Hoja de referencia para la agenda de la reunión inicial (con plantilla de documento y preguntas)

Empezar tu proyecto con buen pie comienza con una agenda de reuniones de lanzamiento increíble. Una buena agenda te hace parecer inteligente, organizado y profesional. Usa esta estructura de agenda basada en la forma en que Atlassian gestiona los proyectos para preparar tu próxima reunión inicial.

Agenda de la reunión inicial

Copia esto en tu correo electrónico como agenda y borra el texto en cursiva. Tu agenda está lista.

1. Introducción (5 minutos)
2. Antecedentes del proyecto (2 minutos)
3. Declaración de trabajo (5 minutos) - (si está orientado al cliente) el trabajo propuesto para lo que entregará el proyecto
4. Alcance del proyecto (5 minutos) - presentar y lograr un consenso sobre los principales entregables y exclusiones
5. Plan de acción y cronogramas del proyecto (5 minutos) - qué se espera que se entregue (incluidos los entregables) y para cuándo
6. Resultados del proyecto (5 minutos) - definir el éxito y el fracaso
7. Asignación de funciones (5 minutos) - el punto de contacto principal, quién firma las entregas, quién es responsable de funciones específicas
8. Plan de comunicación con las partes interesadas (5 minutos): frecuencia de las reuniones, canal/plataforma de comunicación (por ejemplo, slack, equipos)
9. Próximos pasos (2 minutos)
   

Lo que necesita para una reunión inicial:

1. 40 - 60 minutos: tiempo suficiente para acordar y confirmar los detalles del proyecto (importante: crear un registro escrito (o una transcripción) de los temas de conversación acordados para consultarlos en el futuro a fin de mantener el proyecto en marcha)
2. Orden del día: sin agenda = sin estructura = reunión caótica. Su agenda también puede servir como referencia para el futuro sobre lo que se acordó y lo que no
3. Un tomador de notas: necesita que todo lo discutido se documente como referencia durante el proyecto. Sin esto, caerás en un juego en el que nosotros dijimos, ellos dijeron. Lo ideal sería utilizar una herramienta de transcripción gratuita como TactiQ.io para transcribir toda la discusión en su totalidad.
   ‍

{{rt_cta_ai-conveniencia}}

Plantilla para la agenda de la reunión inicial

Introducción (5 minutos): nombres, funciones y responsabilidades en el proyecto

Antecedentes del proyecto (2 minutos): ¿Qué desencadenó este proyecto? Sea breve. Unas pocas frases funcionan mejor.

Declaración de trabajo (5 minutos): (si está orientada al cliente) En nuestra propuesta de proyecto, se afirma que debemos... (resumir el trabajo propuesto)

Alcance del proyecto (5 minutos): lo que está incluido en el alcance de nuestro proyecto. Qué no está incluido. Póngase de acuerdo sobre el alcance y registre el consenso para los registros.

Plan de acción y cronogramas del proyecto (5-10 minutos): los pasos de acción. Los entregables. Cuándo se entregarán. Confirme las entregas y el cronograma y registre el consenso para obtener registros.

Resultados del proyecto (3 minutos): Qué aspecto tiene el éxito.

Asignación de funciones (5 minutos): quién es responsable de cada función en el proyecto. Quién aprobará las entregas.

Plan de comunicación con las partes interesadas (5 minutos): en qué canales nos comunicaremos, por ejemplo, Slack, Teams, Dischord. Cómo compartiremos el progreso, por ejemplo, el informe de estado. Qué herramientas utilizaremos, por ejemplo, Google Docs, Miro, Asana o Dropbox. A qué herramientas necesitaremos acceder, por ejemplo, Hubspot, Google Analytics, Autocad. Con qué frecuencia se reunirá nuestro equipo de proyecto.

Próximos pasos (2 minutos): Qué sucede en la semana posterior a esta reunión.

Este es el punto de partida: asegúrate de llegar a un acuerdo sobre cada área verbalmente (idealmente escrito o transcrito con TactiQ.io) antes de continuar. Esto te servirá de referencia para el futuro en caso de que surjan desacuerdos sobre lo que se ha acordado y tu equipo necesite tener claro qué fue y qué no formó parte del proyecto. Básicamente, esto te salvará.

DESCARGUE LA PLANTILLA DE AGENDA DE LA REUNIÓN INICIAL COMO DOCUMENTO; SIMPLEMENTE COPIE EL ARCHIVO DESDE AQUÍ

Preguntas que debe haber respondido antes del final de la reunión:

En la agenda de la reunión, establece una lista de preguntas que quieres hacerle al equipo. Lo ideal es que hagas estas preguntas como mínimo, además de cualquier pregunta específica para tu proyecto. Hemos incorporado estas preguntas en la plantilla de agenda para ti. Eres bienvenido.

Además, lo ideal es enviar estas preguntas a las partes interesadas o participantes con antelación para que puedan responder y aportar respuestas a la reunión (lo que reduce el tiempo perdido en la reunión y mantiene la puesta en marcha optimizada para marcar la pauta).

Por eso, también incluimos una sola página al final de la plantilla que puedes enviar en la invitación a la reunión inicial de tu proyecto (envía estas preguntas en el cuerpo del correo electrónico de la invitación a la reunión para que no se pasen por alto ni se olviden como documento adjunto).

• ¿Quiénes serán los puntos de contacto clave?
• ¿Qué está (dentro del alcance) y qué no está incluido (fuera del alcance)?
• ¿Cuál es el canal preferido para las comunicaciones?
• ¿Quién debe participar en cada sección del proyecto? (mapeo de las partes interesadas)
• ¿Quién aprobará los entregables?
• ¿Cuál es el resultado/resultado acordado?
  

Otros buenos recursos para la reunión inicial:

• Inicio de proyectos de Atlassian
• Errores de Atlassian en la agenda de la reunión inicial
• Reuniones de lanzamiento del proyecto a cargo de Meeteor

Con un herramienta de transcripción simple como Tactiq ¡Puede encontrar fácilmente lo que se discutió hace meses cuando lo necesite! ¡Aprenda más cómo obtener la transcripción de Google Meet aquí.