades e prazos e informações sobre a próxima reunião (se aplicável).
3. Processo de escrita: Escrever um memorando de reunião sem IA envolve definir o propósito do memorando, considerando seu público, garantindo clareza e listando itens de ação e prazos.
4. Usando o Tactiq: Ferramentas de IA como o Tactiq podem ajudar a transcrever e resumir reuniões anteriores, obter destaques e insights importantes e apresentar itens de ação. No entanto, a personalização é importante para tornar o memorando envolvente e relevante.
5. Usando o ChatGPT: A IA do ChatGPT pode ser usada para gerar conteúdo para seu memorando com uma transcrição e solicitações específicas. No entanto, você precisará revisar e editar o conteúdo para garantir a precisão.

Essas dicas ajudarão você a criar o memorando de reunião perfeito, independentemente de você usar IA ou fazer tudo manualmente.

Mais recursos

Se você quiser saber mais sobre como usar a IA para resumir suas reuniões do Google Meet, confira nosso guia aqui: ChatGPT para Google Meet: como usar a IA para resumir reuniões longas

Se você quiser saber mais sobre como gerar resumos de reuniões precisos no Notion, consulte nosso guia aqui: Use o Notion AI para gerar resumos de reuniões precisos

‍Para escrever o memorando de reunião perfeito em sua próxima reunião de equipe e aumentar o alinhamento e as taxas de acompanhamento de sua equipe, baixe Ferramenta de IA da Tactiq.